- 一、依據本府民政局臺北市政府資料整合平臺應用臺北市戶役政資訊連結 作業管理規定(以下簡稱管理規定)訂定。
- 二、申請使用臺北市政府資料整合平臺應用臺北市戶役政資料之程序如下 : (一)本處應透過臺北市政府內部系統線上填寫「查詢作業申請表」 提出申請機關查詢權限,夾帶附件檔案戶政機關資料交換安全 約定(附件 1)、內部管理規定、法規條文,經本府民政局審 核通過後,由資訊局開通本處業務查詢權限。 (二)一般使用者、稽核人員填具帳號申請單,交由管理者自行開通 查詢權限。
- 三、帳號申請程序: (一)管理者:由企劃室指派專人擔任,透過臺北市政府內部系統線 上申請,由本府資訊局開通管理者權限。 (二)一般使用者:填寫「權限申請表(各機關內部使用)(附件 2 )」及保密切結書(附件 3),經處長或授權人員核准後,申 請單本處留存,權限由管理者自行開通。 (三)稽核人員:填寫「權限申請表(各機關內部使用)」,經處長 或授權人員核准後,申請單本處留存,權限由管理者自行開通 。
- 四、帳號管理: (一)應定期清查帳號及權限(含職務調整、離職及退休者帳號), 至少每半年辦理一次,如有超過 6個月未使用情形,得註銷或 暫停其使用權限,對於停權一年以上之帳號,應通知當事人申 請帳號註銷。 (二)帳號註銷後其帳號申請單及保密切結書仍應留存本處至少 5年 。
- 五、一般使用者應遵守下列使用規定: (一)敘明需使用臺北市政府資料整合平臺之查詢紀錄(例如:公文 文號、案號、案件名稱、使用目的或法令依據等),查詢結果 僅供辦理人民申請案件或業務等公務之必要使用,亦不得複製 、影印予該人民申請案件之申請人或被委託人。 (二)於離職或職務調整前10個工作日,應提出權限註銷(或變更) 申請,如未於規定期限內辦理權限註銷(或變更)作業,造成 逾越查詢範圍、個資外洩或損及人民權益者,應負相關法律責 任。
- 六、內部稽核作業: (一)由企劃室指派專人擔任稽核人員,進行資訊安全稽核。 (二)管理者應每月列印查詢紀錄與使用狀況,提供使用者所屬科( 室)主管抽查使用情形,抽查比率6%(最少應抽 6件、最多抽 查80件),抽查結果應做成案件抽查表(如附件 4「月抽查」 )並附相關佐證資料,交由管理者彙整各使用科(室)查核結 果,送陳處長或授權人員核閱後,留存本處至少 3年備查。 (三)每半年至少辦理一次內部稽核,由稽核人員會同政風人員辦理 內部稽核,稽核結果做成稽核紀錄表(如附件 5)及相關佐證 資料,送處長或授權人員核閱後,留存本處至少 3年備查,內 部稽核之案件抽查應做案件抽查表(如附件 4「半年抽查」) ,抽查件數如下: 1.查詢件數 500件以下:抽查6%(最少應抽查20件)。 2.查詢件數 501件至 2,000件:抽查5%(最少應抽查30件、最 多抽查80件)。 3.查詢件數 2,001件以上:抽查4%(最多抽查 150件)。 (四)稽核結果應做成應用戶籍資料稽核紀錄表、戶籍資料案件抽查 紀錄表,陳核至處長或授權人員後,彩色掃描做成附件,上半 年稽核結果應於 8月底前、下半年稽核應於次年 3月10日前函 送本府民政局備查。 (五)稽核發現一般使用者有異常使用或重大缺失時,應簽報政風單 位議處,並將議處結果函知本府政風處與資料庫管理機關。
- 七、外部稽核作業: (一)本府民政局得每年抽查本處使用情形及內部稽核辦理情形,稽 核結果填寫紀錄表(如附件 6),不符合項目應進行追蹤改善 情形。 (二)本處應配合進行資訊安全稽核,並備妥使用者清冊、內部稽核 紀錄及相關稽核佐證文件。
- 八、使用臺北市政府資料整合平臺戶籍資料相關法律責任: (一)對於取得資料之處理及利用,違反個人資料保護法(以下簡稱 個資法)規定,致當事人權益受損者,由本處負完全責任,並 應負同法第28條之損害賠害責任,與同法第31條國家賠償責任 。 (二)意圖營利或無故洩漏個人資料,或違法及重大不當行為,依法 負民事及個資法之刑事責任,並由本處行政議處。 (三)管理者未善盡管理之責,致未經授權之使用者,或因職務調整 、離職或退休等原因已無使用戶籍資料權限者,可使用戶籍資 料,且不當使用戶籍資料,致當事人權益受損者,應本處議處 管理者之行政責任。 (四)如違反其他法律規定,依其規定追究責任。
- 九、本規定之資料安全約定書、保密切結書、案件抽查紀錄表及稽核紀錄 表由本府民政局定之。
- 十、違反管理規定者,本府民政局應以書面通知限定相當期間改善,如未 配合改善應通知資訊局暫停違反機關使用權限,屆期未改善或情節重 大者,得立即停止提供使用或連結。
- 十一、本規定自簽奉核定後發布日實施,修正時亦同。
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北市04-11-2023
行政規則:屬行政程序法第159條第2項第1款
民國 110 年 10 月 01 日
中華民國110年10月1日臺北市市場處(110)北市市企字第1103025174號函訂定全文11點;並自110年10月6日生效