第一節、基本原則
   03001 公文應符合公文程式條例第 9條所定「簡、淺、明、確」之要求，並加標點符
      號，惟公文製稿時內容應以一字一碼製作並避免獨字（含標點）成行。
      公文程式條例如附件 3。
      標點符號用法表如附件 4。
   03002 一般公文除「彙辦式表格公文」、「通報」、「每日公報」等綜整式公文外，
      以一文一事為原則。
   03003 中文書寫及排印概依下列規定：
      一、中文書寫及排印應採由左至右之直式橫行格式。
      二、會計報表、各種圖表或譯文，採由左而右橫行書寫或排印；各種封面款式
        之文書，均得依據需要自行規定其文書之格式，惟應遵守由左至右之橫行
        格式原則。
      三、會議、會報、簡報所備各種書面資料，應按資料性質由左至右，由上而下
        橫寫，尤以各種表格資料及夾有英文與阿拉伯數字者為然。
      四、單獨橫寫國號、機關名稱、橫式標示牌、標語等，一律由左至右書寫，匾
        額由右至左書寫；交通工具兩側之中文橫寫，則由頭部至後尾之順序書寫
        。
   03004 公文須區分項目者，應冠以數字，按一、二、三、....，（一）、（二）、（
      三）…，1、2、3 …，（1）、（2）、（3） …（段落括弧符號使用半形字）
      等層次；法規與業務準則等須區分章節條項款目者，概依「中央法規標準法第
       8條」與「國軍業務（作業）手冊」等有關規定辦理。
   03005 公文中述及度量衡應儘量使用公制；涉及貨幣量之數字，須註明幣制與貨幣單
      位（如本國、外國貨幣共列，應分別註明），以期明確（如：新臺幣16億 2,3
      45元，美金 1億 2,564萬 102元）。
   03006 公文中數字寫法，除具有法律責任或決定性數字，應使用大寫本國數字（零、
      壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億）外，餘可視公
      文性質或數字繁簡適宜使用阿拉伯數字半形字（0、1、2、3…），但以僅用一
      種為限。其使用原則與寫法如下：
      一、一般公文，以使用阿拉伯數字為準，如：
       （一）整數或數字簡短（少）者，應將數名（萬、千、百、十）分別列出。
          如：「 1萬 2,000元」、「5,000 冊」、「 200枚」、「10張」、「
          12本」、「21件」。
       （二）非整數或數字繁複者，僅記萬位以上數名，萬位以下用千位分點表示
          之，如：「3億 3,333萬 3,333元」、「 116萬 5,200冊」、「1萬1,
          200本」、「 2萬 500張」、「 2萬 3,000件」。
      二、一般簽呈、報告資料或公文中數字特多者，依需要使用阿拉伯數字橫式書
        寫，並按千位數分段書列，均不使用括弧或引號，如：
       （一）3,333 萬 3,333元 3.5角； 126萬 5,400枚； 1億2,300 萬 4,500元
          。
       （二）使用小數圓點「．」及百分率「％」時（不含電子公文傳輸使用），
          橫書如： 33.33％。
   03007 公文中年月日以國曆為準，並冠以本國國號，如：「中華民國（或簡稱民國）
      00年00月00日」；必須以西曆敘述時，應換算為本國年份，以括弧註明之，如
      「2010年（民國99年）」，凡以分數式敘述日期時，其書寫方式為月上日下，
      並以斜線區分（如： 8月 7日，即為 8／ 7）。
      公文書橫式書寫數字使用原則如附件 5。
   03008 各級單位間及對本國其他機關行文，一律依現行公文程式條例，使用本國文字
      ，公文中如述及外國名詞、術語等，除應譯成本國文字外，得用括弧引錄原文
      ，如：「計畫評核術（PERT）」；如有外文附件，亦應譯成中文。對外國機關
      或人員行文，以本國文字為主，並附外文譯本；所附外文譯本，依其譯發單位
      之規定辦理。
   03009 國軍各級單位除因作戰任務需要，以單位代號行文外，餘對外或國軍各級單位
      行文一律以單位全銜為之。
   03010 公文應保持整潔、清晰，不得使用任何修正液（帶）塗改。文面以鋼筆繕寫、
      電腦列印或打字為主。大量公文用印前亦得複寫、油印或複印，字體（含電腦
      列印）須用楷書；限用黑色，公文紙張採國家標準總號五號用紙尺度A4；公文
      及附件一律採雙面印製。
   03011 各項會議、會報、簡報等資料，應力求簡明扼要，以投影片報告長官瞭解為原
      則，不分送紙本；字體以標楷字為原則，相關資料於會前以電子檔傳送與會單
      位；若確有產製必要，一律採雙面印製或使用回收用紙。內容項次、段落按壹
      ，一，（一），1 ， （1）順序排列敘述。
   03012 公文內容性質相同者，應簡化為表格式，無時間性限制者，得合併綜編下達。
 第二節、文書類別用法
   03013 文書概分為一般公文、特種公文、法律法規及業務準則等 4大類。
   03014 分行數個單位之公文，內容性質無主從者，皆為「正本」；如有主從之分，除
      主要受文者為「正本」外，其餘有關單位或個人，不論上、平、下行均為「副
      本」，「副本」收受者按其抄送副本之目的，仍應作掛號處理，若受文者為單
      位應掛號管制；若受文者為個人應保管及適當處置。
   03015 公文之附屬文件為附件、附呈。附件為公文之ㄧ部分，含隨同公文所檢附已（
      未）經審查、核定或需向長官報告等文件或物件。（例：編組名冊如附件 1、
      期程管制表如附件 2）。附件在 2種以上時，應冠以數字；附呈係用以說明案
      情隨同公文所檢附已辦理完成或業經核定、批示及單位來文（含部內、部外單
      位）之文件或物件，如來文、前簽、提報單、會議記錄、會辦單等，若有 2種
      以上時，得冠以數字，使用方式同附件依序標示。附件、附呈－以黃底紅（黑
      ）色楷書書寫並加外框為原則（格式如下）。附件、附呈裝訂方式，以附件在
      上、附呈在下方式裝訂為原則。若屬密級以上公文，公文與附件、附呈間應加
      蓋騎縫章。

      ↑┌──┬─────┐
      1 │黏貼│附件 1  │
      ㎝│  │     │
      ↓└──┴─────┘
       ←1 cm→ ←2 cm→
      ↑┌──┬─────┐
      1 │黏貼│附呈 1  │
      ㎝│  │     │
      ↓└──┴─────┘
       ←1 cm→ ←2 cm→

