一、臺北市政府（以下簡稱本府），為簡化文書作業，運用電子化處理，依機關公文電子交 換作業辦法第十二條規定，訂定本要點。

二、本府電子交換作業，依本要點之規定，本要點未規定者，適用其他相關法令之規定。

三、本要點用詞定義如下： （一）電子交換：指將文件資料透過電腦系統及電信網路，予以傳遞收受者。 （二）各機關：指本府所屬機關、學校、事業機構。 （三）行文群組：指對於經常行文對象部分，予以分類編組，各組取其概括性通稱者。 （四）連線用戶：指登記立案於本市之法人或非法人團體，透過本府公文電子交換中心 進行電子交換者。

四、本府電子交換作業，各項綜合業務之管理、督導機關分別如下： （一）本府秘書處（以下簡稱秘書處）：負責公文電子交換文書、檔案之行政與管理事 宜。 （二）本府資訊處（以下簡稱資訊處）：負責綜理公文電子交換資訊技術、電子交換中 心之設置與管理、電子檔案維護與備援等事宜。 （三）本府研究發展考核委員會（以下簡稱研考會）：負責電子交換時效之稽查事宜。 （四）本府政風處（以下簡稱政風處）：會同資訊處負責電子交換安全之稽核事宜。 （五）各機關及連線用戶應依資訊處公布之電子交換環境需求，建置電腦硬軟體設備。 （六）秘書處、研考會、政風處、資訊處得隨時或定期就職掌業務，對各機關及連線用 戶實施督導、稽（查）核事宜；其中對連線用戶之查核作業，以其違反臺北市政 府公文電子交換中心管理規範內容為限。

五、本府公文電子交換連線作業程序如下： （一）各機關參加電子交換連線作業，由秘書處會同資訊處規劃審核。 （二）連線用戶申請參加電子交換連線作業，優先開放予本市私立教育機構（單位）； 其他法人或非法人團體開放申請時程，由秘書處會同資訊處視實際作業情況另行 公布之。 （三）連線用戶申請參加電子交換連線作業，應檢附申請表（如附件一）及本府公文電 子交換中心管理規範同意書（如附件二），向本府登記立案機關提出申請，經該 機關完成初審後，由該機關送本府複審。 （四）前項複審作業，由秘書處、資訊處、政風處共同審核；必要時並得邀請相關機關 共同參與複審作業。

六、電子交換中心連線之用戶，皆可為電子公文收受者。但機密性文書暫不適用電子交換。

七、依行文對象編製之各種行文群組，屬府稿發文共用者，由秘書處編製之；屬個別需要者 ，由使用者自行編製。

八、各種發送、簽收、回覆、錯誤處理等紀錄，應保存二年，以供查詢及列印。

九、電子公文不得增、減發送。

十、涉及重大權益之得失變更案件，收發雙方得要求立即確認。

十一、各機關所使用之憑證（ GCA或 XCA卡）及讀卡機應由專人負責管理，憑證如有遺失或 損毀時，應即向中央主管機關申請補發。

十二、發文作業規定： （一）各機關應指定適當人員及其職務代理人辦理電子發文作業。 （二）每次發文後應檢查發送結果，並於次一工作日下午二時前查詢或列印未簽收與 被退文清單，並隨即補發紙本公文。 （三）發送無誤後，於紙本稿面標明「已電子交換」及發文人員章，始得辦理歸檔。 （四）發文時應注意附件之製作是否使用通用之軟體；如非以通用軟體製作者，應先 行掃描成影像檔如 PDF或TIFF檔後，再行傳送。

十三、收文作業規定： （一）各機關應指定適當人員及其職務代理人辦理電子收文作業。 （二）電子收文人員應隨時檢視待簽收之電子來文，並注意附件檔（副檔名）是否有 適合之開啟軟體。如有不屬本機關業務職掌範圍、附件未送達或不完全、亂碼 等情形，應即退文或通知發文機關為必要之處理。 （三）經列印之電子公文，應裝訂整齊，並於公文最後之文字下方蓋電子收文人員章 。但採線上分文作業需由單位登記人員或承辦人員列印者，由各該人員蓋職名 章。 （四）退文應敘明原因，如已簽收者，應即列印紙本公文本文，並以適當方法載明退 文原因，退還予原發文單位。

十四、連線用戶之電子交換作業程序，得不適用本要點第七點、第八點、第十二點及第十三 點之規定，由其依業務需要另定之。

十五、違反本要點規定者，本府得視情節輕重議處、暫停或終止其使用。