一、依據：依本府九十二年十二月二十三日第一二四九次市政會議市長裁示事項辦理。

二、目的：為落實推動無紙化環保政策及電子化政府的目標，特訂定本規定。

三、本案先行試辦一個月後檢討實施成效，如成效良好，再進行後續推廣應用，實施期程及 對象為： 第一階段：自九十三年一月六日第一二五一次起試辦。對象：市長、副市長、秘書長、 副秘書長、各機關首長、區長及與會二級機關首長等。 第二階段：預計自九十三年第二季起辦理。對象：參事、技監、顧問、參議、秘書處第 四組組長、秘書處第五組組長及新聞處第四科科長等。

四、周邊設備及軟體： (一)目前市政大樓十二樓簡報室已架設Access Point(無線網路接取點)，與會人員 可自行攜帶手提式電腦(以下稱電腦)與會，毋須列印相關會議資料。 (二)會議中使用電腦時，請將音量調整為靜音狀態，以避免產生干擾。 (三)軟體： 1.Internet Explorer瀏覽器啟用6.0(含)以上版本。 2.office 2000以上版本。 3.Dynadoc reader 軟體(最新版)。 4.Acrobat reader 軟體(最新版)。

五、作業規定： (一)市政會議提案分為報告案及討論案，報告案經機關首長批准後即可利用市政會議 議程專用電子信箱(dmicity@ms1.tcg.gov.tw)傳輸，討論案則須簽報市府核准 ；各機關報告、討論之要點及注意事項等行政命令之提案，應先簽請秘書長指派 參事、技監或顧問召集相關單位先行審查後，再提會討論；另各機關提送討論案 時，除傳輸議案資料外，請併同傳真簽核公文影本乙份，傳真號碼為 2720-8666 ，並於空白處加註「請排訂○月○日市政會議議程」字樣與提案承辦人姓名及聯 絡電話。 (二)各機關議案最遲請於每週五下午四時前，利用市政會議議程專用電子信箱傳輸議 程，以利排入隔週當次議程，若未依限送達者，則列入下次會議議程；各機關倘 有臨時重大或急迫性之議案，不及編入當次議程，而擬於當次提案者，應報請秘 書長同意後，始得補列為臨時提案，並事先與秘書處第四組聯繫(27256126至61 30)，於會前一日下午四時前送達電子檔至該組。 (三)有關新聞處提送之一週重要輿情摘要報告及研考會提送之歷次市政會議市長裁指 示事項追蹤辦理情形等會議資料，亦請於會前一日下午四時前送達電子檔，如不 克送達，則循往例於當日會前備妥書面資料，俾利現場分發。 (四)各機關首長若不克親自出席或擬於中途離席時，請逕上行政管理資訊網之《下載 專區》下載填具請假報告單(詳如附件一)使用，並最遲於會前一日以電子郵件 方式傳輸至市政會議議程專用電子信箱或傳真至秘書處第四組，轉呈 市長核閱 後登記存查。 (五)目前市政會議電子化作業已透過「行政管理資訊網╱我的會議」系統(以下稱會 議管理系統)線上處理，相關電子化作業方式如後： 1.會議通知採由左而右橫行格式製作，議程經簽准後，即由秘書處第四組上傳至 會議管理系統，各機關市政會議聯繫管理人可於會前一日登入個人e-mail帳號 及密碼接收議程，下載並於會前確認更新會議資料電子檔，置於電腦桌面，俾 便首長開檔閱覽，以免會議中臨時上網發生困擾。倘市政會議遇停開、順延， 則暫停接收。另基於市政會議資料會前不公開原則，請各與會機關收受議程訊 息後，妥慎保管會議資料。 2.會議資料請使用機關至會議管理系統《下載專區╱我要下載╱市政會議相關訊 息》下載報告案及討論案提案格式版本(詳如附件二、三)，以統一議案資料 格式。 3.各提案機關除送達電子郵件外，參事、顧問、技監、參議等未透過會議管理系 統作業，第一階段請送達二十份書面資料，該階段後，送達十二份即可。另提 案之附件無法轉換電子檔者或成冊書面資料，仍請依規定時限送達書面資料， 逢第四週請送八十份，餘各週請送六十五份，俾於會前一日交換送達各與會人 員。 4.提案之附件檔案請以WORD或EXCEL 彩色檔案格式呈現，應儘量彙整理成一個檔 案，並預先以粗體畫設重點，俾利首長閱覽會議資料。 5.各機關以電子郵件傳輸市政會議議程時，請於信件內註明提案機關、承辦人姓 名及聯絡電話等資料。 6.市政會議紀錄奉核後即透過會議管理系統轉入電子公布欄發布，提供機關同仁 查閱，不另行文；至第一階段參事、顧問、技監、參議等未透過會議管理系統 作業，仍採傳統方式發文。另各機關因業務需要，須進一步查詢市政會議議程 及紀錄訊息，請自行至行政管理知識網(http://km.taipei.gov.tw/)中的《 會議紀錄》或至《市府網站╱市府簡介╱市政專欄╱市政會議紀錄》查閱。 7.市政會議指示事項將透過會議管理系統轉請研考會予以列管，相關機關填送「 列管案件執行情形報告表」後，自動產生「指示事項執行情形報告表」，列入 議程送請各與會人員參考。 8.會議提案資料格式： (1)軟體使用現有MS Word 97、MS Excel 97以上版本。 (2)字型大小：使用現有之標楷體字型打印，字體大小為十八點，約每頁三十三 行，每行二十四個字。 (3)邊界設定值：上下左右邊界各留2.5公分，並於頁尾處加註頁碼。 (4)文字排版方向：版面以直式呈現，文字採由左而右之橫行格式書寫，議案有 一頁以上者，請於右側處裝訂。 (5)紙張規格：統一使用Ａ４再生紙或模造紙。 (6)製作會議提案資料時，請勿使用自造字或特殊符號，以免產生亂碼；另議程 亦應避免獨字成行、獨行成頁，遇有畸零字數或單行時，宜儘可能緊湊。 (7)提案資料遇分項條列時，各項順序之數字及符號採一字(符號)一碼方式處 理，上下左右空隙應力求勻稱，表達方式請參酌下列三項原則及用法說明： ◎原則： (1)層次無小括弧者加頓號「、」。 (2)層次系統另行低格採「階梯次」(暫定十層)。 (3)次行縮段名、項次之下書寫。 ◎用法說明： 一、中文數字全型：一、二、三、四、五、六、七、八、… (一)中文數字全型加小括弧：(一)(二)(三)(四)(五)… １、阿拉伯數字全型：１、２、３、４、５、６、７、… (１)阿拉伯數字全型加小括弧：(１)(２)(３)… Ａ、英文字母大寫全型：Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、… ａ、英文字母小寫全型：ａ、ｂ、ｃ、ｄ、ｅ、… (ａ)英文字母小寫全型加小括弧：(ａ)(ｂ)… ㄅ、注音符號全型：ㄅ、ㄆ、ㄇ、ㄈ、ㄉ、… 甲、天干全型：甲、乙、丙、丁、戊、己、… 子、地支全型：子、丑、寅、卯、辰、…

六、為節省會議時間及提高決策品質，各機關提送市政會議之附件，應掌握精簡不繁原則， 以減輕與會首長閱讀資料之負擔。

七、如遇重大停電、電腦嚴重當機事件或其他重大事故，無法進行電子傳輸作業時，議程資 料則改採人工作業方式辦理。

八、本規定如有未盡事宜，得依需要隨時修訂之。