  第一款、一般公文
    03016 本手冊所稱一般公文係依據公文程式條例，並配合軍事機關部隊特性訂定，
       分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文」等，除「彙辦式表
       格公文」、「通報」及「每日公報」等綜整式公文外，均以一文一事為原則
       。
    03017 令：對有隸屬或指揮關係之下級行文時使用。
    03018 呈：對有隸屬或指揮關係之上級行文時使用；惟官兵個人對長官有所陳請時
       應使用「報告」。國軍各單位以令稿或呈稿對下、上級單位行文時，不得以
       副本行文國軍以外單位；若確須副知，應另以函行文。
       令、呈公文紙格式如附件 6。
       報告格式與範例如附件 7。
    03019 函：
       一、國軍同級單位或不相隸屬單位間行文時使用。
       二、國軍單位對其他行政機關行文時使用。
       三、對民眾有所通知、答復時使用。
       四、部長對行政院行文時一律用「函」，應署機關首長職銜、姓名，並加蓋
         職章。
       函公文紙格式如附件 8。
    03020 公告：對公眾或特定之對象有所宣布週知時使用，並分張貼、登載兩種方式
       ；張貼又分張貼於本機關公布欄或效力所及之區域（處所），並得以電子公
       布欄公告之。
       公告格式如附件 9。
    03021 其他公文：
       一、書函：
        （一）於公務未決階段需要協商、徵詢意見或通報時使用。
        （二）代替過去簡便行文表、便函、備忘錄，其適用範圍較「函」為廣泛
           ，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊、或為一般聯繫、查詢
           等事項行文時均可使用，其性質不如「函」之正式性。
        （三）不適以「令」、「呈」、「函」等行文時使用，惟一般公務機密（
           含）以上公文不得以書函發送。
         書函格式如附件10。
       二、開會通知單：召集會議、會報時使用，並依下列原則辦理：
        （一）參與會議各單位均列為「出席者」；會議同時涉及內、外單位時，
           內部單位得列為「列席者」。
           如需指定人員應於單位後方抄送目的中敘明。
        （二）屬表決（合議）性質會議，具有表決權單位列為「出席者」；不具
           表決權單位列為「列席者」。
        （三）委員會形式之會議，與會委員均列為「出席者」，並得發至個人。
        （四）除委員會形式之會議外，「出席者」與「列席者」以列「單位」為
           限。如必須發送個人（除出席者及列席者以外必須與會人員，單位
           內部人員等）得列為副本單位，惟必須限最小範圍，不得浮濫。
        （五）行政支援單位列為副本單位。
         開會通知單格式如附件11。
       三、公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之
         事項，經通話後，發、受話人如認為有必要，可將通話紀錄複寫兩份，
         以一份送達受、發話人，雙方附卷，以供查考。
         公務電話紀錄格式及使用電話洽辦公務注意事項如附件12。
       四、專用式表格公文：凡屬經常性之固定業務項目，其內容可採填充，選擇
         （勾註）等簡便方式處理者，由其業務主管單位設計並呈權責長官核定
         後使用。若屬密級以上以固定時間定期回報者（如每日戰情日報），得
         簽奉權責長官核定後，於表格公文上直接註記機密要件。
       五、彙辦式表格公文：凡無時間性且屬查照性之下行文，可按同類業務或多
         項業務適宜彙併下達者。
       六、特定表格式公文：其他有關業務主管單位特定之表格公文，如會議（報
         ）紀錄。
       七、通報：凡單位內部一般臨時性事件，須對同級或下級轉達時使用，並得
         按業務性質冠以有關名稱，如：「政戰通報」、「資安通報」、「文書
         通報」等。通報格式如附件13。
       八、每日公報：單位內部各業務部門應行宣達週知之共同性事項，基於減少
         行文與爭取時效而由各單位行政部門綜合彙布時使用。每日公報格式如
         附件14。
       九、電報：對時間急迫事件，或因公文傳遞發生困難，或因其他需要可藉電
         臺拍發時使用。電報稿紙格式與範例如附件15。
         前述各類公文屬發文通報週知性質者，以登載於單位電子公布欄為原則
         ，或是以單位內部公務郵件傳遞為之，避免層層轉呈通報。另附件應以
         掃描等電子文件方式處理，以節省紙張傳遞。
       十、重要工作提報單：對於重大工作或緊急事項需向首長或主官提報時，可
         以主官（管）名義簽擬重要工作提報單呈核報告。重要工作提報單格式
         與範例如附件16。
       十一、國防部公文電子公布欄：
         （一）針對「無續辦之非機密性」法規、政令宣導或公告事項類公文，
            發文時僅於正本書名「國防部公文電子公布欄」，由系統傳送於
            「國防部公文電子公布欄」公告。
         （二）全軍人員可直接於「國防部公文電子公布欄」查看公告內容。
       　 （三）如需下載辦理者，可以單位電子憑證登入「國防部公文電子公布
            欄」下載，並轉至單位公文檔案管理系統接續執行收文處理作業
            。
    03022 公務電子郵件：用於公務上不須正式行文會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、
       表報、資料蒐集等，得以電子郵遞方式處理，惟密級以上公文、附件及機密
       資訊非經核准不得以電子郵遞方式處理。較具重要性或查考性之公務電子郵
       件可簽奉單位主官（管）核定，得編列發文字號後，歸檔管理。
  第二款、法律、法規
    03023 本手冊所列舉之法規以「國防法律」、「國防法規命令」為範圍：
       一、法律：
        （一）法：屬於全國性、一般性或長期性事項之規定。
        （二）律：屬於戰時軍事機關特殊事項之規定。
        （三）條例：屬於地區性、專門性、特殊性或臨時性事項之規定。
        （四）通則：屬於同一類事項共通適用之原則或組織之規定。
       二、法規命令：
        （一）規程：屬於機關組織、處務準據之規定。
        （二）規則：屬於應行遵守或照辦事項之規定。
        （三）細則：屬於法規施行事項或就法規另作補充解釋之規定。
        （四）辦法：屬於辦理事務之方法、時限或權責之規定。
        （五）綱要：屬於一定原則或要項之規定。
        （六）標準：屬於一定程度、規格或條件之規定。
        （七）準則：屬於作為之準據、範式或程序之規定。
    03024 非屬法律及法律以外法規之文書，一律不得使用前條所列名稱。
  第三款、業務（作業）手冊
    03025 「業務手冊」與「作業手冊」區分如下：
       一、業務手冊：適用於國防部各聯參及各司令部一級幕僚單位之業務執行準
         據，依其業務性質標示名稱，如：「國防部人事業務手冊」、「國防部
         軍醫業務手冊」、「國防部作戰訓練業務手冊」等。
       二、作業手冊：適用於國防部各直屬單位及國軍軍團級（含）以下單位之業
         務執行準據，於作業手冊上冠以單位名稱，如：「國防部軍事情報局作
         業手冊」、「陸軍軍官學校作業手冊」等。
    03026 因遂行某項特定（臨時）任務所訂之實施方法與規定等，得視需要使用「計
       畫」、「方案」、「要點」等或其他能表達內容、性質與主題之適當名稱；
       但經常性之業務規定應納入各單位業務（作業）手冊。
 第三節、文書結構與作法
   03027 一般公文結構按類型分為 3段式、表格式、條列式及直敘式等 4種，其採用類
      型及作法如下：
      一、令、呈、函：
       （一）「令」、「呈」、「函」的結構，原則上採「主旨」、「說明」、「
          辦法」 3段式，「主旨」段為每一公文所必須具備，其餘 2段可視案
          情繁簡，適宜活用或省略。
       （二）分段要領：
          1.「主旨」：為全文精要，包括行文目的與期望，使受文者一目瞭然
           係「何事」，應力求具體扼要，且不可寫「如說明」及「如附件」
           等字樣。
          2.「說明」：當案情必須就事實來源、理由與有關法規或前案，以及
           處理方法、分析等作較詳細敘述，無法於「主旨」內容納時，用本
           段說明，使受文者進一步獲得「為何」之認識。
          3.「辦法」：如有具體作法或要求，無法在「主旨」內簡述時，用本
           段列舉，使受文者領會「如何」做之細節。
          4.案情簡單之公文，儘量用「主旨」 1段完成；能1 段完成者，勿硬
           性分割為 2、 3段。
          5.如須分 2段、 3段者，「說明」段與「辦法」段應截然分清，不可
           混淆夾纏。
       （三）各段規格：
          1.各段均標明段名，段名前不冠數字，段名後加冒號「：」。
          2.「主旨」 1段不分項，文字緊接段名與冒號書寫，有 2行以上者，
           各行第 1字相齊。
          3.「說明」、「辦法」 2段，可分項條列，如無項次，文字緊接段名
           與冒號書寫，如分項條列，應於段名的次行書寫，各項所冠數字與
           段名第 2字齊，項以下按其層級各縮格排列。
       （四）篇幅字數：
          1.「主旨」段（含標點符號）不超過 150字。
          2.「說明」與「辦法」分項條列時，以一條一意為限，全文項目以不
           超過10條為原則，內容過於繁雜時，應編列為附件。
       （五）與民眾攸關之書面行政處分應記載事項及訴願決定書，悉依行政程序
          法第96條及訴願法第89條規定格式辦理。
      二、公告：
       （一）結構：公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明
          ） 3段，段名之前不冠數字，分段時應加以活用，可用「主旨」一段
          完成者，不必勉強湊成 2段、 3段。各段段名之後加冒號「：」。如
          另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，
          公告事項內不必重複敘述，若有「附件」，應增加為 4段。
       （二）分段要領：
          1.「主旨」應扼要敘述公告之目的和要求，本段不分項，其文字緊接
           段名與冒號「：」之後書寫。
          2.「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機
           關來函，非必要不敘來文日期、字號。有兩項以上「依據」者，每
           項應冠數字，並分項條列，另行縮格書寫。
          3.「公告事項」（或說明）應將公告內容，分項條列、冠以數字，另
           行縮格書寫，使層次分明、清晰醒目。公告內容僅就「主旨」補充
           說明事實經過或理由者， 改用「說明」為段名。
          4.「附件」需載明名稱、媒體型式、數量、計量單位。
       （三）簽擬登報或張貼公告時，應註明刊登報紙名稱、版面位置、字體大小
          、日期或揭示地點等資料。
       （四）公告登載（登報、電子媒體……等）時，得用較大字體簡明標示公告
          之目的，不署機關首長職稱、姓名。
       （五）在單位公布欄或效力所及區域（處所）張貼之公告，必須蓋用單位印
          信，並在公告 2字右側闢出空白位置蓋用印信，以避免字跡模糊不清
          。
       （六）一般工程招標或標購物品等公告，儘量以表格處理，免用 3段式。
       （七）公告一律使用通俗、簡淺易懂之語體文製作，避免艱深費解之詞彙，
          並加註標點符號。
       （八）公告之內容應簡明扼要，非必要者（如：各機關來文日期、文號及會
          商研議過程、內容與公告對象權利義務無直接關係等）不必在公告內
          層層套用或敘述。
       （九）公告以電子方式行之者，簽擬時應於文內註明「公告於公布欄」，並
          敘明刊登網址及刊載時間。
      三、書函：結構採「主旨」、「說明」2 段式敘述，以單位名義行文。
      四、表格化公文：
       （一）公務電話紀錄、專用式與彙辦式表格公文，及其他特定表格公文等，
          均按固定格式逐欄填辦。
       （二）例報表冊應於表冊之首部或封面具備發行條件各欄，如：名稱、年月
          日、文號、呈報者及單位等。
      五、通報：結構採條列式，基層單位得設置通報簿，依序裝訂成冊。
      六、每日公報：
       （一）「每日公報」之結構採條列式。
       （二）各級行政部門可視宣達事項之多寡與其時效性，採每日或多日發布一
          次。
       （三）「每日公報」分發所屬單位，由其主官（管）批閱後張貼於辦公室或
          顯著之處所。
      七、電報：
       （一）「電報」之結構分受電者、本文及結尾 3部分，採「直敘式」，各部
          分緊接書寫，不提行、空格、不用標點。
       （二）受電者書正電單位，本文部分包括起語、案情及期望，如須分項，用
          數字區分；結尾部分除列敘副電（參考電）單位外，應包括發電者職
          稱、姓名及發文字號。
       （三）「電報」內容應力求簡短、明確，儘量使用成語、免用客套，並不得
          夾敘私事；且電報以不超過 100字組為限。
       （四）「電報」拍發之優先等級分閃電（Ｚ；立即）、即刻到（Ｏ； 4小時
          內）、急（Ｐ；12小時內）、尋常電（Ｒ； 1天內）等 4等級，行政
          電報最高不得超過（Ｐ）等級。
       （五）密電應參照本手冊第 4章第 8節「機密文書處理」及「國軍保密工作
           教則」第 7章「資通保密」等相關條文內容辦理。
      八、重要工作提報單：
       （一）各單位應於公文管理系統中以創案辦稿方式產製「重要工作提報單」
          ，結構以「案由」採分段條列式敘述，並於「謹呈」欄位勾選分呈長
          官；奉核後，分紙列印並加蓋主官（管）職章分呈勾選長官。（如以
          司長名義呈部長，則由司長批示後列印核章；若以處長名義呈司長，
          則由處長批示後列印核章）。
       （二）各單位所有以提報單回報事項，事後應依辦理情形正式簽呈核定，循
          文書處理體系完成行政程序，以符法制。
       （三）各單位主官辦公室，收受提報單後應造冊管制，並定期彙整，要號歸
          檔或依規定程序辦理銷毀作業；若屬密級以上提報單，得參考「國軍
          保密工作教則」相關規定辦理。
       （四）重要工作提報單如屬機密資訊，繕製時應確依「國家機密保護法」及
          本部機密文書作業規定註記與標示，並於提報單內容之最後一點，述
          明引用保密法規、公開或洩漏後可能遭受之損害、應列屬之機密等級
          、屬性、保密期限或解密條件，呈請權責長官審查及核定。傳遞時應
          以「密件公文封」密封後傳遞；屬極機密（含）以上資訊，不得使用
          「重要工作提報單」，亦不得將其內容摘要提呈。
        國軍機密文書處理補充規定簡明表如附件17。
        「機密資訊」審定簡明表（思維程序）如附件18。
   03028 法律、法規：依本部修頒之「國防法制作業規定」辦理。
   03029 業務（作業）手冊：有關作法按「國軍業務（作業）手冊編審作業規定」辦理
      。
   03030 計畫、方案與要點：
      一、「計畫」、「方案」與「要點」等結構以條列式為原則，能用表格處理者
        應使用表格，並依案情冠以適當之名稱，如：「○○○○實施計畫」、「
        ○○○○整建方案」、「○○○○執行要點」。
      二、「計畫」、「方案」與「要點」等以隨文附發為原則。
      三、內容繁複者應分段冠以適當之標題，一般通用分段方式如下：
       （一）依據：記述有關命令、規定或上級之計畫與指示。
       （二）目的：為計畫、方案或要點之主題。對所要完成之事項或預期之目標
          、效果，用簡單具體文句敘述之。
       （三）範圍或對象：列舉實施之對象，包括單位、人員或業務項目等。
       （四）實施要領：為分項分目詳細敘述在執行上有關事項，諸如指導方針、
          原則、所需組成之單位（機構）、成員所負職責、作業方法、步驟、
          程序、時程、督導、考核、獎懲及聯繫協調等。
       （五）行政事項：列舉所需行政支援事項，諸如：經費、車輛、物品、場地
          、文件、印製、人力協助等。
   03031 會議（報）紀錄：採條列式，除應標明會議（報）名稱外，並應包括開會時間
      （○○年○○月○○日○○時○○分）、地點、出席與列席人員、主席、紀錄
      以及會議（報）內容等。如需分發時，應以附件隨文發出。
 第四節、行文權責、系統與限制
   03032 行文權責：
      一、國軍各級頒有印信之單位，除國防部部長、參謀總長之行文另有規定外（
        依國防部組織法及參謀本部組織法等授權），其餘單位基於業務需要，凡
        權責內事務，均可對外（包括軍方與非軍方）行文，但以相等階層行文為
        原則。
      二、國軍未頒有印信之單位，其行文權責如下：
       （一）未製頒印信單位一律不得對外行文。對本單位內部間基於業務需要，
          僅限使用會辦單、公務電話紀錄、公務電子郵件等。
       （二）臨時性重要編組單位，其業務性質必須對外行文者，應由主管編裝單
          位辦理臨時編組核定命令及編裝表，再由文書主管單位依「國軍印信
          規則」申請編成單位關防使用之，俟任務完成後依規定辦理繳銷。
      三、國防部行文方式：
       （一）對中央二級單位以上機關行文，均以部長名義為之；其業務性聯繫、
          協調及授權辦理事項，概由各一級幕僚單位與相對業務單位或民眾行
          文。
       （二）對軍事單位或人員行文，由部長授權參謀總長為之；一般業務性案件
          ，於簽奉核定後，以各一級幕僚單位名義行文。
       （三）對中央五院不得以書函行文。
       （四）國防部部稿之代判為本部各局、司、室單位主官代判權責，副主官均
          不得代判部稿，除非已簽奉常務次長以上長官核定授權代判者外。
        國防部各單位（機關）業務處理分層負責實施要項如附件19。
   03033 行文系統：
      一、一般上行及下行文，應依行政指揮系統逐級行之。如案情緊急或特殊原因
        ，必須對其上、下級同時採取行動時，得用「副本」越級行文，以減免層
        轉手續而爭取時效；但對其直隸上一級或直屬下一級仍應使用「正本」；
        惟「副本」必須抄送國防部時，應直接行文該業管單位，並註明抄送目的
        。
      二、各單位訂頒有關所屬官兵共同遵守、執行之任何政策、計畫、命令、規定
        和要求等，其內容簡單、具體，無須中間單位另行策訂者，應多利用電子
        公布欄及電子郵件通告。
      三、法規、業務（作業）手冊等各按其發行種類、階層或對象、範圍行文。
   03034 行文限制：
      一、可用電話或面商解決之案件，應避免行文。
      二、凡法令、準則、業務權責已有規定事項；可於會議、會報中商決或於定期
        報刊中發布事項；以及例行表報暨會議（報）紀錄之分發等，均不得行文
        。
      三、同一單位之內部各幕僚，必須以書面洽辦公務時，應以會辦單或將原文影
        印分送會簽方式辦理。
      四、上級交付所屬單位審（查）議之文件，如在同一營區，可將原件送交所屬
        單位簽收，所屬承辦單位即於原件上簽註意見送還。不在同一營區者，可
        用交辦（議）案件通知單辦理。
        交辦（議）案件通知單格式如附件20。
      五、非決定性事項，或請示未奉核定案件，及來文中未要求回報者，均不得以
        副本抄送有關單位或個人。
      六、各業務主管單位，應訂定相關之業務（作業）手冊，避免零星行文。
      七、作業上所需資料，應儘量協調本單位有關業務主管部門提供，避免行文查
        詢。
      八、駐地集中單位或同一文卷室之各單位間，應儘量實施面報、傳閱或集合宣
        達，以及利用其他集會、廣播及電子公布欄等方式週知，避免行文。
      九、各級單位應在其職責範圍內，依據政策、法制，以及有關規定處理業務，
        不可遇事即行文請示。
      十、各級行文時，應合理審慎，並考慮有無需要；能一次行文者，不可分多次
        辦理，以免一事數稿行文，俾提高行政效率。
      十一、凡須報行政院核定之案件，應個案報院，不可函送行政院秘書處轉陳，
         副本發行政院業管單位時應註明抄送目的。
      十二、國防部各一級幕僚單位承辦之會議，不論部長或總長主持，凡無軍方以
         外之政府機關或人員與會者，得以各一級幕僚單位名義發送開會通知單
         。
      十三、已行文之事項，逾期未復、須催辦者使用催辦案件通知單催辦（不可對
         上級使用）。
         催辦案件通知單格式如附件21。
      十四、不同單位之來文，案由相同，其答復內容亦同者，應併辦一稿，分知各
         來文單位。
      十五、借支、請假、出差、請購等例行事項，得用表格填報，不須另用簽。
      十六、各單位交辦文件，宜指示原則，附式舉例說明；審核所屬單位呈送報表
         或附件，除重大錯誤發還更正外，應即原案改正並告知，以免公文往返
         。
      十七、上行之正本受文者為唯一之直屬上級單位，不可併列非直屬上級單位或
         其他不相隸屬之單位。
      十八、平行文之正本受文者，應以同一階層單位為原則，如為次階層單位，則
         應列為副本並註明抄送目的，如：國防部函內政部及外交部禮賓司，正
         本欄應列「內政部」、副本欄列「外交部禮賓司（請查照）」。
      十九、下行文正本受文者不可併列有直接隸屬關係之上、下級單位。如需副知
         常務次長、副總長以上（含）長官時應置於副本欄（如：國防部部長室
         、國防部軍政副部長室、國防部參謀本部參謀總長室、國防部參謀本部
         副參謀總長兼執行官室、國防部陸軍常務次長室）。
      二十、對同一單位不可同時列正、副本。
      二十一、發文單位不可自列為正、副本收受者，若須繕發副本即受文者應列次
          一級單位（所謂次一級單位係指頒有印信之可獨立對外行文單位）。
      二十二、「休假、值勤輪值表」、「人員送（召）訓名冊案」、「各種演訓、
          督考檢查計畫（編組）案」僅發單位，不發個人。
      二十三、以參謀總長名義「令」行文時，對部本部、軍備局、主計局、總政治
          作戰局、軍醫局單位不得發正本，應以副本為之。
      二十四、對無轉行或答覆必要之文書或例行性准予報備之案件，應逕予存查；
          另無機密性之通案，應於電子公布欄公布，並得登載於公報、公告或
          其他公務性刊物，以代替行文，下級單位應即照辦，毋庸逐級函轉。
      二十五、各機關（單位）不得對營（含）級以下單位行文，以減輕基層單位收
          發文作業，有關人事、主計、後勤及作戰命令等統由旅級以上單位承
          辦，並依需要使用電話紀錄、通報、通令、電子郵件等方式通知營、
          連級執行相關業務。
      二十六、本部及各司令部所屬一級單位（如司、室、會、處）除與人事、主計
          （財務）攸關之文件外，不得對內部所屬次一級單位（如處、科、組
          ）行文，儘量以電子公布欄或公務郵件傳遞或宣導，以減少內部行文
          。
      二十七、為有效簡化文書處理作業流程，各單位應依部頒「國軍文書處理現行
          作業流程簡化具體作法」確實辦理。
          國軍文書處理現行作業流程簡化具體作法如附件22。
 第五節、公文用語
   03035 公文用語應符合「簡、淺、明、確」之要求，除儘量使用明白曉暢之語體文及
      語氣肯定與互相尊重之語詞外，凡無意義之贅詞、模稜兩可及艱深費解之語句
      均應避免使用。各種用語使用原則如下：
      一、一般用語：
       （一）「奉」、「准」、「據」、「查」、「在案」等引述語及「奉悉」、
          「敬悉」、「諒悉」、「諒同奉悉」、「諒同邀悉」、「計達」、「
          諒達」等收悉語，儘量少用。
       （二）引述長官指示，以使用「奉某某職銜指示（提示、令示、面示、面告
          ）」為原則。
       （三）上行文用「檢呈」、「謹呈」等用語（對行政院行文時用「檢陳」、
          「謹陳」），平行文用「檢送」、「函送」，下行文用「檢發」、「
          令發」、「轉頒」、「令頒」、「核定」、「核頒」等用語。
      二、期望用語：
       （一）上行文：陳（呈）報上級或主管機關審查，以完成該事項法定效力者
          ，用「請鑒核！」；如該事項需答復，用「請核示！」。機關（單位
          ）已依權責處理，完成法定效力，僅陳（呈）報上級或主管機關知悉
          者用「請備查！」。
       （二）平行文：一般性用「請查照。」，需答復者用「請查照惠復。」或「
          請將辦理情形惠復。」，需請對方另轉者用「請轉行所屬知照。」等
          ；對監察院函復調查案及立法院諮詢案件時用「請鑒察！」，轉達上
          級規定或長官指示時，得用「請查照辦理。」。又「惠」字用於受，
          而非用於施，即如「請惠予辦理。」。
       （三）下行文：命令性及一般知悉性或例行性事項用「希照辦！」或「請照
          辦！」，需答復者用「希辦理見復！」或「希將辦理情形報部！」，
          需由受文者轉達其所屬單位者則用「轉知所屬照辦！」。
       （四）副本單位：得使用「請續辦」、「請配合辦理」等抄送目的用語。
      三、核覆用語：
       （一）核覆各項規定或答復建議、請示時使用，應避免與期望用語同時使用
          。如可行時，用「准予備查。」、「符合規定。」、「照准！」、「
          照辦！」；對同級或其他機關則用「同意。」或「同意照辦。」；否
          則，即用「不合規定。」或「與規定不合。」或「某項不合規定其餘
          同意。」。
       （二）「免議」、「緩議」、「歉難照辦」等批駁用語可酌情使用，但在使
          用上項用語時，應說明原因或理由。
      四、稱謂用語：
       （一）直接稱謂用語：
          1.單位與單位間：
           (1)有隸屬關係者，上級對下級稱「貴」，如：「貴部」、「貴局」
            、「貴旅長」；下級對上級稱「鈞」，如：「鈞部」、「鈞長」
            ；自稱一律用「本」，如：「本部」、「本局」、「本司」、「
            職」、「職（署名）」等。
           (2)對無隸屬關係之上級稱「大」，對同級稱「貴」；自稱「本」。
           (3)行文數個機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關
            」或「貴單位」。
          2.對所屬官、員、兵稱「貴」如：「貴官」、「貴同志」等。
          3.對人民稱「先生」、「女士」或通稱「台端」、「君」；對團體稱
           「貴」；自稱一律用「本」。
          4.文中遇有對上之「鈞」字與平、下行之「貴」字均不抬頭（提行）
           或空格。
       （二）間接稱謂用語：
          1.對機關、單位、團體不論上級、同級或下級，一律稱其「單位全銜
           」。
          2.對官兵個人稱其「職稱」、「官階」或「同志」，並得冠以姓或姓
           名；對下級亦得簡稱「員」，並冠以姓，如：「某司長」、「某上
           校」、「某某同志」、「某員」等。
          3.對長官稱其「職銜」（即職稱），如有區別姓氏必要時，除對院長
           、部長將姓氏置於職銜之前外，其餘均按軍銜稱其「職銜、姓氏、
           官階」，如：「司令某上將」、「司長某中將」、「指揮官某少將
           」等，均不抬頭（提行）或空格。
          4.對人民稱「先生」、「女士」或「君」，並於其前冠以姓氏或姓名
           。
          5.如一再提及某一單位或人員，除第一次外，餘得稱「該」。
       （三）受文者之稱謂：
          1.上行者：
           (1)對行政院行文，逕稱「行政院」。
           (2)對國防部部長行文，應逕稱「國防部」。
           (3)其餘有隸屬關係者，概以單位全銜稱之。
          2.平行者：以受文單位「全銜」通稱之；對三軍以外機關、團體則稱
           其機關、團體之全銜，不得稱其簡銜，如：「外交部」、「台北市
           政府」、「財團法人海峽交流基金會」。
          3.下行者：概以單位全銜稱之。
          4.作戰期間使用部隊番號代號行文時，一律稱「○○○○部隊」或「
           ○○○○部隊部隊長」。
          5.信封或公文封須書對方職銜、姓氏時，概依前列各項規定書寫。
      五、其他有關用語，按下列原則執行：收辦案件，如係知會性副本或例行備查
        性文件及案情內容不需辦理、答復者，應簽明理由，方可簽請「存查」、
        「備查」、「存參」等。
 第六節、簽稿撰擬
  第一款、一般原則
    03036 簽稿擬辦方式：
       一、先簽後稿：凡制定、訂定、修正、廢止法令規章，有關政策性或重大興
         革事項，以及牽涉較廣、內容複雜，暨其他重要案件，須先簽請核定後
         再據以辦稿。
       二、簽稿併呈：依法辦理或案情簡單，處理情形僅須酌加說明、析述或限時
         辦發不及先行請示案件，以簽、稿合併簽請核判。
       三、以稿代簽：一般案情簡單，處理途徑別無選擇之案件（含創稿）或例行
         呈轉公文，得逕行以稿代簽方式辦理。
       四、以「簽稿併呈」方式簽擬公文時，應在簽呈密等及解密條件上側（左緣
         與「簽稿併呈」第一字簽字齊平16號字）或便簽左上角加蓋「簽稿併呈
         」字樣，併呈文稿上得不需再註記。辦理文稿時應在文稿單位全銜上側
         （左緣與單位全銜第一字齊平16號字）註明「先簽後稿」或「以稿代簽
         」等字樣，以區分簽稿方式，惟先簽後稿之原簽呈得不需加註。
    03037 作業要求：
       一、正確：各項文字記述、術語、簡語、數字及標點符號等，均應正確無誤
         ，避免漏字和使用不當文字、俚語；內容、主題不可歪曲，並切忌主觀
         與偏見。
         法律統一用字、用語表如附件23。
       二、簡潔：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明，儘量避免客套；簽
         稿應保持整潔，字體力求工整，單字不成行，開頭無標點。
       三、一致：對簽稿撰擬、文字用語、結構、格式及各項作法，均應確按規定
         ，力求一致；敘述不可輕重或本末倒置；同一案情的處理方法不可前後
         矛盾，互相牴觸。
       四、迅速：自收辦案件、蒐集資料、研究分析至提出結論、建議，應在一定
         時間內完成；對久未核決案件，應主動催查。
       五、完整：對於每一案件，應作深入廣泛研究，從各種角度、立場考慮問題
         ，對相關單位應密切協調連繫。所提意見或辦法，應力求具體可行，並
         備齊與案情有關之必須文件（文內引述相關案件時，除應檢附原案或案
         管單位簽證之縮影影本外，餘不得使用影本），構成完整幕僚作業，以
         供上級抉擇。
    03038 清簽清稿：簽呈或文稿，承辦人員不得塗改、添註或挖補；各級核轉人員如
       有刪改、添註，應按下列原則辦理：
       一、國防部各幕僚單位呈部長、副部長、參謀總長及各司令部幕僚單位呈司
         令、副司令之簽、稿，若經各級審稿長官刪改或添註 3處以上者，原則
         上應一律發回清簽、清稿。
       二、其餘如有刪改、添註，以不影響整潔、清晰為原則，惟各級核稿人員須
         於刪改、添註處加蓋職官章，但刪改、添註、塗改或覆蓋超過半行者，
         均應重新清簽、清稿；惟有關金額及關鍵數字、文字等部分，應清簽清
         稿後重新上呈。
       三、簽稿經清簽、清稿再上呈時，原簽、稿應附於案後，以供原刪改、添註
         長官查考；有關政策、計畫、法律（規）等涉及責任者，原刪改之簽稿
         均應隨案歸檔。
       四、簽、稿經長官核批後，刪改、添註、塗改處如不易辨識者，承辦人員應
         提供校對文稿，俾利發文人員之核校。
    03039 簽稿整理與放置：
       一、簽稿完成後，應以上齊左齊裝訂，若有附件，紙張折疊應與簽稿紙張規
         格大小相同，以維整齊；另黏貼制式之標籤，附件、附呈標籤由上而下
         貼於文件之右邊緣。
       二、簽、稿放置順序如下：
        （一）簽稿併呈：簽呈在上，文稿在下。
        （二）先簽後稿：文稿在上，簽呈在下。
       三、附件放置順序應以簽稿內容說明先後順序由上而下依序排列為原則。
  第二款、簽呈撰擬
    03040 簽呈之性質，為幕僚處理公務時運用文字表達意見之文件，其作用在使主官
       瞭解案情，並作裁決之依據。
    03041 簽擬準據：
       一、原則上應以法令準則或成例為依據，無依據時，應衡情度理或與有關單
         位會商擬具之。
       二、提供之意見或辦法未獲上級同意而另有指示者，依其指示辦理；惟如與
         法規或政策有牴觸時，應以書面陳明提供裁決。
       三、重要案件，應先請示辦理原則後再行簽辦，請示或主官垂詢時，應儘量
         實施面報，避免事事以書面簽報。
    03042 簽呈款式：
       一、先簽後稿：按「主旨」、「說明」、「擬辦」3 段式撰擬，任何一段均
         不可省略。
       二、簽稿併呈：視案情繁簡使用「簽呈」或「便簽」，除用「簽呈」仍按 3
         段式外，採用「便簽」時，以條列式簽擬。
         簽呈紙格式如附件24。
         便簽紙格式如附件25。
       三、有簽無稿：
        （一）因某一案件對長官有所簽報、陳述或說明時，除對總統使用特定之
           「簽呈」及對行政院院長專用「簽」外，餘視案情繁簡使用「簽呈
           」或「便簽」。
           呈總統簽呈格式與應行注意事項如附件26。
        （二）一般存參或案情簡單文件，得於來文原件主官簽署後之空白處，以
           條列式簽註簡單意見，如空白處不敷時，則另用「便簽」。對法規
           、業務準則及其他須錄案辦理部分，應另行摘錄立案辦理。
           文件錄辦單格式如附件27。
       四、依來文採「以稿代簽」方式撰擬時，不得於來文空白處簽註意見。
    03043 簽呈撰擬要領：
       一、「主旨」：扼要敘述所簽案情要點與目的（不可書寫「如說明」），使
         主官獲得「何事」概念。請示語，應列於本段結尾，並適切使用「請核
         示！」或「簽稿併請核示！」等。
       二、「說明」：就案情來源、經過、事實、理由、有關法規，以及處理方法
         分析、協調會辦情形之歸納，暨主辦單位所持立場等，作簡要敘述，使
         主官瞭解「為何」之細節，本段不提擬辦意見。
       三、「擬辦」：為簽呈之重點所在，應針對案情提出具體處理意見或解決問
         題方案，供主官採取「如何」之決心，其注意事項如下：
        （一）本段應詳述具體意見或辦法，不得簽擬「按說明第○項辦理」。
        （二）一般案件切忌濫提多案，重大案件以不超過 3案為原則，各案應冠
           以「甲、乙、丙案」或「第 1案、第 2案、第 3案」等名稱。
        （三）凡有二、三案，應對各案優缺點或利弊得失提出具體分析及以何案
           為佳之結論，以供抉擇。
        （四）本段不列請示用語及避免用「當否」、「可否」、「是否有當」、
           「是否可行」等贅語。
       四、「簽呈」規格與篇幅，除比照本章第 3節「文書結構與作法」中 03027
         條第 1項第（三）、（四）款規定辦理外，並以不超過 2頁為原則。
       五、「便簽」原則上按何事、為何、如何等思維程序分項條列，簽擬意見或
         具體作法。
    03044 簽呈之簽章方式：
       一、承辦人於簽呈或便簽內容結尾後空白處簽蓋職官章，並於職官章下沿用
         阿拉伯數字註明年、月、日、時、分（橫寫單列，年、月、日、時、分
         ）如：99年 1 月 1日 8時30分書寫為9901010830，範例如下：

              ↑┌───────┐
              1 │       │
              ㎝│職  官  章│
              ↓│       │
               └───────┘
                 9901010830
                 ← 3 ㎝ →

