一、為使市政會議頒獎活動莊嚴隆重舉行，達到以客為尊目的，特訂定本 作業程序；獻獎程序之進行，得準用本作業程序辦理。

二、市政會議頒獎程序，包括行政前置作業、頒獎前準備、典禮流程、會 後續辦等 4個階段。 （一）行政前置作業： 1.頒獎主辦機關（以下簡稱主辦機關）辦理事項： (1)各機關擬利用市政會議進行頒獎，應先簽陳市長核准，並 簽會秘書處（機要組）排定時程及場次；獻獎則授權一級 機關首長核准，並後會秘書處（機要組）安排。 (2)至遲於會前 1週將致詞稿（以 1頁A4為原則，稿內書明承 辦人聯絡電話）、司儀用稿及原簽掃描檔傳送市政會議專 用電子信箱，且附加受獎代表名單，府內人士受獎須加列 職稱，以示尊重。 (3)安排報到時間，應注意受獎者進入會場等待以不超過10分 鐘為原則，並提示受獎者重視服裝儀容整齊。 (4)徵詢府外受獎者是否同意其姓名及活動照片於指定網站對 外揭露。 2.秘書處（機要組）辦理事項： (1)洽主辦機關於時限內送達應備稿件，並將致詞稿送達市長 室（或主席）。 (2)洽主辦機關提前到場進行接待事宜，並取得承辦人聯絡方 式。 (3)洽主辦機關確認受獎代表名單、順序及獎牌（座）送達會 場時間。 (4)與主辦機關研商及排定受獎者座次，依受獎人數多寡排定 ，並視需要設置「貴賓席」，席位數量得視活動規模彈性 調整。 (5)洽觀光傳播局（視聽資訊室）協助拍照或攝影，並得視需 要洽會場人員協助播放音樂。 (6)受獎者如為外籍人士，視需要洽秘書處（國際事務組）協 助翻譯事宜。 （二）頒獎前準備：即場地布置、座次安排及彩排、接待等事宜。 1.場地布置： (1)主辦機關視活動實際需要，於會場前方以橫式布幔或採其 他適當方式，清楚揭示頒獎名稱，布置以簡單及不浪費為 原則。 (2)受獎者行進方向，採「左進右出」為原則，並視受獎者人 數多寡採取其他適當動線進退，以維秩序。 (3)主辦機關至遲於會前10分鐘，依受獎順序將獎牌（座）置 放於指定位置。 (4)全部流程之確認及場地布置等相關事宜，原則於會前 1個 工作日下班前就緒。 2.座次安排及彩排： (1)主辦機關視活動規模選定適當位置成立「報到處」。 (2)主辦機關放置受獎者或貴賓席立牌於排定之席位。 (3)依預定時程進行彩排，至當日會場向受獎者說明頒獎細節 及彩排，並於頒獎前 5分鐘完成。 3.接待（含接待來賓離場）： (1)主辦機關原則於頒獎前30分鐘到場接待，至遲於會前10分 鐘確認受獎者到場情形。 (2)主辦機關應事前洽首長提早到場致意，禮成並予送行，俾 讓受獎者具有尊榮感。 （三）典禮流程：包含司儀開場白、頒獎過程、主席致詞及來賓致詞 等程序。 1.司儀開場白：頒獎活動開始，司儀簡要說明頒獎項目，並視 必要性介紹蒞臨會場來賓。 2.頒獎過程： (1)頒獎開始，司儀邀請市長（或主席）就頒獎位置。 (2)司儀依序宣讀獎項及受獎者職稱、姓名，並由主辦機關引 領受獎者就位，引導人員應提前請至少 5位以上受獎人依 受獎順序等候上臺（行動不便者，請專人協助上、下臺事 宜）。 (3)頒獎時，主辦機關將獎牌（座）呈遞市長（或主席）進行 頒獎，並由觀光傳播局（視聽資訊室）協助拍照或攝影， 以利將活動情形上傳至指定網站。 (4)頒獎之進行以 1次 1個人受獎為原則，全程以 3至 4場次 為限，並掌握於半小時內完成。 (5)同一獎項受獎者，如需進行團體照，由引導人員協助引領 至等候區位，俟同一獎項頒獎儀式完成，再共同上臺合影 ，並依主辦機關事先排定之位置圖就定位，合影完畢，由 司儀引導受獎者回座。 3.主席致詞：約排定 2至 3分鐘。 4.來賓致詞：得視必要性排定 2至 3分鐘。 （四）會後續辦：包含上傳影音或照片檔案至指定網站及提供受獎者 照片電子檔。 1.觀光傳播局（視聽資訊室）： (1)影音或照片檔案至遲於會後 2個工作日上傳至指定平臺， 並簡述拍攝或錄製日期、頒獎名稱等資訊。 (2)必要時沖洗頒獎照片，並提供秘書處（機要組）。 2.秘書處（機要組）： (1)檢視觀光傳播局上傳之影音或照片檔案相關資訊，至遲於 會後 3個工作日上傳至指定網站。 (2)檢視各次市政會議之影音或照片已呈現於指定網站，以利 市政宣導。 (3)提供頒獎照片電子檔予主辦機關，並由主辦機關送達受獎 者。 3.主辦機關： (1)視實際需要發布新聞稿，並可將活動情形上傳機關網站加 強市政宣導。 (2)確認市政會議之影音或照片已呈現指定網站，俾利各界瀏 覽。 (3)送達頒獎照片或電子檔予受獎者。

三、其他注意事項： （一）頒獎活動應於事前審慎確認流程，加強檢視，以順暢程序。 （二）頒獎活動依秘書處（機要組）排定之程序進行；禮成後，由主 辦機關接待來賓離場。 （三）頒獎前，如與預定程序相違無法立即補正，秘書處（機要組） 同仁應立即告知主管轉陳秘書長、主席，並提醒司儀中止頒獎 活動，改由主席口頭致謝或其他替代方式進行。 （四）因受獎者未參與事前彩排作業，主辦機關引導人員應先行熟悉 走位動向，以利現場進行引領工作。 （五）司儀於會前與主辦機關研商相關流程及受獎順序，如受獎代表 異動或臨時無法到場，主辦機關與司儀及遞獎同仁應保持密切 聯繫，以利全盤掌握活動狀況。 （六）擔任頒獎活動工作人員，服裝儀容應保持整潔、樸素，以維本 府整體施政形象。 （七）受獎者因事未依約定時間完成報到手續，依下列情況處理： 1.頒獎進行中，受獎者方報到，可安排其於最後上臺受獎。 2.頒獎已結束，受獎者方報到，則不另安排受獎，惟須委婉向 其說明緣由，並將獎牌（座）送交受獎者。

四、本作業程序得視實際作業適時修正，俾求周延。