一、臺北市政府（以下簡稱本府）為使所屬各機關學校（以下簡稱各機關）建立文書及檔案 備份作業制度，防止文書及檔案遭受毀損時，致各機關無法運作，損害人民權益，特訂 定本要點。 辦理文書及檔案備份作業，除法令另有規定外，適用本要點之規定。

二、本要點所用名詞定義如下： （一）文書：指處理公務或與公務有關之全部文書。 （二）檔案：指各機關依照檔案管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。 （三）備份：指文書及檔案之複製品或電子資料檔。

三、文書及檔案範圍如下： （一）承辦人員經管者： 1.關於管理或執行業務所依據之規範性資料，如法令規章、作業程序、工作手冊 等文件。 2.關於管理或執行業務所建立之管理性資料，如各種簿、冊等文件及電子資料檔 。 3.各種申請書表。 （二）檔案管理人員經管者： 1.關於檔案管理所建立之索引資料，如收發文號檔號對照表、文號檔號查詢檔。 2.檔案。

四、各機關應針對業務性質，衡量文書及檔案數之多寡、內容變動頻率等，檢討經管文書及 檔案應製作備份之範圍、階段、程序、方式。對運作所必須或涉及人民生命安全、財產 、權利、義務或資格等文書及檔案，應優先辦理備份作業。

五、各機關辦理備份作業，應以能回復機關運作，呈現正確資料為原則，選擇微縮片、光碟 片、磁帶、磁片、硬碟、紙張或其他適當媒體儲存。

六、應辦理備份之文書及檔案，其處理之應用軟體及作業軟體，應同時備份，或洽廠商或其 他機關為軟硬體簽訂應變備援條款。

七、各機關以電子方式辦理備份之必要規範性資料、管理性資料、申請書表、索引資料，應 同時另有書面備份，以應電力中斷、電腦當機或其他意外事故時，供人工應變處理。

八、各機關辦理備份作業得衡酌人力、技術、設備、資料性質、數量等因素，自行辦理或委 託廠商辦理。

九、各機關辦理備份時，得依一定規則，以完整備份或漸增備份或完整與漸增交互方式處理 。

十、文書及檔案發生增刪變動時，應即時或定期辦理備份之更新，以維資料正確安全。

十一、備份，應分類編號，標明資料名稱、日期、更新週期、媒體使用壽期、使用機關、單 位、人員、存放地點等事項，建立索引表，交由相關人員管理。

十二、備份與文書及檔案，應分別存放於不同之建物，以維安全。各機關內如無適當之處所 可分別存放，得借用他機關之處所，或與其他機關協調交換存放。

十三、備份之存放處所，各機關應注意下列事項： （一）應避免座落或鄰接地震活動斷層帶或土壤液化建地。 （二）結構應堅固，避免有騎樓或短柱之建物。 （三）為防淹水，應避免位於地下樓層。 （四）使用密集活動儲櫃，其樓地板活載重量，每平方公尺一、二００公斤以上。 （五）室溫應維持在攝氏二十二度（加減二度），其調節溫度、除濕及防潮設備，應 視需要添購。

十四、備份存放設備之安全管理，應注意下列事項： （一）電力設備及管線，應與備份之存放設備適度區隔，並使用防火線材。 （二）滅火設備，應使用不會造成備份二度毀損之氣體滅火器。 （三）備份之伺服器、資料庫主機，應加裝防火牆，與機關外部區隔，並適時更新版 本。 （四）網路硬體設備，應加裝不斷電系統。 （五）網路上檔案伺服器，應加裝防毒軟體，並適時更新版本。

十五、備份之安全管理應注意下列事項： （一）如無避雷裝置，於雷電時，應避免上網或備份作業或向遠端傳輸資料，以免遭 雷殛，造成設備或備份毀損。 （二）重要資料，以電子方式辦理備份，應加密處理。 （三）定期清點備份，應檢查媒體使用壽期、材質有無變化、能否讀取、資料有無銜 接或漏失，並適時更新轉錄。 （四）汰舊或多餘之備份，應將資料澈底清除或銷毀。 （五）應設專櫃或區分機密等級存放。但重要資料備份，得視需要，以防火櫃保存。 （六）備份如有毀損或滅失之虞時，應全力搶救至安全處所。

十六、各機關應依業務需要，對備份之使用管理建立緊急應變處理程序及作業流程，並定期 進行備份回復測試及演練。

十七、辦理備份作業所需經費，由各機關之相關預算支應。

十八、各機關首長應督導並定期檢討考核備份作業辦理情形。