       二、各級核稿人一律使用職官章，核定人則使用職官章或簽名，各核稿人蓋
         章位置以承辦人職官章為基準，第一核轉人併蓋於承辦人右旁，依次以
         兩章併列及自左至右向下疊蓋，保持整齊劃一，核判人單獨於右方批核
         。
       三、各級核稿人及核定人職官章簽註時間方式與承辦人同。
       四、簽呈撰擬空白處不足簽章時，承辦人與各級核稿人，得於次頁簽章，蓋
         章方式依前項規定辦理，並加蓋騎縫章。
  第三款、文稿撰擬
    03045 文稿是公文之草案，由各單位依業務處理權責及規定程序審定判行後，繕發
       正式公文。
    03046 文稿撰擬準據：
       一、先簽後稿：按簽呈核定內容撰擬。
       二、簽稿併呈、以稿代簽（含創稿）及其他文稿等，除例行呈轉公文外，應
         依有關法規、成例或實際狀況等，衡情度理撰擬之。
    03047 文稿撰擬要領：
       一、按行文對象或行文事項之性質選用適當之文別應採之結構撰擬，並注意
         與受文者之關係地位，不失立場、不越權限。
       二、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛
         之詞及陳腐套語、地方俗語與公務無關者均請避免。
       三、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，如必須提供全文，宜
         以抄（本）件或影印附送。
       四、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，應以
         括弧加註原文，以茲對照。
       五、文稿表示意見，應以負責態度提出具體意見，供受文者抉擇，不得僅作
         層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。
       六、公文性質重要，且須受文單位主官迅速瞭解其內容者，應於公文左上角
         加蓋紅色「重要命令」戳。並按下列規定辦理：
         「重要命令」之使用，承辦參謀及各級核稿人員具有建議與刪除權，在
         簽稿左上角標明「重要命令」紅色字樣，由各級單位依權責（國防部由
         各一級幕僚單位主官）負責審定，切忌濫用。
       七、公布法規、訂頒業務準則或有關規定等，於敘述時，動詞一律在前，如
         ：
        （一）訂定「○○○施行細則」。
        （二）修正「○○○辦法」第○○條條文。
        （三）廢止「○○○辦法」。
       八、多種規章同時發布，可併入同一令內處理。
       九、所有資料圖表均應註明調製年月日及調製單位。
       十、各類公文，除按規定之結構與作法撰擬外，對「令」、「呈」、「函」
         的撰擬並應注意下列事項：
        （一）一稿以一種文別為限，除按本章第 2節「文書類別用法」中所定依
           其主從關係適宜使用正、副本外，同稿或同一公文不得將「令」、
           「呈」、「函」併列；同一公文須同時使用「令」、「呈」、「函
           」或兼有文、電者，均應分別敘稿。
        （二）一文的受文者有兩個以上且無主從之分，但其內容有不同時，文內
           應將不同之處與針對某一受文者，分別列出。
        （三）定有辦理或復文期限者，應在「主旨」段內敘明。
        （四）概括的期望用語（如：「希照辦！」、「請鑒核！」、「請查照。
           」等），應列於「主旨」段結尾，不在「辦法」內重複，至具體詳
           細要求有所作為時，則列入「辦法」段內。但如「主旨」段內對所
           期望事項已有具體敘述時（如：「希於某月某日完成見復！」）等
           ，則免使用。
        （五）承轉公文或引錄長官指示，稿內應摘敘來文或指示要點，內容過長
           無法摘敘或必須保持原意時，應列為附件，不可書「照錄原文」或
           「自某處敘至某處」等字樣。
        （六）對總統、院長或部長之一般原則性指示，如須轉達所屬單位時，應
           融會其意旨下達，避免使用層奉總統、院長、部長、總長等語氣。
        （七）重申原有規定時，以摘錄原規定要點為原則，如原規定過長得列為
           附件。
        （八）抄送副本，除於文內對副本單位應行處理事項已有明確交代外，應
           在副本單位後用括弧註明抄送目的（抄送目的用語應依行文者與受
           文者關係適切註明），如：請照辦（上級對下級）、請查照（平行
           或不相隸屬單位）、請協助辦理換證事宜等，並力求具體扼要；答
           復來文而以副本抄送有關單位之公文，應於文內敘明案情。
        （九）引敘文號方式：
           1.答復對方來文，應將對方來文日期及字號於「說明」段第 1條中
            引敘（如：依據貴室99年 8月 8日國聯戰計字第0990009999號函
            辦理。）；另對來文內容確需加以引述者或須定期按規定呈報（
            或函送）之作業辦理事項（如：年度各計畫執行成果表等），得
            於「說明」段內引敘。
           2.承轉公文，如需引用來文機關及文號時，應於「說明」段第一項
            引敘，其引敘原則如下：
            (1)轉另一單位辦理逕復時，應予引敘。（如：依據軍備局案（轉
             ）呈採購中心99年 9月 9日國採文檔字第0990009999號文辦理
             。）
            (2)無查考或聯繫可能之一般承轉公文可免列。
            (3)層轉具有查考價值之命令，只引敘最高發文單位及其文號，惟
             中間單位另有規定事項時，得視情形適宜引敘之。（如：依據
             國防部99年 9月 9日國聯戰計字第0990009999號令轉行政院函
             辦理。）
           3.發文單位引錄本單位前案文號如有須說明之事項得於說明段一併
            敘述之。另引敘文號應在文號前，詳細註明發文單位及年月日。
            （如：依據本部99年 9月 9日國部文檔0990009999號令辦理。）
           4.上級單位（以各司令部為例）收辦公文依處置權責，以次級單位
            （幕僚單位）名義逕復來文業務單位辦理，以減少部稿者，簽稿
            說明段引述來文使用「奉交下」字樣。（如簽呈說明：奉交下國
            防部99年 9月 9日國部文檔字第0990009999號令辦理。）
        （十）行文單位分行列舉方式：
           1.公文分行各級單位時，正、副本欄單位按既定單位順序，依序全
            部列出，不得使用概括敘述或書「有關單位或表列冊單位」等字
            樣。
           2.正、副本欄所述行文單位及受文者欄單位名稱應依照本章第 5節
            「公文用語」中「受文者之稱謂」書列單位全銜名稱，不得書列
            簡稱。
        （十一）附件欄書寫方式：
            1.附件種類以不超過10項為原則，應在「附件」欄詳列其內容名
             稱（檔名不得使用符號且不超過15個中文字）、媒體型式、數
             量及計量單位，如：一、永固計畫，紙本，40，頁。（附件描
             述方式以單份頁數為準）二、永固計畫，磁片， 2，片；惟附
             件種類若超過10項者，應以配佈表方式辦理並依內容名稱、媒
             體型式、數量及單位描述。
            2.發送同一附件超過乙份且各單位數量相同時，其附件描述方式
             同前。
            3.附件以正本為限，如需附送副本收受單位，應在「副本」項內
             之單位名稱後註明「含附件」或「含○○附件」。
            4.同一公文受文者之附件名稱、數量、編號不同或某受文者不發
             附件等，應另行註明：
             (1)以配佈表並依媒體型式、數量及單位格式敘明各單位之附件
              ，並以人工方式發送。
             (2)可於說明欄內註明。
             (3)應於正本欄各單位後抄送目的中敘明，並以人工方式發送。
            5.重要或獨立性附件，或可能與公文脫離分存之附件，均應在附
             件名稱下方註明原文之「發文單位、日期及文號」，以利查考
             之用。
            6.凡人、畜、機器、器材、書籍及其他重要物品等，除在「附件
             」欄詳細註明外，並應由承辦單位自行派員遞送，不得視同公
             文附件送發。
            7.非文字附件，如光（磁）碟片等電子儲存媒體，受文單位應將
             媒體裝入非文字附件裝置袋內密封蓋章後，隨文歸檔。
             非文字附件裝置袋格式如附件28。
            8.附件應檢點清楚，隨稿（文）附送。如需以抄本（件）或影本
             發出，辦稿時請書「抄送」或「檢送○○影本」等字樣。附件
             如不及或不能隨稿附送時，請註明「封發時，附件請向承辦人
             或某某洽取」字樣。有時間性之公文，其附件不及隨文送出者
             ，請註明「文先發，附件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發
             文號碼，備於補送附件時註明。附件宜儘量複（影）印，或以
             電子檔案傳遞替代之。例報表冊，應於表冊之首部或封面具備
             發行條件各欄，如名稱、年月日、文號、呈報者、駐地、機密
             要件等。
        （十二）速別區分：
            1.本項係指公文收受者，自收到至辦畢之全程時限，依公文緩急
             以「最速件」、「速件」、「普通件」 3種區別之。
            2.各級對公文上速度之區分，應特加審慎，凡有時限性公文，必
             須詳細考慮公文傳遞及對方作業所需最少時間，作合理之區分
             ，並提前發出，不可任意濫用「最速件」、「速件」，尤不得
             使用「特急件」、「最急件」、「急件」等名稱。
            3.公文速別除「普通件」不須標明外，「最速件」及「速件」應
             按下列原則區分及標明：
             (1)對下行文，如案情確須於文到 1或 3日以內辦畢或呈報者，
              「速別」欄始可區分為「最速件」或「速件」。
             (2)對上、平行文，如案情確須於文到 1或 3日以內獲得核（回
              ）復始能處置或採取行動之急要案件，速別欄始可區分為「
              最速件」或「速件」。
             (3)限期公文，如有 2個以上分行單位，而執行期限有緩急先後
              者，應於本文內分別敘明應辦事項及辦理期限，以做為文卷
              室管制依據。
        （十三）密等及解密條件：
            1.密等及解密條件除按本手冊第 4章第 8節有關規定填註外，並
             按下列規定辦理：
             (1)除在公文稿、簽呈紙「密等及解密條件」欄填註機密屬性、
              機密等級及解密條件外，另在稿、簽用紙左上角加蓋機密等
              級藍色斜線章（公文管理系統產製者得以黑色列印），一線
              示「密」、二線示「機密」、三線示「極機密」、四線示「
              絕對機密」。
             (2)簽擬密級以上公文時，除應標示各項章戳外，另於公文簽稿
              右上角依公文之「機密屬性」加蓋下列保密警語章戳：屬「
              軍事機密」者，加蓋「本件屬軍事機密如有妨害機密維護者
              依相關法律偵辦」之紅色戳記。屬「國防秘密」者，加蓋「
              本件屬國防秘密如有妨害機密維護者依相關法律偵辦」之紅
              色戳記。屬「一般公務機密」者，加蓋「本件屬一般公務機
              密如有妨害機密維護者依相關法律偵辦」之紅色戳記（公文
              管理系統產製者得以黑色列印）。
             (3)對密級以上文稿，承辦人員均應視公文內容屬性予以區分機
              密等級，各級核稿長官依需要提昇或降低其機密等級，惟須
              於更改處加蓋核改長官職官章，以明責任。
            2.密等及解密條件欄以標示有關保密事項為主，凡處理機密文書
             ，於核定機密等級之同時，應加註機密屬性、解密條件及應注
             意事項，以減輕受文單位文案卷保管負擔及防範洩密情事發生
             。
            3.解密條件應明確訂定解密時間（如：保密至110 年10月 1日解
             除密等），不可概括敘述，如另有解密條件可於解密時間後再
             加註解密條件（如：本件屬軍事機密，保密至民國100 年10月
              1日或演習結束後解除密等。）。
            4.附件應逐頁於上緣居中填註機密要件（機密等級、機密屬性、
             保密期限或解密條件等）及於下緣編註頁碼（第ｘ頁，共ｘ頁
             ），並同時加蓋騎縫章。
        （十四）保存年限、檔號及縮影：
            1.保存年限區分依據「國軍檔案管理手冊」及業務實際需要與內
             容性質，適當填註「保存年限」（即本件保存○年）。「檔號
             」則按「分類號」相關規定填註。
            2.公文、簽（稿）之縮影，應依「國軍檔案管理手冊」 05003至
              05005條規定辦理，並於縮影欄確實填註。
       十一、公文中主官簽署，按本章第七節「蓋印與簽署」各項規定辦理；但於
          擬稿時為簡化起見，主官職銜下僅書「姓」，名字則以「○○」表示
          之，緊接主旨（或說明）段書寫，不須空行。如「旅長○軍少將○○
          ○」。
       十二、各種公文除電話紀錄、專用式或彙辦式表格公文，可各按其固定格式
          填辦或撰擬外，電報使用電稿紙；法規、業務（作業）手冊及附件得
          用A3、A4規格用紙撰擬。
       十三、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。
       十四、法規之制（訂）定、修正，於發布或轉發時，請於法規名稱之下註明
          公（發）布、核定或修正日期及文號。
       十五、案件如已分行其他單位者，應於文末敘明，以免重複行文。
       十六、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字，上下左右空隙，力求勻稱
          ，單位全銜、受文者、本文等均應依橫式書寫方式製作。
       十七、文稿 2張以上者應裝訂整齊，並於騎縫處平正加蓋業務承辦單位騎縫
          章，另於每頁之下緣正中位置加註頁碼（第ｘ頁，共ｘ頁）。
          通用稿紙格式如附件29。
    03048 文稿簽章方式：
       承辦人及各級核稿人均用職官章，除「核判人」可用蓋章或簽名外，承辦人
       及各級核稿人應於主官簽署欄次行，依其人數多寡採兩章併列及自左至右向
       下疊蓋方式保持整齊劃一。至於年、月、日、時、分之簽註方式，同 03044
       條第 1項規定。
  第四款、協調會辦
    03049 基本觀念：
       一、協調、聯繫，為達成共同任務之必需手段。
       二、熱忱負責、誠懇合作、和諧禮貌為進行協調與解決問題之基本態度。
       三、幕僚協調、聯繫及會辦，係協助或代表主官（管）處理公務，而非幕僚
         間之個人行為。
    03050 一般原則：
       一、各級單位縱橫間應經常保持密切聯繫與協調，應於個人工作處理簿「個
         人聯繫協調資料記載表」中記載及列入交接，以免業務處理重複或脫節
         。
       二、協調會辦應揚棄本位主義與主觀成見，基於當前政策與整體利益及實際
         狀況、互相溝通、同心協力，採取一致之行動。
       三、在職掌範圍內之業務，應勇於負責，其性質有欠明確者，應依業務主從
         關係密切合作，不可互相推諉。
       四、凡受理協調會辦案件，應視同本身業務慎重處理。
    03051 協調會辦方法：
       應依問題繁簡難易及案件之輕重緩急，於下列斟酌選用之：
       一、電話協調：時間迫切或案情簡單而無保密顧慮者行之，必要時作公務電
         話紀錄。
       二、面洽協商：案情較繁，涉及單位不多而亟待解決時行之，惟必要時得作
         公務會談（商）紀錄，並依正式公文處理及歸檔。
         公務會談（商）紀錄格式及使用說明如附件30。
       三、書面會簽：重大案件須由對方詳加考慮研辦時，或不須面洽協商者行之
         ，惟僅限於機關（內部）單位內部使用。
       四、會議協商：案情牽涉較廣，使用上列各項方式無法解決時行之。
       五、公文協調：對外單位或其他機關不適於使用上列各項方式時行之。
    03052 協調會辦要領：
       一、對外單位之協調會辦依下列規定辦理：
        （一）凡涉及立法院與監察院有關聯繫事項者，應協調國會事務業管單位
           辦理。
        （二）對非軍事機關之建議涉及政策性事項，應協調國防部有關司、室、
           局、會辦理。
        （三）應依案情、權責及事先請示之原則，以作協調之依據。
        （四）凡涉及本單位 2個以上單位之業務時，應先完成內部協調，以求意
           見之統一。
        （五）凡遇重大案件，須進行高階層協調時，應由主管單位簽請核定，並
           予適切安排；必要時，應先行幕僚協調，以作為高階層協調之基礎
           ，其須召集有關單位舉行會議協商時比照行之。
        （六）應由主辦單位之主管人員，先以電話接洽或面洽相關單位主管人員
           ，秉承各該單位長官意旨，商定共同辦法；如事涉兩單位以上不便
           一一前往商洽，得由主辦單位邀請有關單位派員以會議方式商定之
           ，並將紀錄分送各有關單位。
        （七）凡須會銜發布之案件，由主辦單位根據議定草案，使用會銜專用稿
           紙，依會銜單位多寡，另繕同式之文稿（含附件）敘稿繕正，於判
           行後，備函送受會單位判行；該受會單位於判行後，應備函再送次
           一受會單位判行，並由最後承會單位按發文所需份數繕印、填註發
           文字號（不填發文日期）。用印後，依會稿順序，備函逆退其他受
           會單位填註發文字號（不填發文日期），用印後送至主辦單位填註
           發文字號、日期、用印後，正式發文；並將原稿（含附件）各一份
           附於各受會單位公文後，分送各受會單位存檔。會銜案之同式文稿
           並無正、副本之分。
           會銜公文會辦單格式如附件31。
           會銜公文機關印信蓋用續頁表格式如附件32。
        （八）會銜發布之案件，其全銜應按主辦及主、次要性質之順序排列為原
           則。
        （九）一般例行性及徵詢案件，依需要以電話或逕以公文協調之。
        （十）各單位派員對外洽辦公務，如未獲得結論或協議時，應即向上反映
           ，以便上級進行協調。
        （十一）對外國機關（構）之協調，應依業務性質，透過相關外事連絡單
            位，提供必要之協助。
       二、對本單位之協調會辦，依下列規定辦理：
        （一）儘量使用電話或以面商會談方式進行，避免行文。
        （二）依據業務職掌與權責，力求減少協調層次，以爭取時效，並應與相
           對單位協調，原則如下：
           1.法有明文規定之例行案件、無明文規定之普通案件，由基層幕僚
            單位相對會辦。
           2.涉及變更政策法規或法無明文規定之重要案件，由一級幕僚單位
            相對會辦。
        （三）由承辦人遵照主官（管）對案件處理之構想與指示，蒐集有關資料
           ，先作深入研究分析，俟確定協調會辦單位及有關事項後，再進行
           協調會辦。
        （四）會辦公文除案情簡單或經先行協調同意者以原簽呈或來文及稿件會
           簽外，其必須以書面會簽者，應使用會辦單送會。
           會辦單格式如附件33。
        （五）凡應協調會辦之案件由主辦單位先與會辦單位洽商簽辦，或送會後
           再行綜合簽辦，並將原會辦單附於簽呈後呈核；未經完成協調之案
           件，不得逕行簽核。
        （六）會辦案件送會方式：
           1.凡有時間性或重要案件及幕僚組織型態簡單之單位暨同一文卷室
            內單位，以由承辦人親持洽會為原則。
           2.一般或次要案件且非同一文卷室之單位者，得送由文卷室按附件
            46-1「收文登記表登記規定」第18條有關「會辦」規定辦理。
           3.凡內容複雜、研辦費時者，如案情涉及數個單位，宜採會商方式
            進行，並由主辦者統一管制之；若主辦單位必須以書面會簽而又
            時間迫促者，得同時分會（分會會辦單應加蓋原承辦人及核判人
            職官章並簽註時間，始可送會，並不得以彩色影印送會），依限
            催還。
        （七）收會案件，處理方式如下：
           1.各單位會辦案件均須經各業管主官親自核定後始可會辦或退會。
           2.收會案件除送會目的內容中，述明有時間性之案件應隨會隨辦外
            ，其餘按速件時限（3 天）期限處理，並按規定列入稽催；如確
            因研辦費時，無法依限會畢時，應按規定辦理展期，並通知送會
            單位。
           3.會辦案件處理時限、展期手續及延誤懲處等，應依附件81「國軍
            文書處理時效管制獎懲基準表」辦理；另受會單位對會辦案件，
            如無法依限辦畢退會，應在會辦單之「會辦意見」欄之首行填註
            展期理由及天數，以明責任，各級核稿之正（副）主官（管），
            對展期原因應予審查。
           4.受會單位收會時承辦人應填註收會時間，還會時應將會辦意見裝
            訂於會辦單後方並加蓋騎縫章及填註退轉時間，俾明責任及稽催
            管制作業。
           5.對於會辦文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改
            正，或於會辦意見說明，不應逕行修改。
           6.公文會辦屬文書流程之一環，應遵行政院訂頒「文書流程管理作
            業規範」，公文處理時限日期之計算區分為一般公文、專案管制
            案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢
            案件、監察案件等 7種納入管制，不得逾限。
        （八）各級幕僚單位之間會辦公文應由相對單位主官蓋章為原則，若授由
           副主官代行時，應在職官章下簽註「代」字。
        （九）案件先經會簽，核定後不必再會稿，視需要以副本知會會辦單位（
           必須憑副本辦理簽證或為憑證者，受會單位應於受會時註明「請送
           副本」，其餘自行登記辦理，不再抄送副本）但奉核定事項如與原
           會簽意見有變更時，應於敘稿前先知會有關單位。
        （十）公文案情涉及數個單位者，應由主辦單位負責協調有關單位綜合簽
           辦，並注意下列事項：
           1.除機要事項得單獨發布外，其餘行政事項概由主辦單位一次綜合
            發布，副知各有關會辦單位。
           2.主辦單位綜合發布時，對受件者邇後洽辦事項及各協辦單位之個
            別任務均應明確指示原則，並自始至終負責催辦完成。
           3.協辦單位應負責貫徹綜合文件中之指示，主動辦理相關業務，並
            將辦理情形隨時通知主辦單位，俾使掌握全般狀況。
        （十一）受會單位意見若以剪貼方式粘貼於「會辦意見」欄時，承辦人應
            於粘貼右下緣接縫處加蓋單位騎縫章或承辦人職官章，以明責任
            。
       三、代表出席部外單位會議人員階層依下列規定辦理：
        （一）五院院長主持之會議，國防部由業管單位主官代表出席，各司令部
           由參謀長（含）以上人員代表出席。
        （二）各部會首長或次長以上主持會議，國防部由業管單位處（組）級以
           上主管出席，各司令部由處長以上主管代表出席。
        （三）一般性業務會議，國防部由業管單位副處（組）長以上人員出席，
           各司令部由副處長以上代表出席。
           國防部公文呈核呈判及會辦流程圖如附件34。
  第五款、呈核呈判
    03053 簽呈、文稿擬妥後，應注意事項：
       一、文件經承辦人擬辦後，應即分別按其性質，用公文卷夾遞送主管人員核
         決，如與其他單位有關者，應先行會商或送會。
       二、文書之核決，於稿面發文單位主官簽署後空白位置簽名或簽章辦理，其
         權責區分如下：
        （一）初核者係承辦人之直接主管。
        （二）覆核者係承辦人直接主管之上級核稿者。
        （三）會核者係與本案有關之主管人員（如無必要則免送會）。
        （四）核決者應依單位業務分層負責規定之訂定。
    03054 審稿、呈核（判）要領及應注意事項：
       一、簽稿、文別及附加標示（先簽後稿、簽稿併呈及以稿代簽）是否相符。
       二、前後案情是否連貫。
       三、有關單位已否會洽。
       四、程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。
       五、文字詞句是否通順。
       六、措詞是否恰當。
       七、有無錯別字。
       八、業經核可之簽呈，除經批明仍應親判者外，餘均呈由次層長官判發，惟
         仍應依分層負責明細表所律定之核判權責規定辦理。
       九、簽稿審核與刪改：各級核稿長官對簽、稿如有刪改、添註，除清稿按本
         節第 1款 03038條有關規定辦理外，刪改添註方式如下：
        （一）刪改部分應在原文字上方用「○」圈去（誤圈或仍需保留者則在原
           字○下方用「△」符號註記），不可塗改。
        （二）改寫或添註之文字，書於刪改或添註部分之上（下）方空白處，並
           在更改處加蓋職官章。
       十、各級核轉及核決長官，除應注意簽、稿內容是否適當外，並對機密要件
         或電報優先等級，以及稿面上公文速別與行文單位列舉等，均應嚴加審
         核，以防濫用。
       十一、各級核轉及核決長官，對簽、稿如有不同意見必須發回重辦時，應明
          確批示或指示要點。
       十二、核決用語：
         （一）批簽除另有指示者外，一律用「如擬」或「可」；核轉人員如無
            其他意見，不另簽註「擬如擬」字樣；呈閱公文一律用「閱」或
            「悉」；判稿一律用「發」或「行」；如由次層長官先判發，再
            補呈閱者用「先發」。
         （二）代批代判者與上列方式同，惟應在職官章下署一「代」字，另已
            經授權者依分層負責明細表律定權責代批代判不需加註「代」字
            。
         （三）批簽、判稿以用藍、黑、紅不褪色筆為原則。
       十三、使用公文卷夾應注意事項：
         （一）文書之呈核（判）等過程中均應使用公文卷夾，並以公文夾顏色
            做為單位內部傳（遞）送速度之區分。
         （二）公文夾用較厚且堅韌之紙張印製，密件公文應用特製之密件袋。
         （三）公文卷夾之正面右下角標明承辦單位全銜。
         （四）公文夾區分如下：
            1.速件及會辦使用紅色卷夾。
            2.密件（含）以上使用黃色卷夾。
            3.速密件及其他重要公文（如公告等）使用藍色卷夾。
            4.普通件使用白色卷夾。
         （五）公文夾之應用，必須與夾內文書之性質相稱。公文卷宗、夾塑膠
            套格式及公文呈閱單格式如附件35。
       十四、補呈（覆）閱：
         （一）經批示「先發」之公文，發文後由承辦人主動協調文卷室調借原
            案填單補行呈閱。補呈閱單不需層層核章，若呈主官覆閱，僅由
            主管核章後逕呈主官即可。若補呈主管，則由承辦人蓋章逕呈。
            公文補呈閱單格式如附件36。
         （二）經核定之簽、稿，如核定內容有變更、增刪或核定長官另有指示
            等，承辦人應將原案再分呈各核轉長官覆閱。
         （三）公文呈核判作業流程中，單位最高核判長官如未批示意見，即逕
            退轉承辦幕僚，不再層層覆閱，以有效節約公文處理時效。
       十五、審稿核判：
         （一）各單位應依業務權責及範圍訂頒「分層負責明細表」，各級主官
            （管）依權責分別審稿、轉呈、代判及核判。
         （二）各級審核、承轉，不可延擱，過程應力求簡化；核決長官亦應明
            快抉擇，速決、速行。
         （三）遇長官臨時公出或其他事故不在辦公室，如案情緊急確實無法等
            候或延擱時，應由代理人（權責已奉核定者）核決，並加註「代
            」字及「補呈」用語，事後再補呈權責主官。
 第七節、蓋印與簽署
   03055 公文蓋用印信及簽署規定如下：
      一、各級單位任何文件，非經單位主官或依分層負責規定授權各層主管判發者
        ，不得蓋用印信。
      二、監印人員如發現原稿未經判行、或密級以上公文機密要件未簽奉權責長官
        核定或未依規定標示、註記者，或有其他錯誤，應即退送補判或更正後再
        蓋用印信。
      三、監印人員於待發文件檢視無誤後，依下列規定蓋用印信：
       （一）令：
          於公文單位全銜右方蓋單位印信或關防，文後緊接署主官職銜（職稱
          、軍種、階級）、姓名，免蓋職章。
       （二）呈：
          於公文單位全銜右方蓋單位印信或關防，文後緊接署主官職銜（職稱
          、軍種、階級）、姓名，緊接蓋職章。
       （三）函：
          1.上行文（僅限部長對行政院用）文後緊接署職銜、姓名，蓋職章。
           如「部長○○○」。
          2.平行文或不相隸屬或對民眾之函件，於文後緊接蓋單位主官職銜簽
           字章。
       （四）公告（張貼者）、聘書、訴願決定書、證照、在（離）職證明書等：
          1.蓋單位印信或關防，文後緊接蓋單位主官職銜（職稱、軍種、階級
           ）簽字章；聘書、證狀等有存根聯者，騎縫處蓋用印信或關防，存
           根不蓋。
          2.各種證照如貼有當事人照片，應於照片右下端加蓋主官職章或單位
           鋼戳。
          3.大量之複印「令」、「人令」或「公告」，為求簡化，得將職銜簽
           字章改署職銜、姓名，逕行打印；如以副本抄呈上級時，簽署方式
           亦同。但與非軍方單位會銜發布「令」或「公告」時，仍應於文後
           蓋單位主官職銜簽字章。
       （五）書函、開會通知單、移文單、機密文書機密等級變更（或註銷）通知
          單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，文後緊接蓋用發文單位
          條戳。
       （六）通報：於文後蓋單位條戳；通報簿呈核時，則蓋通報單位各級人員職
          官章，呈核後彙布。
       （七）每日公報：於文後緊接蓋單位條戳。
       （八）公務電話紀錄、電報：於結尾緊接蓋發（收）話（電）人職官章呈核
          閱。
       （九）指示：採印刷發行，於文後署發布單位主官職銜、姓名或單位全銜。
       （十）法規命令：除發布「令」按規定用印簽署外，以印刷發行者，不需於
          法規名稱下加蓋單位印信或關防。
       （十一）業務（作業）手冊：於發布令右上方蓋單位印信或關防，另於文後
           署單位主官職銜、姓名。
       （十二）因遂行某項任務所訂之實施方法、規定或計畫、方案，以及一般公
           文之附件等，如係抄轉者，不蓋用印信；自辦者，除一般例行附件
           及表冊格式等外，凡屬規定、要求、建議或查報事項等性質重要並
           冠有名稱者，均以公文為依據，公文蓋用印信則所附文件亦蓋用印
           信，並蓋於其名稱後方，否則不蓋用印信信。
       （十三）會議（報）紀錄需分發者，須簽奉核定後行文分發。
      四、會銜公文：
       （一）國防部與其他各部會間，如有會銜公文不蓋部印；但其他機關蓋用印
          信時，本部會同蓋用印信，各司令部與非軍事機關之會銜公文比照辦
          理。
       （二）國軍各單位間之會銜公文，屬於「令」、「呈」者，應會同蓋用印信
          ，「函」則一律不蓋用印信，簽署方式亦與「令」、「呈」、「函」
          所規定者同。
      五、公文發文用印時，於原稿右上方監印人下側空白處蓋「已用印信」或「已
        電子交換」章戳，原稿不蓋用印信。
      六、公文採雙面列印，在 3頁以上時，應於騎縫處平正鈐蓋單位騎縫章；印刷
        文件不蓋；簽呈與文稿各在 3頁以上者，亦應於騎縫處鈐蓋業務承辦單位
        騎縫章。
      七、有關作戰、情報、後勤、軍法、主計、眷服等特定文書或表單證卡等之蓋
        用印信，概依有關規定辦理。
      八、有關證明書、執照及契約書等，如以外文製發，應蓋用機關印信及外文製
        發之首長職銜簽字章或首長外文簽署；亦可依雙方協（約）定蓋用印信、
        章戳方式辦理。
   03056 兼職及代理職務之簽署方式如下：
      一、兼任：兼任職務者，應在兼任職務上冠以本職。
        ○○指揮官兼○○校長○軍少將○○○
      二、代理
       （一）主官因故無法行使職權期間，由代理職務之副主官簽署，並於銜名下
          依實際情況分別註以「因公出國」、「請假」、「調訓」等及「代行
          」字樣。
          1.副部長代理部長職務時之簽署，採兩簽字章併列方式：
           部長○○○因公出國
           副部長○○○代行
          2.軍職單位副主官代理主官職務時之簽署，採兩簽字章併列方式：
           司令○軍中將○○○因公出國
           副司令○軍少將○○○代行
       （二）主官出缺及新任尚未發布或到職，奉令由副主官代理或另奉派代者，
          按下列方式簽署：
          1.由副主官代理者，副主任代理主任○○○
           副指揮官代理指揮官○軍少將○○○
          2.另奉派代者，代指揮官○軍少將○○○
      三、兼代：
        單位主官因「公出」、「調訓」或專案等並未出缺，又無適當之職務代理
        人，經上級派員兼代時，其簽署方式如：
       （一）上級兼代下級主官職務時，兼代者簽署於原主官之前。副指揮官代理
          指揮官○軍中將○○○
          旅長○軍少將○○○（調訓）
       （二）同級或下級兼代時，兼代者簽署於原主官之後。
          指揮官○軍中將○○○（調訓）
          ○○旅旅長○軍少將○○○兼代
      四、兼任、代理或兼代職務，於發布公文時，均用所兼任、代理或兼代單位印
        信及其主官職章。
   03057 套印、借印與提印：
      一、經常性的大量印刷文件，如業務（作業）手冊及各種證照等，於印製前須
        徵得主管印信權責單位同意後，再交由指定之國軍印製單位實施「套印」
        。
      二、新編成立、主官編階調整或番號變更單位，新印信未頒發前，或未頒印信
        之臨時性單位，必須使用印信發文，或因其他特殊原因必須借用其他單位
        印信時，應報請印信原核發單位同意後始得借用，且以借用同等級單位印
        信為原則，並在借用印信邊框右上角重疊加蓋橫書藍色「借印」章（借印
        字體為陽文楷書， 2字 1公分見方，間距 1公分不加邊框）。
      三、上級單位主官在本單位以外地區急需發布公文時，得提蓋就近之所屬單位
        印信，並在提蓋用印信邊框右上角重疊加蓋橫書藍色「提印」（規格如同
        「借印」）戳；但非經提用印信長官親自核准之公文，概不得提用印信。
   03058 國軍各級單位除因作戰任務需要，以番號代號行文外，餘對各機關、學校、團
      體及國軍各級單位行文一律以單位全銜為之；使用單位代號之公文，蓋用印信
      方式比照本節有關規定辦理，公文簽署不論上、平、下行或兼任、代理及兼代
      ，一律書「○○○○部隊長」。

