一、依據：依本府92年12月23日第1249次市政會議市長裁示事項辦理。

二、目的：為落實推動無紙化環保政策及電子化政府的目標，特訂定本規定。

三、實施對象：市政會議出（列）席人員。

四、周邊設備及軟體說明： （一）目前市政大樓12樓劉銘傳廳已架設Access Point（無線網路接取點），出（列） 席人員可自行攜帶行動式載具（以下稱電腦）與會，毋須列印相關會議資料。 （二）會議中使用電腦時，請將音量調整為靜音狀態，以避免產生干擾。 （三）軟體說明： 1.產製市政會議議程軟體為Adobe Acrobat 9 Standard。 2.個人電腦軟體需求： (1)Internet Explorer瀏覽器啟用 6.0（含）以上版本。 (2)Office 2000以上版本。 (3)Adobe Reader軟體（請自行下載最新版本）。

五、作業規定： （一）市政會議提案分為報告案及討論案，報告案經機關首長批准後即可利用市政會議 專用電子信箱（dmicity@mail.taipei.gov.tw）傳輸，討論案則須簽報市府核准 ；各機關報告、討論之要點及注意事項等行政命令之提案，應先簽請秘書長指派 參事、技監或顧問召集相關單位先行審查後，再提會討論；另各機關提送討論案 時，除傳輸提案資料外，請併同傳真簽核公文影本 1份，傳真號碼為 2720-8667 ，並於空白處加註「請排訂○年○月○日市政會議議程」字樣與提案承辦人姓名 及聯絡電話。 （二）各機關提案至遲請於每週五上午10時前，利用市政會議專用電子信箱傳輸，以利 排入隔週當次議程，若未依限送達者，則列入下次會議議程；各機關倘有臨時重 大或急迫性議案，不及編入當次議程，而擬於當次提案者，應報請秘書長同意後 ，始得補列為臨時提案，請事先與秘書處機要組聯繫（1999轉6127至6130與6137 ），並至遲於會前 1日下午 3時前送達電子檔；倘會前週一版議程上網後，各機 關遇有更正或補充資料，請送達紙本及電子檔，以利更新行政管理知識網之議程 。 （三）有關秘書處媒體事務組提送之一週重要輿情摘要報告及研考會提送之補充報告等 會議資料，亦請於會前 1日下午 3時前送達電子檔，如不克送達，則循例於當日 會前備妥書面資料，俾利會場分送。 （四）與會首長若不克親自出席或擬於中途離席，請市政會議聯繫管理人逕上會議管理 系統／參與會議，點選「代填假單」，俾登錄本系統備查。 （五）市政會議電子化作業自98年10月 1日起透過「會議管理系統」（以下稱本系統） 線上處理，相關電子化作業方式如下： 1.會議通知採由左而右橫行格式製作，議程經簽准後，即由秘書處機要組上傳至 本系統，各機關市政會議聯繫管理人可於會前1 日登入個人e-mail帳號及密碼 接收議程，下載並於會前確認更新會議資料電子檔，置於電腦桌面，俾便首長 開檔閱覽，以免會議中臨時上網發生困擾。倘市政會議遇停開、順延，則暫停 接收。另基於市政會議資料會前不公開原則，請各與會機關收受議程訊息後， 妥慎保管。 2.為統一提案格式，請至本系統之《下載區╱市政會議下載區》下載報告案及討 論案格式版本（如附表 1、 2）。 3.各提案機關除傳送電子郵件外，並請送達 5份書面資料。另提案附件無法轉換 電子檔者或成冊書面資料，仍請依規定時限送達書面資料，逢第 4週請送75份 ，餘各週請送55份，俾會場分送。 4.提案及附件檔案請以 Adobe PDF、Word、 Excel、Power Point 彩色檔案格式 呈現，同份文件之電子檔應先行合併，並預先以彩色字體標示重點，俾利閱覽 。 5.各機關以電子郵件傳輸市政會議提案，請於信件內註明提案機關、承辦人姓名 及聯絡電話。 6.為掌握會議時間，各機關應整理 200字以內報告案摘要，由機關首長擇要補充 說明。 7.經指定進行專案報告之機關，應以 Power Point簡報進行擇要說明，時間控制 於10至15分鐘。 8.為因應公文製作改版及收文電子檔改採 PDF格式，市政會議線上瀏覽會議資料 亦配合以 Adobe PDF格式呈現，以利作業。 9.市政會議紀錄奉核後即透過本系統轉入電子公布欄發布，提供與會者及機關同 仁查閱，不另行文。另各機關因業務需要，須進一步查詢市政會議議程及紀錄 訊息，請至員工愛上網點選《市政會議》或點選「行政作業」項下「行政管理 知識網」中的《會議紀錄》查閱。 10.市政會議指示事項由研考會透過「案件管理系統」交辦，並由承辦局處進入流 程處理平臺登打辦理情形後，利用彙整回報功能產生「指示事項執行情形報告 表」，列入議程送請出（列）席人員參考。 11.提案資料格式： (1)軟體使用現有 MS Word2003、 MS Excel 2003、MS Power Point2003以上版 本。 (2)字型大小：使用現有之標楷體字型打印，字體大小為18點，約每頁33行，每 行25個字，段落之行距設定為固定行高，24pt。 (3)邊界設定值：上下左右邊界各留 2.5公分，並於頁尾置中處加註頁碼。 (4)紙張及版面：統一使用Ａ 4再生紙或模造紙雙面列印（勿採A3規格）；版面 以直式橫書為原則，惟因特殊需求者，得調整為橫式橫書；左側裝訂。 (5)製作提案時，請勿使用自造字或特殊符號，以免產生亂碼，並避免獨字成行 、獨行成頁，遇有畸零字數或單行時，宜儘可能緊湊。 (6)提案資料遇分項條列時，各項順序之數字及符號，依「臺北市政府文書處理 實施要點」及相關規定辦理，並參酌下列 3項原則及用法說明： ◎原則： (1)層次無小括弧者加頓號「、」。 (2)層次系統另列縮格採「階梯次」（暫定10層）。 (3)次行縮段名、項次之下書寫。 ◎用法說明： 一、中文數字全型：一、二、三、四、五、六、七、八、… （一）中文數字全型加半型小括弧：（一）（二）（三）（四）（五） … １、阿拉伯數字全型：１、２、３、４、５、６、７、… (１)阿拉伯數字全型加半型小括弧：（１）（２）（３）… 甲、天干全型：甲、乙、丙、丁、戊、己、… （甲）天干全型加半型小括弧：（甲）（乙）（丙）（丁） … 子、地支全型：子、丑、寅、卯、辰、… （子）地支全型加半型小括弧：（子）（丑）（寅） （卯）… Ａ、英文字母大寫全型：Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、 … (Ａ)英文字母大寫全型加半型小括弧：（Ａ） （Ｂ）（Ｃ）（Ｄ）…

六、為節省會議時間及提高決策品質，各機關提送市政會議之附件，應掌握精簡不繁原則， 以減輕閱讀資料之負擔。

七、如遇重大停電、電腦嚴重當機事件或其他重大事故，無法進行電子傳輸作業時，會議資 料則改採人工作業方式辦理。

八、本規定如有未盡事宜，得依需要隨時修訂之。