一、本要點依機關公文電子交換作業辦法第十二條規定訂定之。

二、本府公文電子交換作業，依本要點之規定；本要點未規定者，適用其他相關法令之規定 。

三、本要點用詞定義如下： （一）電子交換：指將文件資料透過電腦系統及電信網路，予以傳遞收受者。 （二）各機關：指本府所屬機關、學校、事業機構。 （三）行文群組：指對於經常行文對象部分，予以分類編組，各組取其概括性通稱者。 （四）連線用戶：指登記立案於本市之法人或非法人團體，透過本府公文電子交換中心 進行電子交換者。 （五）審核機關：指登記立案於本市之法人或非法人團體之主管機關。

四、本府公文電子交換作業，各項綜合業務之管理、督導機關分別如下： （一）本府秘書處（以下簡稱秘書處）：負責公文電子交換文書、檔案之行政與管理事 宜。 （二）本府資訊局（以下簡稱資訊局）：負責綜理公文電子交換資訊技術、公文電子交 換中心之設置、維護及運作管理、電子檔案維護與備援等事宜。 （三）本府研究發展考核委員會（以下簡稱研考會）：負責公文電子交換時效之稽查事 宜。 （四）本府政風處（以下簡稱政風處）：會同資訊局負責公文電子交換安全之稽核事宜 。 （五）審核機關：負責連線用戶申請、異動、註銷之審核、通知及管理事宜。 （六）秘書處、資訊局、研考會、政風處得隨時或定期就職掌業務，對各機關及連線用 戶實施督導、稽（查）核事宜；其中對連線用戶之查核作業，以其違反臺北市政 府公文電子交換中心管理規範內容為限。

五、本府公文電子交換連線作業程序如下： （一）各機關：由機關向資訊局申請公文電子交換連線、異動及註銷事項。 （二）連線用戶： 1.申請參加公文電子交換連線作業，應檢附申請表（如附件一）及本府公文電子 交換中心管理規範同意書（如附件二），向審核機關提出申請。如申請資料有 錯誤或缺漏，由審核機關負責通知補正。 2.審核機關審查通過後，應將申請資料正本送資訊局辦理服務開通作業。 3.資訊局應將服務開通結果通知審核機關，並由該機關通知連線用戶服務開通上 線事宜。 4.連線用戶之異動及註銷程序，適用本款規定辦理。 （三）各機關及連線用戶應依資訊局公布之公文電子交換環境需求，建置、更新電腦硬 軟體環境及設備。 （四）資訊局應公告各機關及連線用戶名單及異動、註銷情形。

六、加入本府公文電子交換中心之機關及連線用戶，皆可為電子公文收受者。但機密性文書 暫不適用電子交換。

七、依行文對象編製之各種行文群組，屬各機關共用者，由秘書處負責編製與維護；屬各機 關個別需要者，由該機關負責編製與維護。 各機關辦理行文群組新增、異動與刪除作業程序，由資訊局另訂之。

八、各種收、發文交換紀錄及錯誤訊息，應保存一年，以供查詢及列印。

九、電子公文不得增、減發送。

十、涉及重大權益之得失變更案件，收發雙方得要求立即確認。

十一、各機關應指定專人妥善保管電子憑證IC卡及其他公文電子交換作業所需物品及設備， 若有遺失或毀損，應依「公文電子交換系統資訊安全管理規範」規定程序辦理。

十二、各機關執行電子發文作業規定如下： （一）各機關應指定適當人員及其職務代理人辦理電子發文作業。 （二）每次發文後應檢查發送結果，至遲應於次一工作日下午二時前，查詢或列印受 文者未確認清單或被退文清單，並隨即補發紙本公文。 （三）發送無誤後，於紙本稿面標明「已電子交換」及發文人員章，始得辦理歸檔。 （四）發文時應注意附件之製作是否使用通用之軟體，並應優先採用 ODF格式；如非 以通用軟體製作者，應先行掃描成影像檔如 PDF或TIFF檔後，再行傳送。

十三、各機關執行電子收文作業規定如下： （一）各機關應指定適當人員及其職務代理人辦理電子收文作業。 （二）電子收文人員應於每日上午十時前，完成前一工作日電子公文收文處理結果檢 核作業，如有未完成收文處理程序者，應通知發文機關或為必要之處理。 （三）電子收文人員應隨時檢視待處理之電子公文，並注意附件檔（副檔名）是否有 適合之開啟軟體。如有不屬本機關業務職掌範圍、來文或附件誤送、缺漏、亂 碼等情形，應即退文或通知發文機關為必要之處理。 （四）電子公文應以線上分文及簽收為原則。其需列印採紙本簽辦者，應裝訂整齊， 並由列印者於「電子公文交換戳記」右方或其下方加蓋職名章，以資識別。 （五）退文應敘明原因，如已完成電子公文收文程序者，應即列印紙本公文本文，並 以適當方法載明退文原因，退還予原發文單位。

十四、連線用戶之電子交換作業程序，不適用本要點第七點、第八點、第十二點及第十三點 之規定，由其依業務需要另定之。

十五、違反本要點規定者，本府得視情節輕重議處、暫停或終止其使用。