附件3-公文程式條例

附件4-標點符號用法表

附件5-公文書橫式書寫數字使用原則

附件6-令公文紙格式

附件7-報告格式

附件8-函公文紙格式

附件9-公告格式

附件10-書函格式

附件11-開會通知單格式

附件12-公務電話紀錄格式

附件13-通報格式

附件14-每日公報格式

附件15-電報稿紙格

附件16-重要工作提報單格式

附件17-國軍機密文書處理補充規定簡明表

附件18-「機密資訊」審定簡明表（思維程序）

附件19-國防部各單位(機關)業務處理分層負責實施要領

附件20-交辦(議)案件通知單格式

附件21-催辦案件通知單格式

附件22-國軍文書處理現行作業流程簡化具體作法

附件23-法律統一用字、用語表

附件24-簽呈紙格式

附件25-便簽紙格式

附件26-呈總統簽呈格式

附件27-文件錄辦單格式

附件28-非文字附件裝置袋格式

附件29-通用稿紙格式

附件30-公務會談（商）紀錄格式及使用說明

附件31-會銜公文會辦單格式

附件32-會銜公文機關印信蓋用續頁表格式

附件33-會辦單格式

附件34-國防部公文呈核呈判及會辦流程圖

附件35-公文卷夾式樣及使用說明

附件36-公文補呈閱單格式

 第一節、基本原則
   04001 公文處理包括收文、承辦、稽催（時效管制）、繕校、發文、歸檔等全部過程
      ，各部門及有關人員應相互協調，密切配合，以竟全功。公文處理程序圖如附
      件37。
   04002 公文處理應貫徹下列要求：
      一、劃分性質：
       （一）資料性質：未結案件集中於文卷室便於運用，已結案件集中於案管單
          位利於疏散，文獻史料集中於史政單位利於檢送。
       （二）單位性質：按業務繁簡、組織大小，採不同方式作業。
      二、聯合作業：
        凡同一單位之文書勤務、收發、繕校、文卷管理及稽催輔導，以集中管理
        、統一調配、彈性運用、協調簡便為原則。
      三、完整編案：
        文件辦畢後，應即交文卷管理部門歸檔、編案，構成完整文卷，避免遲滯
        不歸。
      四、主動借（調）卷：
        文中敘明前案者，應由承辦人自行主動辦理借（調）卷，以利彙、併案處
        理。
      五、強化稽查：
        由文書檔案主管單位及文卷室與基層幕僚主管，各依其職掌權責，實施公
        文時效管制、稽催與文卷管理督導，促使管制週密，至於稽查方式，則可
        自行研訂配合。
   04003 公文可依其機密性、重要性及時間性區分，作為公文處理之依據：
      一、依機密性：區分「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」 4種，除
        按本章第八節「機密文書處理」規定辦理外，應在公文「密等及解密條件
        或保密期限」欄按「國軍保密工作教則」標示機密要件（包含機密等級、
        機密屬性、保密期限或解密條件等）。
      二、依重要性：概分為「重要」、「普通」 2種，區分原則如下：
       （一）速密件及有關政策性案件、重要施政計畫、法令、準則、制度之擬訂
          、修正或廢止及依本手冊第 3章第 6節 03047條第 6項規定所下達之
          「重要命令」等均列為「重要」。
       （二）一般例行性公文及其他無時間性或機密性公文均列為「普通件」。
       （三）上述公文之重要性，除「重要命令」應按規定加蓋戳記外，其餘概免
          標示，由各級人員視其公文內容作適當處理。
      三、依時間性：分為「最速件」、「速件」、「普通件」三種，除「普通件」
        外，「最速件」及「速件」應在公文「速別」上分別標示。
      四、凡「電話傳真機」透過有（無）線電遂行通信者，請確依「國軍保密工作
        教則」 07072條規定辦理。
   04004 公文處理時限依本章第 6節 04049條規定為準；公文傳遞以公文電子交換或郵
      遞為主。
   04005 國軍各級單位如因業務及所屬單位繁多，應定時集中交換，其交換原則與程序
      ，請參閱本章第九節有關規定策訂實施。
   04006 國軍各單位公文電子交換收發文處理原則如下：
      一、公文電子交換，係指將公文及其附件資料經由前置處理器（ FEP），透過
        網路及電子交換管理中心，傳遞予收受者。各單位對於適合電子交換之公
        文，應以電子交換行之。
      二、公文電子交換作業應由文書單位或單位收發負責辦理。
      三、各單位應於單位網站上設置電子公布欄專區，視公文性質登載於電子公布
        欄專區，並得輔以電子郵遞告知，不另行文。
      四、登載電子公布欄之公文應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專
        區移除。
      五、各單位電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄相關記錄及文稿，至少
        保存 1年。
      六、罕用字應使用國防部共用補充字集，若缺字依國防部公文電子交換作業要
        點向權責單位申請，不得自行造字及符號。
      機關公文電子交換作業辦法如附件38。
      國防部公文電子交換作業要點如附件39。
   04007 國軍各單位公文電子交換收發程序如下：
      一、公文電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文列印、檢視處理
        、分文、編號、登錄、傳送等。
      二、公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電
        子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果
        、處理失敗訊息等。
   04008 受文對象為人民、法人或其他非法人團體，其公文電子交換作業時，應符合行
      政院「機關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及
      國防部相關作業規定。
 第二節、收文
   04009 收文區分「總收文（限國防部及各司令部）」及「單位收文」 2層級。
   04010 各級單位對外來文件，應由文卷室統一收受，其他業務單位或人員如有逕行收
      到文件，仍須送交文卷室登記，以利查考。
   04011 凡外來電報，其收件單位明確者，由通信中心或譯電單位逕送業務單位文卷室
      收受；餘由總收文分辦。
  第一款、總收文
    04012 總收文工作，由文書主管單位或管理人員負責辦理。
    04013 總收文之作業程序區分點收、拆封、給據、分文、編號、登記及分送等。
    04014 拆封及注意事項：
       一、收到文件拆封後，如為密件（含）以上公文應由指定之人員拆封後依 0
         4071、 04072條規定辦理；普通件點驗來文及附件名稱、數量是否相符
         ，如有錯誤或短缺，除將原封套保留註明外，應以電話或書面向發文單
         位查詢。
       二、應檢視文內之發文日期與送達日期或封套郵戳日期是否相符，如相隔時
         日較長時，應在文面註明收到日期。
       三、來文附件裝訂整齊附訂於公文後，隨文附送；附件較多或不便裝訂者，
         應裝袋或捆紮於文後，並書明○○○○號附件字樣，於分文時一併隨文
         送辦。
         附件袋格式如附件40。
       四、公文先到而附件未到者，應即洽詢發文單位補齊附件或於尚未編列（總
         ）收文號前採退文方式處理；若為急要件，可先送承辦單位簽辦，其附
         件如逾正常時間未寄到時，應速協調發文單位補齊。
       五、來文如屬訴願、訴訟、人民陳情案，其封套應附訂於文後，以備查考；
         郵寄公文之封套所貼郵票，不得剪除。
       六、來文如有誤投，應退還原發文機關，其有時間性者得代為轉送，並通知
         原發文機關。
       七、機密文件經單位主官指定之處理人員拆封後，須送總收文登記掛號者，
         在原文加註「本件呈奉親拆」或「本件由○○○單位拆封」，以資識別
         。
       八、公文附件如屬現金、支票、匯票、有價證券等，應送同一單位主計人員
         或承辦單位點收保管，並於文內附件項下簽章證明。
       九、附件為人、畜、機器、器材、書籍或其他重要物品等時，應按 03047條
         第10項、第11款 (6)規定處理。
    04015 點（簽）收及注意事項：
       一、收發人員收到公文或函電，除普通郵遞信件外，應先將送件人所持之送
         文簿或清單逐一查對點收，並就原簿、單，註明收到時間蓋戳退還；如
         無送文簿、單，應填給送件回單。單位如未設收發單位者，應指定專人
         辦理。
       二、收發人員收到之文件應登記於收文簿，最速件、密件、郵電或附有現金
         、票據等應定時彙送；另文件封套上指定收件人姓名者，應另用送文簿
         登記，並比照上述文件送達。
       三、收件應注意封口是否完整，如有破（污）損或拆閱痕跡，除應通知發文
         單位外，並當面會同送件人於送件簿、單（或收據）上，註明退還或拒
         收。
       四、公文附件數量有短缺時，在來文送件簿（單）註明退回，如屬郵寄，在
         來文首頁右下方蓋章並簽註時間，協調由承辦單位催補，若承辦單位拒
         收，則採退文處理。
       五、電子交換收文人員應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方法實施身分辨識
         程序，並於電腦系統確認相符後，即時或定時進行收文作業，且應立即
         傳送回覆訊息，並依一般收文作業程序繼續辦理。
       六、電子交換收文人員應注意傳遞交換之前置處理設備是否解開電子文件封
         包、儲存電子檔、確認發文單位及檢查附件與文件有否疏漏或被竄改。
       七、電子交換收文人員於電子收文後須列印收受之公文，同時得由收文方之
         電腦系統標明電子交換公文，如電子公文超過一頁以上時，須加印頁碼
         及騎縫章。
       八、收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息，應依其訊息擷取相關資料
         ，並為妥適處理。
       九、電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應依收文程序辦理，如發現來文
         有誤送或疏漏時，應通知原發文機關另為處理，已列印之公文則登錄後
         予以銷毀。
    04016 給據：
       一、掛號郵件，在郵單上蓋戳。
       二、專人遞送者，在送件簿（單）上蓋戳。
       三、無送件簿（單）者，應給收據。
       四、最速件、速件，應在郵單或送件簿上註明收到月日時分。
       五、如有 04014條第 8、 9項之情形，應註明數量、規格、品質等。
    04017 分文（提呈）：
       一、分文通常依文書主管單位（總收文）、文卷室（單位收文）、業務主管
         單位（或承辦人）相銜接之順序辦理。
       二、總收文人員收到來文經拆封登錄後，送交各單位文卷室辦理，如係電子
         交換、傳真、郵電或外文文電，應按程序收文分辦。
       三、於來文「左」上角（總收文章右側）註明主辦單位名銜，並按下列原則
         分辦：
        （一）原則上應按來文所敘之主旨目的，以確定主辦單位。
        （二）來文係答復本單位去文者，概依來文所敘述之發文單位、文電代字
           送原承辦單位收辦，如須會辦或移辦，概由該收辦單位自行酌定辦
           理。
        （三）來文涉及數個單位之業務而不能區分性質之主從者，依來文主旨所
           敘首一事項之主管單位為主辦單位，由其收辦後再行會辦或協調有
           關單位辦理。
        （四）有關專案性費用申請案件，應分由業務主管單位主辦，控制專款與
           主計單位會辦。
    04018 編號、登記：
       一、凡送達之正式公文，應於來文首頁左上端空白處加蓋總收文登記章，並
         按年份編列總收文通號，急要公文應提前編號登錄（例：收文第 09900
         000001號，計11碼）。
       二、將來文單位、時間、文電字號、附件及案由摘要、機密等級等登記於「
         收文簿」內。
         總收文簿格式如附件41。
       三、例行表報（不含機密件）、通令、指示、法規及業務（作業）手冊暨其
         他非正式文件與私人函件等，均不編列總收文號，一律以送文簿分送簽
         收辦理。
       四、電報使用原譯電單位所編之號碼，另立專簿登記分辦。
       五、承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦
         收文手續時，仍沿用原收文日期及原收文號，另發文機關應於該文之發
         文日期後方加註00年00月00日補發○○單位。
       六、電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應依序編收文號，加蓋收文日期
         章戳，登（轉）錄摘要資訊，並將相關電子檔與收文號連結。
    04019 分送：
       一、將文件（機密件應再加封套）登記於送件簿，分送承辦單位文卷室簽收
         。
         收文送件簿格式如附件42。
       二、代收及免編總收文號之文件，另登「送文簿」分送。送文簿格式如附件
         43。
       三、各業務單位所收受之文件如有異議不得拒收不辦，欲改分或逕移其他單
         位時，應由該單位主官（管）或副主官（管）（參謀本部由各聯參執行
         官或同階層副主官先與有關單位協調後決定）註明原因蓋章，即日退回
         改分；但逾時 1工作日，或已作收文處理及已簽辦之文件，概不得退請
         改分，應即由收文單位協調確定承辦單位後，函送業管單位辦理。
         公文退件改分單格式如附件44（限收受由總收文所
         分文件 1日內退回改分使用）
         移文單格式（限各部會間移文使用）如附件45。
       四、若來文確定非受文單位業管範圍時，受文單位應以函退回，請原發文單
         位重新核定再行送發。
       五、凡來文性質不明之案件，文書主管單位應即協調主管業務職掌單位解釋
         ，一經認定，不得推諉；經認定之主辦單位，應積極協調會辦單位辦理
         ；如對解釋發生異議，而涉及職掌劃分不清問題時，由經解釋之主辦單
         位再簽會業務職掌主管單位後，呈請副主官（幕僚長）裁定，並視需要
         儘速由經解釋受文單位召集協調會解決。
       六、文件於分辦時，如因各業務單位互相推諉，因而發生延誤責任，其經最
         後裁定承辦並曾受分文單位，應負該項公文之延誤責任。若最後裁定承
         辦而未曾受分文之單位，雖不負該項公文之延誤責任，但應依限迅速處
         理。
       七、承辦人員對開會通知應優先處理；若事涉不同單位，應依會議事由所述
         首一事項之主管單位為主辦單位，先行派員與會，事後依會議內容簽奉
         常次或副總長以上長官核定後，再移請業管單位續辦。
  第二款、單位收文
    04020 單位收文由文卷室負責辦理，注意事項如下：
       一、各獨立單位內部應設立文卷室，指定專人擔任收發，並與文書主管單位
         （總收文）保持密切聯繫，單位收發以設置一級為限。
       二、收受文件之點收、拆封及給據，均按總收文之作業規定辦理。
       三、已建置公文管理系統單位者毋須列印甲、乙、丙三表之「收文登記表」
         ，由文卷室於公文系統中作業。
       四、經點收之文件，除本款 04021條所列者外，均請依下列程序辦理：
        （一）按年份依序統一編列單位文卷室收文號，並註明收到年月日時分，
           打蓋於公文右上端空白處，並依附件43送文簿格式編列單位收文號
           碼（例：收文第 09900000001號，計11碼）及摘記來文單位、字號
           與收件日期等，以利稽查。
        （二）登記甲、乙、丙三表之「收文登記表」。
           收文登記表格式及登記規定如附件46。
        （三）分送：
           1.將文件連同收文登記表（甲、乙、丙三表），分送交各業務承辦
            人簽收。
           2.如係新案或無法決定承辦人者，由承辦之基層單位主管或副主管
            指明案件承辦人。
           3.送交承辦人辦理之公文，如適值承辦人差假，其業務代理人應即
            簽收辦理；如有拒收情事，則送請收辦單位主管處理。
           4.文件由承辦人在收文登記表（甲、乙、丙三表）上簽（姓名、時
            間–年月日時分）收後，收文登記員應即將甲、乙表收回，丙表
            則由承辦人裝訂附於文上。
           5.收文登記表之使用及處理如下：
            (1)「甲表」：由文卷室抽存，按承辦單位分戶及「完成處理日期
             」順序排列於收文登記表稽催盒內，作公文稽催之用，辦畢歸
             檔後，按文卷室收文號順序排列，代替收文登記，屆滿 2年後
             ，由文卷室鑑定銷毀之。
            (2)「乙表」：由文卷室收文登記員，抽送承辦業務基層單位主管
             或副主管保管，按「完成處理日期」先後排列於「乙表稽催盒
             」內日期導卡後，以作公文處理時效管制，並代替基層收文登
             記之用。辦畢後，由各基層單位主管或副主管自行保管至結案
             止，即予銷毀。
             收文登記表鐵箱式樣如附件47。
             乙表稽催盒式樣如附件48。
            (3)「丙表」：由承辦人浮貼於來文裝訂線右側，上緣與公文各行
             第一字平齊，作核判過程中各級主官（管）查考之用，辦畢隨
             文歸檔。
       五、單位公文管理系統具登錄、管制、稽催、查詢等功能且整體環境可配合
         時，收文登記表得採一聯、二聯式或不使用收文登記表改以系統管制。
         採上述措施前，須將作業流程及規定呈上級文書檔案管理單位核備，惟
         密級以上公文應獨立列印收文登記表或清冊交由承辦人員簽收後，以年
         為單位裝訂成冊，由文卷室保管5 年。惟一般收、發文登記簿應保管 2
         年。
       六、單位文卷室收到之文件，經點收、登錄後，如有標示「重要命令」章戳
         之公文，應先提呈正、副主官（管）核閱，再依批示分送承辦單位處理
         。
       七、凡承辦單位收受之文件，經其主管核閱認為非屬該單位承辦者，應退回
         文卷室分文人員辦理改分，受改分單位如有意見，文卷室應即簽明理由
         呈請單位副主官裁定，不得再行改分（移）還，以免輾轉延誤。
       八、凡未經文卷室收文登錄之文件，承辦人應即主動送交文卷室辦理收文登
         記手續。
       九、會辦之文件，受會單位文卷室處理時限應視同速件，並依收發文程序辦
         理，或單位另訂處理規定，以加速會辦作業。
       十、會辦之文件，承辦人應經由文卷室編列會辦管制文號後，送受會單位。
 第三節、承辦處理
   04021 承辦人收到文件後，依左列程序辦理：
      一、立即於收文登記表（甲、乙、丙三表）上簽（姓名、時間）收後，將甲、
        乙表取下即時退交送文人員，丙表黏附文上（若承辦人差假，由職務代理
        人代收）。
      二、將文件登記於「工作處理簿」，俾賡續辦理發文、查考與歸檔事宜。
        工作處理簿格式與填寫須知詳如附件49。
      三、承辦人如收到傳真文件時，應即送文卷室編列收文號，並影印乙份隨同原
        件簽辦。
   04022 簽辦公文注意事項：
      一、依照規定簽辦，並完成下列手續：
       （一）依據「國軍檔案管理手冊」保存年限區分及業務實際需要與文件內容
          性質，適當填註「保存年限」（即本件保存○年）欄內。
       （二）依據單位所建立之「業務項目卡」將「分類號」填註於公文或文稿之
          「檔號」橫線上方。
          業務項目卡格式及使用說明如附件50。
       （三）文稿完成呈核（判）程序後，以「工作處理簿」送文卷室簽收、繕發
          、歸檔。
       （四）簽稿發文後如須續辦者，承辦人應即送文卷室歸檔，並按規定手續辦
          理調卷。
      二、公文收辦後，如發現公文或附件內容錯誤須退回來文單位更正時，承辦人
        應註明原因行文至發文單位辦理更正。
      三、緊急事項請先以電話洽辦，隨即補具公文。
      四、簽稿送請核判，如需附送參考資料或檔案，且數量較多時，應逐項標明附
        件號數或資料名稱，以利查閱。
      五、公文或附件需要收文機關轉發者，應儘量附送收文者需要之份數（附件發
        送原則，應按 03047條第10項辦理），以節耗費而爭時效。來文內有明顯
        之錯誤字句，應電洽改正，或於抄送時在文旁改正，如摘敘入稿，則逕行
        改正以避免錯誤之字句。
      六、公文欲登載於電子公布欄者，承辦人須於簽辦時註明，相關規定依第 3章
        第 3節 03027條第 2項第 9款辦理。
      七、附件抽存作業規定：
       （一）承辦人對來文附件有抽存之必要者，應於來文書明「附件抽存」字樣
          並簽名蓋章，並於簽呈說明附件抽存之用途，奉核定後登錄於工作處
          理簿，並於附件首頁註明發文單位、發文日期、字號，歸檔時應登錄
          於附件抽存登記管制簿。文書檔案管理人員應於屆期時催歸，並核對
          數量。
          附件抽存登記管制簿格式如附件51。
       （二）附件抽存時間每次以 6個月為限，如需續用應重新登錄於附件抽存登
          記管制簿。
       （三）附件屬作戰計畫、重要命令、計（規）畫或「密級」（含）以上文書
          等，均應註記「發文日期」及「機密要件」，經簽核抽存後，屆期均
          應歸檔；「密級」（含）以上書籍隨文轉發單位或個人存管者應列管
          造冊移交，若未隨文轉發（以配賦表通知領取）者，應於領取後另案
          簽奉核准後得以抽存，並依規定登記於附件抽存登記管制簿。
       （四）「密級」（含）以上附件應標示「機密等級」、「機密屬性」、「保
          密期限及解密條件」，無論創稿或來文，均以原核定之標示為準，嚴
          禁自行解密或以普通件典藏參用。
       （五）附件屬磁（碟）片、錄音帶、錄影帶、照片等非文字附件，應袋存歸
          檔。
       （六）附件若屬書籍、海報、宣傳資料及非機密之教材、準則、地圖等，應
          於原簽簽奉核可後，於附件抽存管制簿登記並註記存放地點，得不列
          入每半年之稽催，惟檔案室仍應不定期抽檢存放地點詳查數量是否符
          合，始得永久抽存。
      八、案件奉批示後應於 3日內（扣除假日）送交單位文卷室歸檔，如有延誤應
        先簽請權責長官核准後，知會單位文卷室辦理延後歸檔，並依簽准之日期
        歸檔。
      九、承辦人員應將已辦畢之案件進行逐頁編碼，其方式如下：
       （一）案件頁碼之編寫，涵蓋本文及其附件，先編本文，續編附件；如為密
          級以上公文，密件公文封應併同裝訂於附件最後 1頁，並編寫頁碼存
          管（密件公文封正反兩面皆應編頁碼），非密件公文之抄本（件）頁
          碼由檔案管理人員續編。
       （二）本文頁碼編寫前，應按其文件時間先後排序，早者在下，晚者在上，
          再予編號。如本文屬簽稿併呈者，則以簽為上，稿在下之次序編寫，
          其所屬附件，則各依其先後連續為之。
       （三）附件頁碼之編寫，除書籍型式或無法隨文裝訂者外，應併同其本文連
          續為之。
       （四）各案件之頁碼，應以鉛筆編寫於每頁之右下角；但文件為雙面書寫或
          列印者，雙面均應編碼，其背面頁碼於左下角為之。
      十、承辦人員應將辦畢案件中有下列非文字或無法隨文裝訂之資料者，予以註
        記處理，俾利後續點收：
       （一）案件本文及附件如屬微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶或其他方式
          儲存之媒體，應於該媒體承載物如：外盒、封套等上註明文號。
       （二）案件附件如為書籍型式資料者，應直接於該資料封面右上角註明文號
          。
      十一、奉核判之發文案件，承辦人員應於 3日內（自奉核日起算）辦理發文，
         切勿拖延，以免耽誤時效；送文卷室發文前，承辦人員應確實校對本文
         及附件資料，發現有誤，立即訂正，經校對無誤後，應於原稿「承辦人
         、電話」下緣加蓋承辦人職官章，並書寫年、月、日、時間，以示負責
         。無發文之案件，亦應於奉批示後 3日內辦理歸檔。
      十二、奉核辦結公文之計算，應以文卷室點收日為結案日期。
      十三、監察案件以監察院發文日期起算60日內（含例假日）應辦結，案情複雜
         無法於時限內辦結之案件，應於限辦期限內將辦理情形及未能結案之原
         因以創稿方式先行回復監察院，並申請展期，收到監察院同意展期之回
         函後，始得至文卷室更改限辦日期。
 第四節、發文
   04023 發文區分「單位發文」及「總發文」2 層級。
   04024 各級單位對外發文，以統一登記、封發為原則。
  第一款、單位發文
    04025 單位發文之作業程序分為審查、點收、編號、繕製、核對、用印、封發等。
    04026 審查：
       一、文稿內容繕製有無錯誤或重複。
       二、處理手續是否完備。
       三、與規定格式是否相符。
       四、機密文稿是否標示機密要件（「機密等級」、「機密屬性」、「保密期
         限或解密條件」）及機密等級斜線章、保密警語章等。
       五、如與以上各款發生不符問題時，應具體說明，送回原承辦單位修訂核定
         後，再行送發。
    04027 點收：
       對送發之稿件，經核對原稿，查對正文、附件與附還原案及其應辦手續無訛
       後，即於承辦人工作處理簿上簽章、點收及登記發文日期、字號，並退還工
