四十八、減少文書數量應注意事項如下： （一）各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項，除法令規定及性質 重要者外，無須報備。 （二）通報周知性質之公文，應登載於機關電子公布欄，以代替行文 。 （三）機關內部各單位，洽辦公務時，應以便箋行之，或將原文影印 分送會簽，宜儘量利用電子方式處理。 （四）機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網站或以公務電子 傳遞方式告知。其採公務電子傳遞方式者，須確認相關收受人 員必能獲知該項訊息。 （五）自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可利用機關內部網站轉 知者，無須另外行文。 （六）接到之副本，如僅為通知性質，且無其他意見者，無須行文答 復。 （七）內容簡單無須行文者或召集會議時，得以電話或電子郵件通知 。 （八）機關首長到任就職之通知、地址電話變動、年度發文代字號， 或其他一般通報周知事項，應登載於機關電子公布欄，無須另 外行文。 （九）上級交下級研議之文件，可將原件發交下級機關，下級機關得 於原件上簽註意見後送還。 （十）刊載於公報之公文，相關之機關應即照辦。如須行文，只摘錄 該案所登公報之期數、頁數、發文日期、字號及主旨，以便檢 查。 （十一）凡要求填送各種表報資料時，應以電子方式為之。 （十二）回復民眾投寄之電子郵件，應於奉核後，逕以電子郵件回復 。 （十三）行文之對象，應以與案情有關者為限。承辦單位（人員）對 於來文機關經常發送不必要之公文或附件者，得予退回，並 建議其改正。 （十四）無須一級機關彙整回復之周知性公文，應直接函發各級機關 ，勿再逐級函轉。 （十五）各機關文書處理相關作業時，以不列印為原則，其需列印者 ，除依規定須以單面列印外，應採雙面列印。

四十九、簡化文書手續應注意事項如下： （一）文書應儘量採電子處理及線上傳遞，以減省人工登錄送文簿（ 清單）及遞送作業時間。 （二）編號登錄之簡化： 1.除收文時應摘由登錄外，其他歷程中只登錄文號，不必錄由 。 2.公文書應一文一號，收文所編號碼，應在本機關內統一沿用 ，並採收發文同號方式。 （三）文稿核會之簡化： 1.上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如未違反原擬辦之 意旨，應由次一層級代判，於決行處註明「案奉核定」字樣 ，並加蓋職名章或以電子憑證簽章，不必再送上級判行。 2.急要文書，應儘量由主管以上人員自行辦稿，以節省核轉之 時間及手續。 3.本府二級機關辦理府稿或局處稿時，為達充分尊重二級機關 首長之職責與權限，並加強分層負責之執行，應逕送一級機 關主任秘書層級核稿。但業務性質確實需要者，可先加會一 級機關相關單位。 4.受會簽稿，如係分層負責明細表授權業務範圍，由被授權層 級之人員註明「代決」字樣，並加蓋職名章或以電子憑證簽 章後，即可會畢送件，不必對等層級或陳首長核決。 5.非分層負責授權業務，如預計後續有相同之案件，得敘明簽 陳首長核准，後續案件，即由次一層決行，並於決行處註明 「依例決行」字樣，加蓋職名章或以電子憑證簽章，視同代 為決行案件。但有情事變更者，不適用之。 6.非政策性且無爭議之緊急文稿，得由承辦人員註明「先核補 會」字樣，即可先上陳，於核定或發文後退回承辦人員補會 再歸檔。 （四）行文之簡化： 1.緊急公文得不依層級之限制，越級行文。 2.機關內部單位處理其職掌範圍內之事項或依分層負責之事項 ，基於授權對外行文時，得直接行文，不必由機關對機關行 文。 （五）補發公文時，應檢附原案，加簽說明，經陳奉核可後，送請發 文人員補發，不必重新辦稿，惟須於文面左上側空白處註明補 發日期及「補發」字樣。