       作處理簿。
    04028 編號（發文號）：
       一、文卷室依發文先後順序按年份編列「通號」（不分處、組、科）再冠以
         承辦單位之文電代字，登記於發文簿及文稿上送繕或送印；電報逕送通
         信中心拍發。
       二、單位發文通號每年 1月 1日起更易 1次（例：○○○○字第0990000001
         計10碼）。
       國防部97年至 101年文電代字編訂作業規定如附件52。
       發文登記簿格式如附件53。
    04029 繕製及注意事項：
       一、公文之繕製，除按 03010條規定之原則辦理外，上行文不得用複寫；書
         繕證狀得用印製、章戳或毛筆。
       二、副本之繕製與正本同，並於公文左上角與單位全銜齊之上緣加蓋「副本
         」戳記；為電子公文無法產生「副本」字樣時，應由收文單位鈐蓋「副
         本」戳記後分送業管單位承辦。
       三、法規、業務（作業）手冊等均以印刷為原則。
       四、分繕人員收到待發之文稿如認為所註明發出之期限急迫無法依限辦妥者
         ，應向承辦單位協調改訂，並在稿面註明，以明責任。
       五、凡屬極機密級以上及重要性之文稿，應指定專人負責繕（製）印。
       六、分配繕製（寫）之文件，應以當日繕製完畢為原則。
       七、繕製人員對交繕之文稿，如認為不合公文格（程）式或發現原稿有錯誤
         或可疑之處時，應先請示業務單位主管或承辦人查詢改正後再行繕製。
       八、公文繕製應一律使用統一規格之公文格式及版面，不得另加符號、代碼
         、浮水印等其他註記。
       九、繕製文件宜力求避免獨字成行成頁；遇有畸零字數或單行時，宜儘可能
         緊湊。
       十、繕製應照原稿，認清段落、字句與標點符號，並注意稿外之批註。
       十一、繕製完畢，應自行檢對，如有錯誤，應予改正，不得挖補，檢對完畢
          ，併稿送校。
       十二、任何具複（影）印功能之機具，如：影印機、傳真機及電腦掃描器等
          （不含印製場所使用印刷類機具）之使用，應依單位訂定之使用管制
          規定辦理；複印分類保密資料時需按權責完成「先簽核後複印」之程
          序，始可複（影）印，簽核單由複影印機保管單位保管，以備查考。
          複（影）印機使用管制規定依「國軍保密工作教則」第 4章第 7節規
          定辦理。
       十三、繕印人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應列示清
          單並將非電子交換公文列印，送請校對，並於原稿右上角加蓋發文件
          數統計章戳，如附件78。
    04030 核對及注意事項：
       一、文卷室對待發之文件，應詳加檢查核對，並依序編列發文字號及註明發
         文日期，避免事前給號方式以免造成空號或文號與日期未按序情形；如
         係密件或有時間性之文件應依規定標示，以提醒受文單位注意。
       二、公文繕製完畢後，核對時應注意奉核發公文格式、內容、標點符號及發
         文數量與原稿是否相符。
       三、核對者發現奉核發之文件有錯誤時，應退回重新繕製，其以電子文件行
         之者，該電子檔須一併改正。
       四、核對時如發現原稿有疑義或有明顯誤漏之處，不得挖補，應洽承辦人改
         正，並由業管正（副）主管簽章，以明責任；文內之有關數字、人名地
         名、時間及專用名詞等，應特加注意校對。另若對原稿尚有疑問者，應
         主動查明確定。
       五、公文核對完畢，應先檢查受文單位是否相符及附件是否齊全。
    04031 用印及注意事項：
       一、監印人員由文職人員、軍（士）官或經考核合格之聘雇人員擔任。
       二、監印人員對已核定需蓋用印信之文件，應登載「蓋用印信登記簿」；另
         不辦發文之文件，如需蓋用印信時，視同正式行文，應先由申請人填具
         「蓋用印信申請表」，依業務分層權責簽奉核定後，始予蓋用印信，並
         將申請表妥為保存，以備查考。
         蓋用印信登記簿格式如附件54
         總收發之蓋用印信登記簿格式如附件55
         蓋用印信申請表格式如附件56
       三、各級設有正式幕僚組織之單位，其具有判行權人員之印鑑筆跡，應建立
         「判行印章筆跡卡」送監印部門（含譯電室、傳真台部門）備查；蓋用
         印信前發現判行人身分不合規定、未經校對、內容錯誤或不合公文格式
         者，退請改正後再行用印。
         判行印章筆跡卡式樣及使用說明如附件57。
       四、蓋用印信除應特別注意印色濃淡適度均勻外，蓋用印信之使用、方式暨
         印色等，概依本手冊第 3章第 7節「蓋印與簽署」及第 5章「印信章戳
         」 05011條等有關規定辦理。
       五、用印完畢，於校對後文稿上下緣加蓋承辦人職官章並加蓋監印人名章及
         「已用印信」、「已電子交換」等章戳送發。
       六、監印人員對行文單位同時有電子交換及非電子交換之文稿，應核對其清
         單無誤後，方得於非電子交換公文蓋用印信，並循發文程序作業。
    04032 封發及注意事項：
       一、點收待發之公文，應複查附件是否齊全有無漏蓋章戳、公文與封套收受
         者是否相符後封固；並於公文封套上方及發文地址欄標明發文單位特種
         信箱號碼，逐案（件）登記於送文簿送發。
         公文封套式樣規範與範例如附件58。
       二、同一受文單位之公文得併封發出，並在封套上註明文號及件數。
       三、機密件、最速件或開會通知應於封套上加蓋戳記；機密件應另加外封套
         ，以重保密。
       四、單位發文在同一營區內以自行分送為原則，經總收發遞送之公文一律逐
         案（件）登錄送發。
       五、緘封完畢，傳遞者即按送件簿或傳遞單所列點交，並依郵寄文件按「寄
         件簿（單）」所列付郵，並取具郵局回執單。
    04033 送發公文，文卷室如估計不能於當日繕製完成，得變更程序先行交繕、交印
       ，俟繕印完成後，再編列發文日期及發文號，以免發生日期與發文號先後倒
       置情事。
    04034 電子交換發文傳送作業應注意事項如下：
       一、電子交換發文人員發文前應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式實施身
         分辨識程序，並於電腦系統確認相符後，始可進行發文作業。
       二、公文以電子交換行之者，核對人員除須核對內容完全一致外，並應注意
         其橫向格式是否相符，附件是否齊全。
       三、校對電子交換文稿，應於校對無誤後，列印全文為抄件。公文電子交換
         後，應於公文原稿加蓋「已電子交換」章戳，並將抄件併同原稿退件或
         歸檔。
       四、校對人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應詳加核對
         清單，並於校對無誤後，將非電子交換公文附於文稿內，循發文程序作
         業。
       五、電子交換發文人員發文傳送前，應依據文稿上註明之交換處理機制類別
         及安全管制措施項目，執行公文電子交換作業。
       六、電子交換發文人員應於傳送後，確認電腦系統已發送之訊息。
       七、電子交換文稿遇行文單位兼有電子交換及非電子交換者，應於發送後檢
         視清單，並得在清單上標明「已電子交換」。
       八、電子交換發文人員於傳送後，至遲應於次日在電腦系統檢視發送結果，
         依「國防部公文電子交換作業要點」第9 條規定辦理。
       九、公文以電子交換者，其發送或登載日期應配合公文上之發文日期立即辦
         理，避免發文日期與發送或登載日期產生落差。
  第二款、總發文
    04035 總發文工作，由文書主管單位或文書檔案管理人員負責辦理。
    04036 總發文之作業程序分審查、點收、分類、登記、裝封、傳遞等。
    04037 審查點收：同本節 04026、04027、04028條規定辦理。
    04038 分類：將各種送發文件，依「傳遞」、「郵寄」、「電子傳真」、「電子交
       換」區分處理之。
    04039 登記裝封：
       一、按受文單位分戶，將同一單位之文件，合併登記裝封或包裹。
       二、裝封傳遞各聯參單位或各處室之公文，須登記單位送件簿，由單位人員
         簽收攜回處理之。按受文單位分櫃，將同一單位之公文繕寫清單並校對
         無誤後合併裝封，交文電（交換）中心清點簽收並傳遞之。
       三、傳遞文件，繕印「傳遞清單」或登記「送件簿」。
       四、郵寄文件，加裝封套，受文者填寫特種信箱號碼（內裝文件仍按現行作
         業規定），其受文者地址欄除金馬地區外，應寫至縣轄市、鄉、鎮名、
         院（省）轄市則寫至區名，並繕寫發文字號。
       軍事單位使用特種信箱規定事項如附件59。
    04040 傳遞及注意事項：
       一、傳遞文件應由各單位指派專人負責直接傳送。
       二、郵寄文件：
        （一）將併封後之公文依單位之不同登載於郵局掛號函件執據上：將公文
           封套上所記載之發文字號、受文單位駐地信箱（或地址）及郵局所
           付予之掛號號碼登錄於郵局掛號函件執據上。乙式 2份， 1份交郵
           局， 1份留底存查，且按月分日裝訂成冊。
        （二）郵寄文件包括「大宗郵件」及「零星貼郵」兩種方式，區分為信函
           、包裹、印刷品、國際航空等，又依性質區分單掛號、雙掛號、限
           時掛號、航空掛號或平寄等方式交付郵寄。
        （三）專案郵寄文件，責由各承辦單位自行寄發。
 第五節、文卷管理
  第一款、歸檔
    04041 公文一經處理完畢，悉由文卷室收發人員直接歸檔管理：
       一、已建置公文管理系統單位，其歸檔作業由文書檔案管理人員直接點收辦
         理歸檔作業。
       二、使用收文登記甲、乙、丙表分辦之文件，於奉准存查或發文後，即用甲
         表送文書檔案管理人員簽收歸檔管理。
       三、創稿發文者，使用原發文及蓋用印信登記簿或另立送件簿，送文書檔案
         管理人員簽收歸檔管理。
       四、文件如移往其他單位辦理或退回總收文者，應將附文丙表及檢出甲表填
         註原因送文卷室處理。
    04042 文書檔案管理人員對歸檔文件，應注意下列事項：
       一、對於需「續辦」之文件應優先辦理歸檔，以備承辦人調卷。
       二、無收文亦無發文之簽呈、報告、參謀研究、計畫方案等，經核定成案者
         ，應於首頁簽呈、報告、參謀研究、計畫方案字樣後編列發文字號後，
         歸檔管理。
       三、簽、稿及收文一律以原件歸檔，如使用影本歸檔除須簽請單位正（副）
         主官核定，並應註明原簽（稿）及收文留存何處或併案文號。
       四、使用「歸檔專用密封套」應注意事項：
        （一）各單位處理依限辦畢之保防偵查及機密案件歸檔（含借調歸檔作業
           ），承辦人須使用「歸檔專用密封套」，於填寫密封資料時，經業
           務主管及單位主官審查無誤簽章後，始可密封辦理歸檔。
        （二）各文卷單位於年度辦理移轉作業時，對密封案卷須加強查察核對，
           若有必要可會同保防（政戰或保密督導官）人員拆封檢查。
        （三）機密檔案歸檔時，承辦人應使用機密檔案專用封套裝封並詳填各欄
           位資料，另於背面各封口加蓋職官章送檔案管理單位辦理歸檔。
           歸檔專用密封套式樣與範例如附件60。
       五、軍法審檢、監察等案件，得視需要採續辦處理方式辦理調卷，承辦人員
         於結案後彙案送交文書檔案管理人員辦理歸檔事宜。
       六、附件應隨案歸檔，相關作業事項如下：
        （一）若須隨文附送之個人資料（個人獎狀、執照、駕照…等）或抽存至
           其他處所（如圖書館、隊史館等場所）典藏運用者，應於文內註明
           並簽奉權責長官核定，登錄於附件抽存登記管制簿管制，文書檔案
           管理人員應於作業系統或目次表註記「附件承辦單位抽存」以明責
           任。（章戳樣式請參閱國軍檔案管理手冊附件20）
        （二）承辦人辦理附件抽存時，除應於附件首頁註記收、發文日期及文號
           ，另抽存之附件承辦人應登錄於工作處理簿內個人保管器材、圖書
           資料登記表內備查，離職時列入移交。
    04043 歸檔文件之點收清查規定如下：
       一、案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者，於退請補正後再歸檔。
       二、歸檔文件有污損者，應由承辦人員註明簽章後再行點收歸檔。
       三、文件未經簽奉核准「存查」、「存參」、「備查」或「案存」者，均不
         得歸檔，於退請補辦後始可歸檔。
       四、案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者，退請補正。
       五、歸檔文件漏編收（發）文號、未填註保存年限或分類號及是否需要縮影
         者，退請補編或補註再歸檔。
       六、案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者，退請補正。
       七、案件逾 2頁以上未蓋騎縫章者，退請補正。
       八、樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者，
         退請補正。
       九、案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者，退請補正。
       十、密封歸檔封面填註不全或錯誤者，退請補正後再歸檔。
       十一、歸檔文件經點收核對無訛，即於送件表簿或收文登記表加蓋點收日期
          章。
       十二、已編收文號之來文（除陳情函外）需轉發時，應以其影本為之，如必
          須將原來文列為附件轉發時，則應將其影本代替來文併原案歸檔，原
          來文之附件處理方式亦同，但如附件數量龐大且無留存價值者，可以
          其封面或首頁影本併原案存查。
         （一）附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時用「檢送」、「檢附」
            等字樣。
         （二）附件如需以原件發出，且原件僅一份時，應於附件欄下方空白處
            註明「原件隨文發出，以影印本歸檔」。
         （三）附件如需以抄本或影印本發出，擬稿時請於附件欄位註明「附件
            為影本」等字樣。
       十三、由送發單位自行派員遞送之光（磁）碟片等電子儲存媒體，收受承辦
          單位應將媒體以非文字附件袋裝置隨文歸檔。
    04044 文書檔案管理人員對點收之歸檔文件，必須隨歸隨辦，並依本章 04045條有
       關規定辦理，以利調卷。
  第二款、文卷處理
    04045 文件之分類、立案、編目、整理、裝訂、典藏、清理、移轉、移交及應用等
       作業，悉由文卷室負責，並參照「檔案法」、「國軍檔案管理手冊」規定辦
       理。
    04046 處理調（借）卷請參照「國軍檔案管理手冊」各項規定辦理。
 第六節、文卷稽查
   04047 文卷稽查係指對收發文登記作業及承辦人員處理公文速度之稽催與文件歸檔管
      理等之檢查，以達迅速確實，提高行政效率之目的。
  第一款、公文稽催
    04048 公文稽催在確使公文能於規定時限內處理完畢，並以承辦業務單位正（副）
       主管稽催為主，文卷室及單位主官分別管制督促為輔。
       公文催辦單格式如附件61。
    04049 公文處理時限：
       一、公文辦理期限，除經各級長官批示，應依限辦理外，餘由單位主管視公
         文之性質，參照下列標準斟酌決定，並由單位收發人員登記後，交承辦
         人員依限擬辦。公文處理時限計算標準如下：
        （一）最速件： 1日（但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成）
        （二）速件：不超過 3天。
        （三）普通件：不超過 6天。
        （四）公文內定有答復或辦畢時限或法令另有規定時限之案件，未逾來文
           所訂期限，而實際處理日超過6 日者，以 6日計算；未超過 6日者
           ，以實際處理日計算，但應依前述（一）、（二）、（三）規定於
           完成處理時限內先簽請主官（管）核閱，事先瞭解處理原則及方法
           ，有效稽催與管制。開會、會勘通知單等通知性質案件時限，以所
           指定開會、會勘日期後 3天（不含例假日），為全程限辦日期，惟
           承辦人員應於受文後在時限內先行簽擬意見（如：指派與會人員，
           建議意見、相關會辦事項等）呈核批示，並俟會議結束，將會議結
           果、會勘記錄及相關資料以簽呈、便簽或重要工作提報單簽奉權責
           長官批示後併案歸檔。
        （五）收會案件時限按 03052條第 2項第 7款規定辦理。
           公文處理時限計算標準範例如附件62。
           會辦公文時效統計表格式如附件63。
        （六）對經常性與固定性之申請、建議事項，應按其性質，區分類別、項
           目，分別訂定處理時限。
        （七）答復案件：自收文之當日起至發文之日止（包括會稿、會簽時間）
           ，所需天數應扣除例假（節）日、紀念日、國（特）定假日，為實
           際使用天數。
        （八）彙（併）辦案件：自規定彙報截止之日起算至全部辦畢發文之日止
           ，所需天數應扣除例假（節）日、紀念日、國（特）定假日，為實
           際使用天數。
        （九）創稿案件：如係交辦，以交辦之日起算；如係會議決定，以會議紀
           錄送達之日起算；如係先簽後辦，以送簽之日起算；如係直接辦稿
           者，以辦稿之日起算。
        （十）上述（七）、（八）、（九）項公文處理時限，凡逾期或展延者，
           均應包含逾期或展延之例假（節）日、紀念日、國（特）定假日為
           實際使用之天數。
        （十一）「專案管制案件」處理規定：凡需長時間多方面研議處理之重要
            或複雜案件，諸如涉及政策、法令或需多方面會辦、分辦，且需
            30天以上（含）始可辦結之複雜案件者，均可列為「專案管制案
            件」，以「案」為單位實施管制與檢查。
            1.列入「專案管制案件」，應依下列注意事項辦理：
             (1)業務承辦單位（承辦人）於原件處理時限屆期前提出專案申
              請，並陳明專案名稱與建案理由，依實際作業時程，訂定作
              業計畫期程表，先會請所屬文書主管單位審查，經單位主官
              或幕僚長核准後，將影本送文書主管單位編列「專案管制號
              」，業務承辦單位定期提報執行情形至結案止。
             (2)實施專案管制者，文書主管單位（文書官）及業務主管應分
              別建立「專案案件期程管制表」確實掌握各案時程，定期提
              報，對逾時（超過預定期程）者，仍需依本章04047 、 040
              48條規定實施公文稽催及申辦展期。
              專案管制案件計畫表格式如附件64。
              專案案件期程管制表格式如附件65。
             (3)「專案管制案件」依作業計畫期程表執行各階段之案卷，應
              先行歸檔；經文卷室查核與銷號後承辦人再依續辦程序辦理
              調（借）卷，以明責任。惟各期程案卷應於全案結束後辦理
              合併歸檔。
             (4)「專案管制案件」之收、發文除依本手冊04017 至 04029條
              相關規定、作業程序處理外，並以奉核定結案日期為預定辦
              畢日期之「全程時限」，惟應於「完成處理時限」內先簽請
              主官（管）核閱。
             (5)「專案管制案件」承辦人應主動協調文書主管單位辦理收文
              登錄、稽催管制、展期與歸檔等有關事宜。
             (6)單位文卷室及承辦業務正（副）主管應將全案之收文登記表
              甲（乙）表放置於公文稽催盒日期導卡最後部分，以備繼續
              查催，以免延誤。
             (7)預於30天內辦結之案件，均不得列為「專案管制案件」，各
              級文書主管單位應嚴格審查，並予詳細登記以備查核。
             (8)「專案管制案件」已訂定作業計畫及預定完成日期時間表管
              制，得免填寫「辦理超過30天以上案件個案分析紀錄表」。
             (9)專案管制 1次申請之處理時限，最長不得超過 6個月。
            2.各級主官或幕僚長核定「專案管制案件」權責區分：
             (1)超過30天以上， 2個月以內者，由上校級以上主官或幕僚長
              核定。
             (2)超過 2個月以上， 5個月以內者，由少將級以上副主官或幕
              僚長核定。
             (3)超過 5個月以上者， 6個月以內者，由中將級主官或幕僚長
              核定。
        （十二）人民申請案件得按其性質，區分類別、項目，分訂處理時限，予
            以管制。
        （十三）訴願案件應依訴願法及行政訴訟法之有關規定辦理。
        （十四）凡限時公文及其他依法令規定之限期案件，應依其規定時限辦理
            。
        （十五）監察案件依據「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」
            規定辦理。
            1.監察案件處理時限規定：
             (1)監察院公文主旨或審查意見已敘明辦理期限者，依公文所訂
              期限辦理。
             (2)監察院公文主旨或審查意見未敘明辦理期限者，以發文日起
               2個月（含例假日、國定假日）為期限。
             (3)行政院及所屬一級機關收受監察院來文後，須函請其他機關
              提供資料後回復監察院者，應在監察院來文限辦日期內，酌
              訂回復機關答復期限（例如行政院函請內政部提供資料，可
              請內政部於文到 1個月內回復行政院）；其他機關層轉行政
              院及所屬一級機關來函或會商相關機關意見者，視同一般公
              文處理，惟仍應比照辦理訂定答復期限（例如內政部再轉請
              內政部營建署提供資料者，可請營建署於文到 2週內回復內
              政部）。
       二、收文單位發現所收公文對「速別」區分不當時，得由收文單位文書主管
         酌情刪改，並於刪改處蓋章，以明責任。
    04050 各級單位應依據前條規定時限，參照本單位公文處理各個流程（最少應區分
       「收、分文」、「承辦」、「核判」、「繕發」 4大環節），釐訂每一過程
       之處理期限，並對每一過程實施管制。但其全程時限應由文卷室及承辦人共
       同掌握、控制與查催。
       公文處理時間流程表如附件66。
    04051 案件須經詳細審核磋商或考查繁難之前案、以及政策性、法制性、計畫性之
       重大案件，不能在規定時限內辦出者，承辦人得主動按規定申請展期，由各
       級主官（管）斟酌核定（會辦案件亦同）：
       一、超過規定時限未逾 2倍者（普通件展期12天〔含〕以內），由基層業務
         主管或副主管核定。
       二、超過規定時限 2倍以上未滿30天者，由中層主管或單位副主官核定。
       三、公文辦理時間超過30天以上仍需展期者，應簽報單位正、副主官或正副
         幕僚長核准，並於辦畢後填寫30天以上個案分析表，呈各單位主官核判
         後始得辦理歸檔。
       四、來文定有答復期限，因故不能按期辦出而須展期者，應先行協調通知來
         文單位。
       五、展期之申請，除因文書勤務作業須展期者由文卷室辦理外，餘均由業務
         承辦人主動配合辦理。
       六、如99年11月 1日（星期一）收一般件公文，應於限辦日期11月 9日（不
         含例假日）辦畢歸檔。如需辦理展期，第 1次展期為 6至12天（不含例
         假日），應於11月25日（展期12天）辦畢歸檔。如迄12月13日仍未辦畢
         歸檔（公文辦理超過30日），應於辦結完畢 3天內填寫30天以上個案分
         析表，會稽催官並呈核單位主官核判後，始得歸檔。公文處理時間範例
         如附件66-1
       七、處理期間適逢連續假日較長者，為避免實際工作日數過短，造成執行上
         困難，得於公告處理時限時，以附註方式明訂：「處理期間遇連續 3日
         以上之國定假日或其他休息日時，其期間延長若干日數」（請視實際需
         要明訂延長之日數）。
    04052 稽催權責及要領：
       一、各類公文未於原規定之處理時限內辦結者，即屬逾期案件，逾期案件經
         辦理展期後，如公文實際有積壓事實者，仍應負積壓責任。另已建置公
         文檔案管理系統之單位，稽催作業由系統產製單位稽催單實施稽催。
       二、承辦人應依據附文之丙表及「工作處理簿」自我檢查，如限辦出；因故
         不能辦出者，應主動申請展期，並通知文卷室（展期手續請參閱本手冊
         附件46收文登記表登記規定）。
        三、基層主管應利用文卷室分送之乙表實施查催：
        （一）將乙表分成「已辦」、「待辦」 2部分，置於「稽催盒」內，待辦
           部分按「完成處理日期」放置導片之後，以便逐日檢查催辦。
           導片式樣如附件67。
        （二）每天必須檢查待辦之乙表 1次，考查各承辦人辦理情形，並督促其
           迅速辦畢。
        （三）檢查會辦文件是否按期退回，逾期未退回者，應督促迅速辦理。
        （四）因故不能如限辦出之文件，應衡量實際情況，核予展期。
        （五）承辦人差假或受訓期間，其經辦未結及新收之公文，應指定業務代
           理人處理。
        （六）單位具有公文管理系統者，應以系統稽催為主。
       四、單位文卷室執行稽催應行注意事項：
        （一）文書稽催人員依據甲表，對逾限未辦畢或申請展延之公文彙整後，
           每週定期製發稽催單送請各幕僚正（副）主管實施查考及催辦；經
           各單位查證後再彙呈單位主官核閱，另對稽催超過 2次以上仍未處
           理者，應簽處承辦人及業務副主管。
        （二）按月統計公文時效統計表，呈送單位主官核閱；並另填 1份送文書
           主管單位（人員）備查。
           公文時效統計表格式及填表說明如附件68。
        （三）對辦理時間超過原辦理時限30天以上一般案件，除應持續稽催管制
           外，承辦人須填寫個案分析紀錄，適時簽報主官核處後，並限期結
           案。
           超過辦理時間30天（含）以上案件個案分析表如附件69。
       五、單位主官應經常派員對所屬單位之公文處理效率實施檢查（普查或抽查
         ），公布績效及改進缺失，以求公文處理時效之提高。
       六、專案管制案件及未結案之重要或複雜案件（諸如：涉及政策、法令或須
         多方會辦、分辦者），或須長時間或多方面研議始能定案者仍應將甲、
         乙表放置於日期導片最後部分，以備業務正、副主管繼續查催。
  第二款、文卷檢查
    04053 文卷檢查在使文件辦畢後均能歸檔，並迅速完成分類、編案、編目處理，使
       文卷保持完整。
    04054 文卷檢查權責及作業程序如下：
       一、文卷室文書檔案管理人員，應將發文原稿及存查文件處理銷號後，迅速
         移送卷管員辦理歸檔。
       二、文卷室文書檔案管理人員，對歸檔之文件，應依本章第 5節第 2款 040
         45之規定迅速完成分類、立案、編目等作業，按規定典藏，每月10日並
         應向文書管理人員查詢收、發文起止號碼，校對「收發文號檔號縮影號
         對照表」，清查所有收、發文是否均已歸檔，其已移（退）文者，亦應
         予明確註明，未歸檔者則應予限期催歸。
       三、單位文書主管應經常考查單位卷管作業情況，確實督導依規定辦理。
       四、單位主官（管）應經常督促文卷之集中管理，對文卷室歸檔及管理作業
         情形，定期實施檢查（普查或抽查），其有應歸未歸文件，確實督促催
         歸。
    04055 文卷檢查要領如下：
       一、按「文卷管理作業檢查紀錄表」所列，考核文件歸檔率及管理作業情形
         ，評定成績，呈報主官核閱，及分送文書主管單位備查。
         文卷管理作業檢查紀錄表格式如附件70。
       二、對應歸未歸之文件，應記錄收、發文號碼，查出承辦人員，督促文書檔
         案管理人員確實催歸，無故拒不歸檔者，應簽報主官核處。
 第七節、部隊文書處理
   04056 陸軍旅級（不含）、海軍艦艇、空軍大隊級（均含）以下單位，其公文處理除
      前述共同性事項外，依本節規定辦理。
   04057 部隊公文應由文書作業人員統收、統發，並登記於「部隊收發文登記管制簿」
      ，以便登錄、簽收、稽查、管制等。
      部隊收發文登記管制簿格式如附件71。
   04058 部隊公文處理應力求迅速，文書作業人員除應依照本章第 6節 04049條所定公
      文處理時限，將預定完成簽稿時限或全程日期填註於「部隊收發文登記管制簿
      」外，並應於公文左下角明顯處加註「本件應於00年00月00日辦畢」字樣，送
      交承辦人員簽收，以利時效管制，防患延誤情事。
   04059 文書作業人員對所收文件，於「部隊收發文登記管制簿」登記編號後，應先呈
      單位主官（或副主官）檢視，再送交承辦人簽收。承辦人員收辦公文後，應將
      來文單位、日期、文號及全案處理情形，詳細登記於「工作處理簿」，以便查
      考與業務移交（或代理）。
   04060 發文如依據來文辦理時，以所編收文號冠以文電代字，並將受文單位等填註於
      「部隊收發文登記管制簿」，對跨年辦畢之公文，重新冠以新文電代字及編號
      ，結案時採後案併前案方式歸檔；無來文者於「部隊收、發文登記管制簿」依
      收、發文之順序編發文字號；如根據數件來文彙稿發文者，則以第一件來文原
      編收文號為發文號，餘件均註明「彙某某號辦理」。
   04061 凡繕發後之文稿及奉准存查文件，由文書作業人員登載於「部隊收發文登記管
      制簿」後，交由承辦人員參考「國軍檔案管理手冊」有關規定。辦理文稿應統
      一保管於公文箱（櫃）內（公文箱規格型式依單位任務特性，自行規定）。
   04062 部隊公文存毀原則如下：
      一、法令、準則、財產契約及電腦磁（光）碟片等案件，保存至廢止失效為止
        ，其要領如下：
       （一）法令、準則或手冊或磁（光）碟片，應妥為整理保管，並建立目錄，
          俾便備查。
       （二）有關法令、準則或手冊、修訂之公文，應就有關原令加以修正及註記
          （文號）後，奉頒修正之公文即可按規定銷毀。
       （三）對新頒或廢舊之法令、準則及手冊，則應留新去舊，以免增加負荷。
      二、凡有行政參考價值之案件，可視實際需要保存 1或 3年。如經鑑定有繼續
        參考價值者，得不受此限。
      三、凡無參考價值之一般例行案件，辦畢後依保存年限及規定手續辦理銷毀。
      四、文件保存年限，由承辦人參考「國軍檔案管理手冊」第7 章「檔案保存年
        限區分」相關規定辦理。
      五、對機密公文之儲存及銷毀作業，參考「國軍保密工作教則」辦理。
   04063 清理銷毀：已屆保存年限之文件或部隊公文，應每季由承辦人員清理一次，簽
      報政戰主官或保密督導官複核鑑定、派員監毀，並將銷毀日期註記於「部隊收
      發文登記管制簿」、工作處理簿之「備考（銷毀）」欄，並由政戰主官或保密
      督導官蓋章證明。
   04064 移交：承辦人員離職前，應將「工作處理簿」會同文書作業人員依據「部隊收
      發文登記管制簿」所載文件名稱、數量核對無誤簽證後，再按「工作處理簿」
      逐件點交接辦人員，並由主官或副主官監交。
   04065 移轉：
      一、部隊擔負作戰任務或參加演訓時，依任務狀況攜帶與作戰有關之文卷，其
        他文件應造冊、裝封寄存上一級單位或指定之留守單位，俟作戰任務解除
        時，再取回保管。
      二、單位併編時，其保存之文件，應隨業務移交指定之單位接收，單位裁撤時
        ，應造具文件移交清冊（參閱國軍檔案管理手冊有關規定）連同文件及「
        部隊收發文登記管制簿」，送接收單位接管。
      三、機密文書清冊得參考「國軍保密工作教則」相關規定。
   04066 文卷稽催：
      一、單位正副主官（管）應不定期檢查所屬承辦參謀「工作處理簿」及核對單
        位「部隊收發文登記管制簿」，以提昇文書處理效率。
      二、文書作業人員應逐日檢查「部隊收發文登記管制簿」；對已逾規定處理期
        限仍未辦妥者，立即向承辦人員催辦，並報告主官或副主官指定展辦日期
        後，填入「部隊收發文登記管制簿」之「展辦日期」欄內，以憑繼續查催
        。
 第八節、機密文書處理
   04067 機密文書之處理：
      一、悉按本節規定實施，本節未規定者，依「國家機密保護法」、「軍事機密
        與國防秘密種類範圍等級劃分準則」、「國軍保密工作教則」、「通資業
        務手冊」、「國軍檔案管理手冊」及其他有關規定辦理。
      二、處理密級以上公文核定密等時，應將相關引用依據及解密條件於簽呈說明
        段最後一條註明並於擬辦段最後一條載明該文件所賦予之密等、屬性及解
        密條件（期限）供長官核判。例如：
       （一）說明欄最後一條：
          本件屬台澎防衛作戰計畫之一部，外洩之後將使國家安全或利益遭受
          重大損害，依「國家機密保護法」第 4條第 2項規定及「國家機密保
          護法施行細則」第 2條第 1項、第 7條第 2款，建議核予「極機密」
          級之「國家機密」，保密至民國○○年○○月○○日，解除密等。
       （二）擬辦段最後一條：
          奉核後，本件屬極機密之國家機密，保密至 115年9 月 7日解除密等
          。
   04068 機密屬性之區分：
      依「國軍保密工作教則」 01012點機密資訊之屬性區分為「國家機密」、「軍
      事機密」、「國防秘密」、「國家機密亦屬軍事機密」、「國家機密亦屬國防
      秘密」及「一般公務機密」等 6種。
  第一款、機密等級區分
    04069 概說：
       一、區分機密等級必須以國家（軍事作戰、國防或執行公務）或國防安全及
         利益為著眼，並研析此一機密資訊洩漏後可能造成之損害，而分別賦予
         「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」（即「一般公務機密」
         ）其中任何一種之等級。
       二、自軍事單位以外之機構或外國政府所獲得之機密資訊，應按其原始機構
         或外國政府所賦予之機密等級，予以相同或相等之機密等級，否則即按
         前項所述之規定辦理。
       三、無權核定機密等級之顧問、聘雇人員、契約商、國軍人員從事個別研究
         者，其所產製具保密價值之資訊，應送交相關業管單位審查，並核予適
         切之機密等級及保密期限或解密條件。
       四、機密等級之核定，應於必要之最小範圍內為之。
    04070 機密等級區分標準如下：
       一、絕對機密
        （一）「國家機密」等級區分為「絕對機密」者，必須符合國家機密保護
           法第 4條第 1項規定：「洩漏後，足以使國家安全或利益遭受非常
           重大損害之事項」。其所稱重大損害之認定標準，應依本法施行細
           則第 5條規定。
        （二）所謂「非常重大損害」，依「國家機密保護法施行細則」第 5條規
           定，係指有下列各款情形之一者：
           1.造成他國或其他武裝勢力，以戰爭、軍事力量或武裝行為敵對我
            國。
           2.使軍事作戰遭受全面挫敗。
           3.造成全國性之暴動。
           4.中斷我國與邦交國之外交關係或重要友好國家之實質關係。
           5.喪失我國在重要國際組織會籍。
           6.其他造成戰爭、內亂、外交或實質關係重大變故，或危害國家生
            存之情形。
        （三）「軍事機密」等級區分為「絕對機密」者，必須符合「軍事機密與
           國防秘密種類範圍等級劃分準則」第20條第 1項第 1款規定：「洩
           漏後，足以使軍事作戰安全或利益遭受非常重大損害之事項」。
        （四）「國防秘密」等級區分為「絕對機密」者，必須符合「軍事機密與
           國防秘密種類範圍等級劃分準則」第20條第 2項第 1款規定：「洩
           漏後，足以使國防安全或利益遭受非常重大損害之事項」。
       二、極機密
        （一）「國家機密」等級區分為「極機密」者，必須符合國家機密保護法
           第 4條第 2款規定：「洩漏後，足以使國家安全或利益遭受非常重
           大損害之事項」。其所稱重大損害之認定標準，應依本法施行細則
           第 6條規定。
        （二）所謂「重大損害」依「國家機密保護法施行細則」第 6條規定，乃
           係指有下列各款情形之一者：
           1.中斷或破壞我國與他國軍事交流、軍事合作或軍事協定之推展。
           2.使單一軍（兵）種或作戰區聯合作戰遭受挫敗。
           3.危害從事或協助從事情報工作人員之身家安全，或中斷、破壞情
            報組織之運作。
           4.使政府通信、資訊之保密技術、設備、設施遭受破解或破壞。
           5.中斷或破壞與大陸地區、香港或澳門之協議或談判。
           6.嚴重不利影響我國與邦交國之外交關係或友好國家之實質關係。
           7.破壞我國在重要國際組織享有之會員地位或重大權益。
           8.破壞洽談中之建交案、條約案、協定案或加入國際組織案。
           9.中斷或破壞我國與他國經貿之諮商、協議、談判或合作事項。
           10.其他使國家安全或利益相關政務發展產生嚴重影響之情形。
        （三）「軍事機密」等級區分為「極機密」者，必須符合「軍事機密與國
           防秘密種類範圍等級劃分準則」第20條第 1項第 2款規定：「洩漏
           後，足以使軍事作戰安全或利益遭受重大損害之事項」。
        （四）「國防秘密」等級區分為「極機密」者，必須符合「軍事機密與國
           防秘密種類範圍等級劃分準則」第20條第 2項第 2款規定：「洩漏
           後，足以使國防安全或利益遭受重大損害之事項」。
       三、機密
        （一）「國家機密」等級區分為「機密」者，必須符合國家機密保護法第
            4條第 3款規定：「洩漏後，足以使國家安全或利益遭受非常重大
           損害之事項」。其所稱重大損害之認定標準，應依本法施行細則第
            7條規定。
        （二）所謂「損害」依「國家機密保護法施行細則」第7 條規定，乃係指
           有下列各款情形之一者：
           1.有利他國或減損我國情報蒐集、研析、處理或運用。
           2.減損整體國防武力，或破壞建軍備戰工作推展。
           3.使作戰部隊、重要軍事設施或主要武器裝備之安全遭受損害。
           4.不利影響與大陸地區、香港或澳門之交流活動。
           5.不利影響與邦交國之外交關係或友好國家之實質關係。
           6.妨礙洽談中之建交案、條約案、協定案、諮商案、合作案或加入
            國際組織案。
           7.其他使國家安全或利益相關政務發展產生影響之情形。
        （三）「軍事機密」等級區分為「機密」者，必須符合「軍事機密與國防
           秘密種類範圍等級劃分準則」第20條第 1項第 3款規定：「洩漏後
           ，足以使軍事作戰安全或利益遭受損害之事項」。
        （四）「國防秘密」等級區分為「機密」者，必須符合「軍事機密與國防
           秘密種類範圍等級劃分準則」第20條第 2項第 3款規定：「洩漏後
           ，足以使國防安全或利益遭受損害之事項」。
       四、密（即「一般公務機密」）
        （一）指除「國家機密」、「軍事機密」、「國防秘密」、「國家機密亦
           屬軍事機密」及「國家機密亦屬國防機密」外，凡國軍人員依其他
           法令應保守秘密之資訊均屬之。如政府採購法第34條第 1項前段、
           個人資料保護法第22條第 4項、少年事件處理法第83條之 1第 3項
           、傳染病防治法第10條及刑事訴訟法第 245條第 1項、性騷擾防治
           法第12條等，條文內容常見「應予保密」、「負保密義務」、「不
           得提供」、「不得洩漏」、「不公開之」、「不得報導或記載被害
           人之姓名或其他足資識別被害人身分之資訊」等警示語，於核定「
           密」（即「一般公務機密」）時，應檢視個案內容性質為何種應保
           守秘密之資訊後，再引用適當之法規條文。如個別案件無適當之法
           規條文可資引用時，可逕援引刑法第 132條第 1項規定：「中華民
           國國防以外應秘密之文書、圖畫、消息或物品」，為核定「密」級
           「一般公務機密」之概括依據；惟應於簽呈說明段及擬辦段最後一
           項述明保密理由、機密等級及保密期限，其範例為：本件為與國家
           政務或事務有利害關係而應保守之秘密，依刑法第 132條第 1項規
           定，核予「密」級之「一般公務機密」，保密至民國○年○月○日
           解除密等。
        （二）「一般公務機密」不區分等級，統為「密」等，必須在相關法令規
           範最小之必要範圍內，且需有保密之實質必要者為限。
       五、其他因素
        （一）同一內容之機密資訊應區分為同一屬性機密等級。
        （二）每一件機密資訊應就其本身之內容與價值區分機密等級，而非依照
           其他機密資訊之關聯性區分機密等級。
        （三）摘錄或彙編之機密資訊，其在各段落中之保密價值或有不同，惟為
           顧及保密整體安全，仍應以其段落中之最高機密等級，代表整份資
           料之機密等級。若該等資訊之「機密核心」抽離時，則應考量變更
           其機密等級。
        （四）凡一文案卷中有數種機密等級時，應以其中最高機密等級代表該文
           案卷之機密等級。
        （五）行文內容同時涉及機密資訊及一般資訊時，應多稿行文處理或於說
           明欄中敘明（如：副本受文單位不含附件，得以一般件處理；或附
           件抽存後，得於00年00月00日解密），以減少受文單位機密公文處
           理負擔。
    04071 機密等級區分權責：
       一、法律依據：
        （一）「國家機密保護法」第 6條規定：「各機關人員於其職掌或業務範
           圍內，有應屬國家機密之事項時，應按其機密程度擬訂等級先行採
           取保密措施，並即報請核定，有權核定人員，應於接獲報請後30日
           內核定之」。
        （二）「國家機密保護法」第 8條規定：「國家機密之核定，應注意其相
           關之準備文件、草稿等資料有無一併核定之必要」。
        （三）「國家機密保護法施行細則」第 8條第 1項規定：「本法第 6條所
           定先行採取保密措施，應由擬訂機密等級人員自擬訂起，採取本法
           第13條至26條規定之保密措施」；另第 2項規定：「本法第6 條所
           定有核定權責人員，於接獲報請核定30日內未核定者，原採取保密
           措施之事項應即解除保密措施，依一般非機密事項處理」。
        （四）「國家機密保護法施行細則」第11條規定：「國家機密之核定，應
           留存書面或電磁紀錄」。
        （五）「國家機密保護法施行細則」第12條規定：「本法第 8條所定國家
           機密相關之準備文件、草稿等資料，應依其內容分別核定不同機密
           等級。但與國家機密事項有合併使用或處理之必要者，應核定為同
           一機密等級」。
       二、國軍人員對於各種機密等級之賦予，應依前項法律依據，就該等資訊實
         質保密價值，予以擬定等級先行採取保密措施，並即報請具有該項機密
         等級核定權責之人員，於30日內核定之，除使確定其應區分為何種機密
         等級外，亦使該等資訊獲得法制保障。
       三、對於國防機密資訊之核定，應留存書面或電磁紀錄；另對相關準備文件
         、草稿等資料，應視其實際內容與保密價值，分別核定不同機密等級，
         但與「國家機密」事項合併使用或處理者，應以其最高之機密等級為準
         。
       四、機密資訊機密等級核定權責：
        （一）「絕對機密」：
           1.平時：由總統、行政院院長或經其授權之部長核。
           2.戰時：由編階12職等以上主官（管）、編階中將以上各級部隊主
            官（管）核定。
           3.「軍事機密」及「國防秘密」之核定權責亦同。
        （二）「極機密」：
           1.平時：由編階12職等以上主官（管）、編階中將以上各級部隊主
            官（管）核定。
           2.戰時：由編階11職等以上主官（管）、編階少將以上各級部隊主
            官（管）核定。
           3.「軍事機密」及「國防秘密」之核定權責亦同。
        （三）「機密」：
           1.平時：由編階11職等以上主官（管）、編階少將以上各級部隊主
            官（管）核定。
           2.戰時：由編階 8職等以上主官（管）、編階中校以上各級部隊主
            官（管）核定。
           3.「軍事機密」及「國防秘密」之核定權責亦同。
        （四）「密」（即「一般公務機密」）：不區分平、戰時，由國防部所屬
           各單位主官（管）核定。
        （五）各種機密等級有權核定人員，應以必要之最小程度為限，且獲授權
           者不得再授權，惟有核定權責人員因故不能執行職務時，得由其職
           務代理人代行核定之，但經發布佔缺或正式代理命令者不在此限。
           另為嚴謹核定作為，職務代理人代行核定後，應於30日內以「補呈
           」方式，簽請有權核定人員補核定之。
    04072 其他注意事項：
       一、對於應保密資料之保密區分，應按有關規定辦理；越級濫權區分、或將
         不需保密之資料予以區分機密等級，均足以破壞保密制度，並增加保管
         與處理上之負荷，應予避免。
       二、對於應保密資料，如有遺漏或故意不予區分機密等級，將造成保管疏漏
         ，危害軍機安全。前項疏失若因而肇致洩密時，應依法追究責任，若未
         洩密則依違反保密規定，追究行政責任，並檢討審核不實人員責任。
       三、國軍人員如發現不應區分機密等級之資料予以區分機密等級，或將應保
         密之資料不予區分機密等級，或將機密等級區分過高或過低，或應變更
         及註銷機密等級未予變更或註銷，均可建議主官轉達原發文單位處理。
       四、各單位對於某種機密資訊究竟應區分為何種機密等級或大宗印發含機密
         等級之書籍或彙編文件，如感不易決定時，可根據該單位之意見與所隸
         屬單位保防安全部門研商，以利邇後之保管及處理。
       五、各單位規定所屬呈報某定期或不定期之報告時，如認為其內容將涉及機
         密資訊，則可根據預期呈報之內容，於有關之法令中明確律定機密等級
         ，或規定不得低於某一機密等級。
       六、各單位運用業經其他單位核定機密等級之國防機密資訊，其製作之資料
         ，亦應核予適當之機密等級，不得逕行予以解除機密等級，而其解除機
         密之核定，亦應與該單位會商。
       七、收文單位發現所收副本公文且不含附件，對「密等及解密條件或保密期
         限」註記不當時，得經發文單位同意後（電話紀錄備查），由收文單位
         文書主管或業務承辦單位主管酌情刪改，並於刪改處蓋章，以明責任。
  第二款、機密要件之標示
    04073 機密要件：
       一、依「國家機密保護法」第11條第 1項規定，機密等級核定之同時，應一
         併核定其保密期限或解除機密之條件。
       二、「機密要件」標示依序為「機密等級」、「機密屬性」、「保密期限或
         解密條件」，後兩者以括弧敘述。其範例如下：
        （一）適用於保密期限：
           機密（本件屬國家機密亦屬軍事機密，保密至00年00月00日解除密
           等）
        （二）適用於解密條件：
           機密（本件屬國防秘密，00年00月00日演習結束後解除密等）
    04074 為便於國防機密資訊之識別，凡屬國防機密資訊即必須標示「機密要件」及
       「保密警語」，依「國家機密保護法」第13條及「國家機密保護法施行細則
       」第17條等規定，「機密要件」標示位置如下：
       一、文書
        （一）橫式單頁或活頁文書：
           1.於每頁頂端標示。
           2.各種具國防機密資訊之文件書籍及資料，凡屬裝訂成冊（如以書
            本方式裝訂者）而其內容係屬同一機密等級、屬性者，應在封面
            外頁及封底外面上端標示「機密要件」，及逐頁標示頁次。
           3.各種具國防機密資訊之文件書籍及資料，如係活頁，而其內容具
            有同一機密等級、屬性者，則應於每一頁上端標示「機密要件」
            ，及逐頁標示頁次；如另有封皮時，其「機密要件」標示位置如
            前項所述，且「機密要件」標示位置須不妨礙裝訂。
           ┌────────────────────┐
           │  ：機密（本件屬國家機密，保密至 00  │
           │  ：年 00 月 00 日解除密等）     │
           │ 裝：                 │
           │ 訂：                 │
           │ 線：                 │
           │  ：                 │
           │  ：                 │
           │  ： ┌─────────────┐ │
           │  ： │             │ │
           │  ： └─────────────┘ │
           │  ：                 │
           │  ：                 │
           │  ：                 │
           │  ：   第○頁，共○頁        │
           └────────────────────┘
        （二）凡複製具國防機密資訊之公文書籍及資料，應按上述各項規定標示
           與正本相同之機密等級、屬性。
        （三）對國防機密資訊加蓋「保密警語」、「斜線章戳」係基於下列之目
           的：
           1.「提示」有核定權責之長官對該機密資訊應依法核定。
           2.「警示」非法定人員不得接觸，以避免觸法。
           3.「善盡告知」之責，以符程序正義。
        （四）凡區分為「密」級（含）以上公文，於簽辦（簽呈、撰稿、會辦）
           處理時，除依公文製作要求註記機密等級、屬性、保密期限或解密
           條件等「機密要件」外，並應於左上角加蓋藍色密等斜線章戳，且
           分別依據公文之「機密屬性」，於右上角加蓋下列「保密警語」章
           戳：
           1.屬「國家機密」者：加蓋「本件屬國家機密如有妨害機密維護者
            依相關法律偵辦」之紅色戳記，如係公文自動化所設定之章戳，
            而以電腦列印者，得為紅、黑色戳記。
           2.屬「軍事機密」者：加蓋「本件屬軍事機密如有妨害機密維護者
            依相關法律偵辦」之紅色戳記，如係公文自動化所設定之章戳，
            而以電腦列印者，得為紅、黑色戳記。
           3.屬「國防秘密」者：加蓋「本件屬國防秘密如有妨害機密維護者
            依相關法律偵辦」之紅色戳記，如係公文自動化所設定之章戳，
            而以電腦列印者，得為紅、黑色戳記。
           4.屬「國家機密亦屬軍事機密」者：加蓋「本件屬國家機密亦屬軍
            事機密如有妨害機密維護者依相關法律偵辦」之紅色戳記，如係
            公文自動化所設定之章戳，而以電腦列印者，得為紅、黑色戳記
            。
           5.屬「國家機密亦屬國防秘密」者：加蓋「本件屬國家機密亦屬國
            防秘密如有妨害機密維護者依相關法律偵辦」之紅色戳記，如係
            公文自動化所設定之章戳，而以電腦列印者，得為紅、黑色戳記
            。
           6.屬「一般公務機密」者：加蓋「本件屬一般公務機密如有妨害機
            密維護者依相關法律偵辦」之紅色戳記，如係公文自動化所設定
            之章戳，而以電腦列印者，得為紅、黑色戳記。
       二、國防機密資訊翻譯成為外國文字並予以分發外國政府或契約廠商：
        （一）機密資料含有外國文字，而以外國文字標示機密等級者，須加註中
           文譯名標示。
        （二）對於裝訂成冊之文件如書籍、小冊等，或未經裝訂之文件、活頁者
           ，應比照本條第一項（一）、（二）、（三）、（四）方式（用譯
           名）標示。
    04075 機密等級戳：
       一、機密等級戳大小及字體：每字按 1公分正方刻製，字與字間不留距離，
         用正楷不加邊框，參見附件78。
       二、加蓋機密等級戳時，一般應使用藍色，惟因公文用紙或其他關係，若使
         用藍色不明顯時，得使用其他顯明之顏色代替。
  第三款、機密要件
    04076 機密要件，旨在提示受文者注意文書保密處理及註明解密條件，減少公文變
       更、解除機密等級之繁瑣手續，如運用得宜，實屬便利。
    04077 機密等級核定之同時，應一併核定其機密屬性、保密期限或解除機密之條件
       ，其標示方式及注意事項如下：
       一、法律依據
         依「國家機密保護法」第11條第 1項「核定國家機密等級時，應併予核
         定其保密期限或解除機密之條件」。
       二、保密期限定義
         係指某機密資訊保密至一定期限後自動解除密等。
       三、各機密等級之保密期限
        （一）絕對機密：不得逾30年。
        （二）極機密：不得逾20年。
        （三）機密：不得逾10年。
        （四）一般公務機密：原則不得逾10年，並視各適用法律律定之保密期限
           ；另涉及人身保護之資訊，非經當事人同意，則應永久保密。
        （五）涉及國家安全情報來源或管道之「國家機密」，應永久保密。
    04078 保密期限延長
       一、若機密屬性為「國家機密」（含亦屬軍事機密、國防秘密者）之「絕對
         機密」、「極機密」、「機密」級資訊，原核定機關於期限屆滿六個月
         前，認為有延長保密期限之必要時，須「報請上級有核定權責人員為之
         」、「不得逾原核定期限」、「以 2次為限」、「有特殊情形者，須經
         立法院同意」等規範辦理；另立法院於期限屆滿時仍未為同意之決議時
         ，該等資訊應即解除機密等級。
       二、「絕對機密」級資訊，保密期限不得逾30年，若有延長保密之必要時，
         必須經立法院同意，始得延長保密期限。
       三、「極機密」級資訊，若原核定保密期限為20年，經報請上級機關有核定
         權責人員同意後，得延長 2次，惟不得逾30年。若30年後審認仍有延長
         保密之必要時，則須報請立法院同意後，始得延長保密期限。
       四、「機密」級資訊，若原核定保密期限為10年，經報請上級機關有核定權
         責人員同意後，得延長 2次，惟不得逾30年。若30年後審認仍有延長保
         密之必要時，則須報請立法院同意後，始得延長保密期限。
       五、「機密」級資訊，若原核定保密期限為 5年，第 1、2 次延長，均不得
         逾 5年。換言之，該「機密」級資訊，總保密期限不得逾15年。
       六、「一般公務機密」資訊，原則不得逾10年，並視各適用法律律定之保密
         期限；另涉及人身保護之資訊，非經當事人同意，則應永久保密。
       七、對於各機密等級之資訊，依法延長保密期限時，應通知曾收受該資訊之
         相關單位，配合延長保密期限。
    04079 解密條件
       指原核定機密機關，律定該機密資訊符合某一特定成就條件，自動解除機密
       等級。
    04080 解密條件之期限
       一、核定國防機密資訊時，併予核定保密期限或解密條件。
       二、國防機密資訊核定解密條件，而未核定保密期限時，其解密條件不得逾
         前揭各機密等級最長期限。
       三、國防機密資訊除核定解密條件，亦律定保密期限，若解密條件逾保密期
         限時，經審認仍具保密延續性時，應依 04078條「保密期限延長」辦理
         。若未辦理保密期限延長者，於期限屆滿時，自動解除機密。
    04081 解密條件之標示
       一、解密條件之標示–按本節第 2款「機密要件之標示」辦理。
       二、變更或解除機密等級註記方式：如原核定機密等級之單位，對於某一國
         防機密資訊能預先決定其何時可降低或失去保密價值時，可於已區分之
         機密屬性之右方，註記該文書在某一特殊事件發生時，或逾某一限期，
         降低為某一機密等級，或解除機密等級。如：
        （一）「本件屬國防秘密，保密至00年00月00日解除密等」。
        （二）若有指定條件，則應標示為：「本件屬軍事機密，○○演習結束後
           ，變更為一般公務機密，保密至00年00月00日解除密等」。
        （三）若有指定條件，則應標示為：「本件屬軍事機密，保密至00年00月
           00日解除密等或公布後解除密等」。
       三、特別規定：
        （一）對於某些國防機密資訊，如認為有必須時，可註記「閱後登記焚毀
           」、或於機密要件後加註「本件不得分發至聯兵旅（含）以下單位
           」‥‥等。
        （二）對於國防機密資訊，有其他特別處置者，亦應予以標示，如「本件
           不得複製，會後收回」、「會後簽領收攜回，併原案歸檔」。
       四、對於外國政府提供我國之國防機密資訊，應於已標示之機密等級下方，
         加註「○國資訊」字樣。
       五、如僅附件為國防機密資訊，並在附件完成機密等級及解密條件標示後，
         則可於本文機密等級下方註明「附件抽出後保密至00年00月00日解除密
         等，本文保密至00年00月00日解除密等」。
       六、凡同一案件分行數個單位而有不同機密等級時，應在原稿註明「本件受
         文單位保密區分，應以附件機密等級為準，無附件者以普通件處理」等
         字樣呈核，以利收文單位之分別區分。
       七、部外單位來文若未標示機密條件或有缺要件時，承辦單位應與行政機關
         主動協調補齊機密要件，必要時得製作電話紀錄。
  第四款、收、發及拆封處理
    04082 機密資訊之收受及拆封規定如下：
       一、國防機密資訊送達受文單位後，收文人員僅可拆啟外封套，於收文簿上
         登記來文單位、收到時間、文號、收件人、案件簡由、機密等級等收文
         主要事項後，即分送承辦單位處理。
       二、檢查封口印鑑是否相符有無被拆情事，如有可疑之處，除應即簽報外，
         並協調連繫發文及負責公文傳遞之郵政單位著手調查。
       三、拆封：
         「密」、「機密」文件收文應指定經調查合格之軍官或軍用文職、聘雇
         人員擔任，其所收之機密文件送交奉指示之承辦人處理；「絕對機密」
         、「極機密」文件應呈送單位主官拆封，但各單位可依作業需要，簽請
         主官核定作適當之授權辦理。
    04083 機密文件之編號、登記、分送規定如下：
       一、總收文：於拆封後，其作業方式與普通文件相同，惟分送各承辦單位時
         ，應再重新密封。
       二、單位收文：
        （一）凡主官拆封後原件交還分送者，應統編單位收文號，並於主旨欄填
           註簡由或調製「收文登記表」送交各承辦人員簽收辦理，其簡由欄
           應登記摘要案情、機密等級等收文事項外，密件公文封封套應一併
           裝訂歸檔。
        （二）凡主官拆封後逕交承辦人收辦者，應將原封套批註承辦人姓名交還
           文卷室（或收發人員），協調受領承辦人查註來文單位、日期及字
           號調製「收文登記表」補送承辦人簽收辦理；如主官未批註者，應
           由承辦人主動與文卷室（或收發人員）協調辦理。
        （三）密級以上公文，經拆封收件登錄於收文簿後分送，承辦人亦應依據
           公文之機密屬性，分別於簽、稿之左、右上角加蓋密等斜線章戳及
           保密警語章戳並於公文右上角加註單位收文號。
        （四）機密資訊文件之錄由，應在不洩漏機密之原則下，採用簡短錄由，
           僅說明該件係屬某類事項，如「頒發○○演習計畫」。負責收拆及
           封裝國防機密資訊之收發人，應於一般收發文簿中之摘由欄註記「
           密等」及內容摘要，不得以「機密」或「密不錄由」等字樣代替摘
           由。
    04084 機密文書承辦處理（簽、稿、會辦及核判等）原則：
       一、奉指定承辦國防機密資訊人員，應將文件簡由詳實登記於「工作處理簿
         」，再行簽辦，俾利存管稽查。
       二、機密文書之處理：
        （一）機密文書之處理應與一般人員隔離辦公，在與有關單位及人員會商
           時，亦應採取適當必要之保密措施。
        （二）機密文書之呈核、呈判及會辦，須裝入特製而不能隨意開啟之堅固
           卷夾中，由承辦人親自持送（呈），交對方簽收及取回，或由各單
           位視需要自行採取適當之保密措施。
        （三）承辦機密文書除應慎重妥善及迅速確實處理外，業務正副主管亦應
           嚴格督促所屬，有效全程管制至結案歸檔為止。
       三、處理「絕對機密」、「極機密」案件文書保密相關作法如下：
        （一）文件製作為避免散失與防止竊印，除應依規定於每頁文件標示機密
           等級、編印頁次外，應以長 8.5×寬 5.5公分之大型空心號碼章，
           依受領或會稿單位之不同，編列不同號碼，於資料中心位置，逐頁
           加蓋紅色空心號碼戳章，以加重保密責任。
        （二）文件及處理該文件之專用資訊媒體歸檔，應以非文字附件袋，由承
           辦人與業務主管清點後，共同密封簽章，送檔案管理人員處理，非
           承辦人員與主管不得調閱。惟執行保密檢查，可會同案件承辦人及
           正（副）業務主管拆封檢查無誤後，重新依權責保密簽章，原封套
           交由檢查人員簽署後附案備查；若發現短缺，則應究明責任。
        （三）承辦人自行簽辦之文件，業務主管應加強督導，並由主管或副主管
           管制公文製作、會稿、核判及歸檔等作業流程，另應監督貫徹各項
           保密措施。
        （四）承辦人於案件辦理期間儘量避免職務異動，案件之處理應考量辦公
           處所之安全性，以隔離單獨作業為主，以杜非法定人員知悉案情。
       四、密級以上公文經奉批示辦畢（含發文或存查），應於3 日內密封歸檔，
         不得自存；若須續辦應辦理借檔作業，若須複製、影印參考亦應簽奉核
         可，將奉核紀錄附於複印本後後，極機密級以上之文件，應經單位主官
         奉核後，始可複製影印，並保管於特定保密櫃妥善保存。如逾保密或保
         存年限時，應依失效公務資訊資料銷毀作業，登記後依規定銷毀。
       五、密級以上公文之文稿，含令、呈、函等文稿發文時，均應於說明欄〈開
         會通知單之文稿，應於備註欄〉最後一條加註保密適用法規、核予之機
         密等級、屬性、保密期限或解密條件。如機密（本件屬軍事機密，保密
         至 105年12月 1日解除密等），其中保密期限不應大於保存年限。另簽
         呈之擬辦欄最後一條並應載明機密要件，俾供權責長官依法核判。
       六、承辦人處理密級以上公文應一律使用簽呈或以簽稿併呈方式呈核，並依
         規定於簽呈中註記機密等級、屬性及保密期限或解密條件，並加蓋保密
         警語章戳，及說明是否變更或沿用原機密等級；不得使用便簽或於原件
         中簽辦。若為創案簽呈或是其它單位會辦案件，經權責長官核定後亦應
         創號歸檔或併後續案件歸檔，以維持全案完整性。
    04085 機密資訊文件之分發、繕校、用印規定如下：
       一、為避免濫行分發國防機密資訊文件，破壞保密措施，危及國家之安全或
         利益，各級單位主官（管），對於該單位受領及處理之國防機密資訊文
         件之分發，應予指導管制。
       二、機密文書之複製應按「國軍保密工作教則」 04017條規定辦理。
       三、繕校應按機密程度指定調查合格人員辦理，如屬複製文件，應限制分發
         ，不得交付一般廠商印製，其分發限制事項如次：
        （一）關於國防機密資訊限制分發之規定
           1.「絕對機密」級資訊，限分發至主官編階為中將級（含）以上之
            單位，由主官親自簽領，並指派專人存管。
           2.「極機密」級資訊，限分發至主官編階為上校級（含）以上之單
            位。
           3.「機密」級資訊，限分發至主官編階為少校級（含）以上之單位
            。
           4.「密」級資訊，准許作一般性分發，惟分發對象或單位應有所節
            制，不可過濫。
           5.分發層級並非表示可核定該項資訊機密要件之權責人員。
        （二）惟如因作戰或特別任務需要，其國防機密資訊之分發，必須超出以
           上範圍時，各原始下達命令之單位主官，應按「國軍保密工作教則
           」 04007條規定辦理，就保密要求及任務遂行需要，慎重權衡，核
           定其分發範圍，並儘量採取摘要轉達方式，不得使用合同命令。
        （三）作戰時期，有關國防機密資訊之攜帶，依照「國軍保密工作教則」
           作戰保密章節規定辦理。
       四、「極機密」以上文件用印，監印人員憑主官之核判簽署用印，不得閱覽
         其內容，惟針對機密要件應予以審視，避免誤植；另承辦人員應於蓋用
         印信文件之最後一頁右下角加蓋私章或職官章。
       五、屬於「絕對機密」及「極機密」文件之繕校、印刷、用印、封發、廢紙
         焚毀及印版處理等，由承辦人親自監督有關人員進行；屬於「機密」、
         「密」文件，亦應比照辦理。
    04086 機密文件之封發規定如下：
       一、密件公文封應註記發文單位、發文地址、受文地址、受文者（業管單位
         名稱）、發文日期、發文字號、主旨、附件、機密等級、屬性及保密期
         限或解密條件、文別、速別等欄位資料，並於左上角加蓋機密等級標示
         。
       二、對於「絕對機密」、「極機密」件封發時，應由承辦人員親自或監督繕
         寫該件之人員辦理，其屬於「機密」、「密」件者，可由繕寫機密件人
         員辦理。
       三、國防機密資訊文件在分發時，應封於不透明之雙重封套中，文件本身應
         向內摺疊，並加用牛皮紙包裹。
       四、屬於「絕對機密」、「極機密」等級之文件：
        （一）由承辦人親自使用不透明之雙重封套（內含密件公文封）裝封，文
           件本身向內摺疊，使不與密件公文封套直接接觸，密件公文封應註
           明發文單位、發文地址、受文地址、受文者（業管單位名稱）、發
           文日期、發文字號、主旨、附件、密等及解密條件或保密期限、文
           別及速別等欄位資料，並應於左上角加蓋機密等級標示，背後接（
           黏）縫處加蓋單位密封章戳及承辦人職官章；外封套應有適當之厚
           度，以免破損及被非法定人員窺測內部，其封面註明受文者、受文
           地址、發文者、發文地址 、發文字號。
        （二）「絕對機密」、「極機密」件應附有收據，粘貼於機密件公文封套
           上，並應於外封套左上角蓋「內附收據」四字，以便傳達人員索回
           ，但不得標示機密等級及其他足以顯示其內容之註記。
           密件公文封式樣如附件72。
           密件傳遞收據格式及使用說明如附件73。
        （三）密件公文封封口應加蓋密封之印鑑，封面應標示機密等級及書明受
           文者親啟或密啟。
       五、屬於「機密」、「密」等級之文件：
        （一）由承辦人親自使用不透明之雙重封套（內含密件公文封）裝封，文
           件本身向內摺疊，使不與密件公文封套直接接觸，密件公文封應註
           明發文單位（承辦單位名稱）、發文地址、受文地址、受文者（業
           管單位名稱）、發文日期、發文字號、主旨、附件、密等及解密條
           件或保密期限、文別及速別等欄位資料，並應於左上角加蓋機密等
           級標示，正面加蓋單位密封章戳，背後接（黏）縫處加蓋承辦人職
           官章；外封套應有適當之厚度，以免破損及被非法定人員窺測內部
           ，其封面註明受文者、受文地址、發文者、發文地址、發文字號。
        （二）密件公文封口應加蓋密封之印鑑，封面標示機密等級並書明受文單
           位或承辦人員密啟。
       六、對於隨文分發之附件（含計畫、規定、指示…）及書籍、小冊、如屬國
         防機密資訊，應由承辦人予以編號，並註記各受文單位受領之號數。
       七、文件保存年限以業務主管單位為基準，國防機密資訊分發時，不繕打保
         存年限及分類號，由各受文單位填註文稿「保存年限」及「檔號」欄，
         以為保管及清理銷毀之依據，惟保存年限不得低於保密期限。
       八、各單位文卷室得依需要設置「機敏公文收發文作業區」，負責機密以上
         公文之複製、裝訂、用印、封發等作業。裝訂時密級以上公文之簽、呈
         、令、函及開會通知單等文稿及所附附件間均應加蓋騎縫章，以避免抽
         換。
  第五款、傳遞、管理及機密等級變更及註銷處理
    04087 機密文件之傳遞規定如下：
       一、國內：
        （一）「絕對機密」文件：單位內部由承辦人或主官指派之軍官傳遞，送
           達本單位以外之傳遞由承辦人或經調查合格之軍官傳遞，必要時應
           派武裝或便衣人員護送，並指示緊急處置之時機與方法；如未譯成
           密碼，在任何情況下均不得用掛號郵寄或電子工具傳送。
        （二）「極機密」文件：
           1.承辦人或經安全調查合格之軍官親送：發文人員應逐件填寫交換
            單，隨文交付承辦人，第一聯由承辦人簽收後交文卷室併發文清
            單保存 5年，第二聯由受文單位簽收後，訂於工作處理簿保存，
            第三聯併原案歸檔。
           2.郵政傳遞：傳遞路線若均屬安全地區，且非與作戰直接有關之文
            件，得以雙掛號由我國之郵政傳遞，郵寄存根併發文清單，由文
            卷室保存5 年。
        （三）「機密」、「密」文件：以經調查合格之官士兵傳遞或以掛號信由
           我國之郵政寄遞。
       二、國外：除與國內傳遞相同外，對於「絕對機密」之文件，可以專人護送
         之外交郵袋傳送；「極機密」文件則以外交郵袋傳遞之。
       三、在特殊情況下，如上列方法均不能使用時，則單位主官應採取最能保護
         國防機密資訊之方法傳遞。
       四、直接傳遞各類機密文件，應有因變措施與必要工具，俾在緊急情況無法
         保障資料安全時，迅速澈底毀滅傳遞之文件，以防洩密。
       五、屬於「極機密」（含）等級以上文件交付專人傳遞者，應另黏附收據併
         發文清單，由文卷室保存 5年。
    04088 各級單位對歸檔之機密文件應指定人員專責管理（分類、立案、編目、編號
       、登記、保管），並應與普通文卷分櫃典藏。
    04089 機密等級變更、解除及註銷：
       機密等級核定後，原核定單位或其上級單位，得依實際狀況，適時變更其機
       密等級，並通知有關單位。對於非本單位保密資料，認有變更或註銷機密等
       級需要時，可建議原核定單位或其上級單位變更、解除及註銷，在未獲得同
       意前，不得自行變更或註銷。
       機密等級變換：
       一、機密等級變更，由原案承辦單位（人員）按檔案借調手續，將原件調回
         拆封審核變更機密等級。
       二、對非本單位所製作之國防機密資訊，如認為有變更或註銷機密等級之需
         要時，應以「機密文書機密等級變更或註銷建議單」或函文方式建議原
         發文單位辦理，在未獲得同意前，不得自行變更或註銷。
       三、原案承辦或製發單位應主動針對所屬檔案予以檢討變更、解除及註銷，
         並將變更之理由及機密等級，以「機密文書機密等級變更或註銷通知單
         」或函文方式通知該文受文單位（含正、副本單位）。
       四、依解密條件辦理檔案機密等級變更、解除及註銷，無須另行辦理通知作
         業，惟拆封時須由業務單位派員一同核對其內容，如內容有異時應依法
         究辦。
       五、承辦業務人員，對經辦之機密文件，應隨時檢查工作處理簿，對須變更
         、解除及註銷機密文件（已歸檔者應主動調卷辦理），列具「檔案機密
         等級變更建議（處理）表」，辦理機密檔案機密等級之變更，詳參照「
         國軍保密工作教則」第 4章第 5節第 3款有關規定。
       六、各單位每年清理銷毀檔案時一併辦理機密等級變更、解除及註銷作業並
         將成果彙整備查。
       七、機密資訊之典藏原則及機密等級調整、解除密等、註銷與銷毀等作業，
         悉依「國軍保密工作教則」第 4章『文書保密』、「國軍檔案管理手冊
         」相關規定辦理。
 第九節、公文集中交換
  第一款、基本原則
    04090 為求節約及縮短傳遞時程，增進公文互遞速度，提高公文處理時效，宜實施
       公文集中交換作業，各級單位使用經主管單位鑑定相符機密等級保密機制之
       公文檔案管理系統，機密公文得採公文電子交換系統實施公文交換。
    04091 各級單位，在不增加人員及經費之原則下成立下列公文交換中心：
       一、部內公文交換中心：由文書主管單位（文卷室）負責，並指派專人兼辦
         各一級幕僚單位公文交換。
       二、部外公文交換中心：由資電作戰指揮部（資電分隊）負責指派專人辦理
         所屬單位公文交換。
       三、其餘各單位公文交換人員，由所隸屬單位自行選派。
    04092 公文交換原則：凡經完成公文製作編列有發文字號之公文，均可實施交換。
       惟下列公文，不得實施交換：
       一、限時送達公文。
       二、極機密級以上公文。
       三、附有人犯、票據、錢鈔、機具及器材等公文。
       四、其他如有體積、重量或性質特殊之附件（如：人、畜、機器、器材、書
         籍等），非傳遞交換人員體力所能負荷之文件。
  第二款、交換程序
    04093 公文交換程序：
       一、各幕僚單位交換之公文，除在同一營區內由各單位相互傳遞外，其餘公
         文按下列程序辦理：
        （一）發送部內單位公文，送交文書主管單位（文卷室）辦理委託交換。
        （二）發送部外單位公文，送文書主管單位（文卷室）後，彙送至郵局採
           郵寄方式辦理委託交換。
       二、各部外單位屬於交換範圍內之公文，按下列程序辦理：
        （一）發送各幕僚單位公文，送部外公文交換中心委託交換，由通信（文
           電）中心彙送文書主管單位（文卷室）或各幕僚單位。
        （二）各單位相互來往公文，由各單位公文交換人員於部外交換中心時間
           內，實施直接交換或委託郵局採郵寄方式轉交。
       三、公文交換一律憑公文交換章辦理交換。
    04094 公文集中交換時間，於每日上、下午正常辦公時間內分次實施（各次規定時
       間由單位自行決定），例假及國定假日按現行傳令系統及有關規定辦理。
  第三款、作業要領
    04095 公文交換人員須經單位完成安全查核及在職訓練，由確能勝任之人員擔任。
    04096 交換公文除部內單位外，一律採併封作業，其封口用漿糊或膠水黏貼。
    04097 併封公文內，如有開會通知單，應在封套上標示「內有開會通知」字樣，以
       提示收件單位注意。
    04098 部外單位公文交換，一律使用傳遞清單，並論封交換。
  第四款、運用與考成
    04099 部內、部外單位公文交換中心，應分別製備「公文交換人員簽到簿」及「公
       文交換紀錄表」，作為公文交換人員考勤與執行成果檢討之依據。
       公文交換人員簽到簿格式如附件74。
       公文交換中心公文交換紀錄表格式如附件75。
    04100 每月 5日前將上月各日之簽到簿與紀錄表送文書主管單位（文卷室）查閱，
       並辦理發布。
       公文交換作業執行情形彙辦表格式如附件76。
    04101 擔任公文交換人員，於每年結束後，由文書主管單位（文卷室）依執行交換
       勤惰辦理獎懲。

附件37-公文處理序圖

附件38-機關公文電子交換作業辦法

附件39-國防部公文電子交換作業要點

附件40-附件袋格式(用牛皮紙印製為原則)

附件41-總收文簿格式

附件42-收文送件簿格式(含封面)

附件43-送文簿(含封面)隔式

附件44-公文退件改分單格式

附件45-移文單格式

附件46-收文登記表格式

附件47-收文登記表鐵箱式樣

附件48-乙表稽催盒式樣

附件49-工作處理簿格式

附件50-業務項目卡格式

附件51-抽存登記管制簿格式

附件52-國防部97年至101年文電代字編訂作業規定

附件53-發文登記簿格式

附件54-蓋用印信登記簿格式

附件55-總收發之蓋用印信登記簿格式

附件56-蓋用印信申請表格式

附件57-判行印章筆跡卡式樣

附件58-公文封套式樣規格

附件59-軍事單位使用特種信箱規定事項

附件60-歸檔專用密封套式樣

附件61-公文催辦單格式

附件62-公文處理時限計算標準範例

附件63-會辦公文時效統計表格式

附件64-專案案件管制計畫期程表格式

附件65-專案案件期程管制表格式

附件66-公文處理時間流程表

附件67-導片式樣

附件68-公文時效統計

附件69-超過辦理時間30天以上案件個案分析紀錄表格式

附件70-文卷管理作業檢查紀錄表格式

附件71-部隊收發文登記管制簿格式

附件72-密件公文封式樣

附件73-密件傳遞收據格式及使用說明

附件74-公文交換中心交換人員簽到簿格式

附件75-公文交換中心公文交換紀錄表格式

附件76-公文交換作業執行情形彙辦表格式

第六章、文書管理
 第一節、計畫、執行與管制
   06001 各級單位除貫徹上級及本單位各項文書作業規定外，特應加強公文時效及品質
      ，以減少公文誤失，並應運用最簡捷之方法與程序處理業務，以減輕文書負荷
      ，提高行政效率。
   06002 因應辦公室自動化推展，各項文書作業配合實施電腦化，得由各司令部參照本
      手冊、「國軍檔案管理手冊」及相關法規等研發規劃及訂定作業規定，呈報國
      防部核定後實施。
   06003 各級單位應自公文收辦起至辦畢發出止，實施全程管制，以文書主管單位為管
      制中心，業務單位主官（管）則應負督導之責。
   06004 管制實施要領：
      一、業務主管：於幕僚作業階段，確實掌握公文處理時效，督促依限辦出；對
        公文之品質應嚴加審核，適時導正。
      二、文書主管：
       （一）確實執行先期稽催，使公文能依限辦出。
       （二）於收發繕校階段，確實掌握作業時效，並衡量繕製人員工作量標準，
          督促按時完成；對業務單位送發公文，應嚴格執行檢查，登記缺失，
          檢退改正及定期彙布，並辦理參謀再教育及公文誤失講習，重大誤失
          者應簽報主官核處。
          檢退誤失公文通知單參考格式如附件79。
          公文誤失檢查（登記）表格式如附件80。
       （三）配合各重要工作項目策訂管理計畫，使各項工作在預定目標下求精求
          實。
       （四）定期實施業務檢討，依據工作所見缺失，研究對策，督導改進。
       （五）各級文書主管單位，每半年應召集所有幕僚人員舉辦文書作業講習 1
          次。另應配合人事部門每季辦理之新進參謀講習中宣導文書檔案政策
          及相關作業規定，藉以增進文書作業能力，提高公文品質。
       （六）駐外人員講習應於派外前雙中辦理職前文書講習，另甲級駐外單位應
          每年辦理乙次幕僚人員參謀訓縲講習，以提高公文品質。
      三、各級單位：
       （一）對限期公文應如限辦理，一般公文在規定時限內辦竣。
       （二）公文發出後，如須對方答復而久未答復者，應主動查催。
       （三）發現公文缺失，應通知來文單位改進。
       （四）對人民陳情案件應確實依照「行政機關處理人民陳情案件改進要點」
          及其他有關規定辦理。
      四、駐外單位：
        本部駐國外單位，包含駐美軍事代表團、駐歐採購組及各國連絡組、軍協
        組、武官處及大使館駐點單位，配合單位特性及現行業務執行狀況，其文
        卷檔案管理作業依「國防部駐外單位文書處理與檔案管理作業規定」辦理
        。
        駐外單位文書處理與檔案管理作業規定如附件81。
 第二節、督導與考核
   06005 國防部及各司令部文書檔案主管單位對部內各幕僚單位文卷室至少每年應實施
      查考 1次，對軍團級（含）以下文卷室每年實施定期或不定期督導，並辦理獎
      懲。
   06006 為溝通上、下級間公文處理觀念及統一作法，上級單位對其所屬單位得適時派
      員實施文書業務訪談與輔導，相互交換意見、經驗，以便檢討改進，必要時亦
      得實施定期視導或績效檢查，藉收激勵之效。
   06007 各司令部實施重要定期督考時，應將公文時效、公文製作質量、重要命令貫徹
      情形，以及歸檔率等列為視察項目。
   06008 為確保公文處理各項規定貫徹執行，對實施績效優劣之單位或承辦人，應適時
      辦理獎懲。
   06009 前述獎懲，除有關公文時效管制部分應按「國軍文書處理時效管制獎懲基準表
      」辦理外，餘由各級單位參酌實際情形，按權責自行核予獎懲。
      國軍文書處理時效管制獎懲基準表如附件82。
   06010 國軍人員違反公文簽辦規定及作業流程依附件 1規定辦理。

附件79-檢退誤失公文通知單參考格式

附件80-公文誤失檢查(登記)表格式

附件81-國防部駐外單位文書處理與檔案管理作業規定

附件82-國軍文書處理時效管制獎懲基準表