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請釋有關「公文程式條例」第4條第2項規定疑義一案
發文機關：行政院
發文字號：行政院 104.10.28. 院臺綜字第1040058529號
發文日期：民國104年10月28日
主旨：請釋有關「公文程式條例」第4條第2項規定疑義一案
說明：
一、依「公文程式條例」第4條第2項規定，機關首長因故不能視事，由代
理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由
外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。上開規定所
稱因故不能視事，係指因故不能執行職務，例如出國、請假等。又查
96年10月29日院臺秘字第0960048183號本院秘書處函釋略以，機關公
文對外行文之簽署，與公文係由首長或代理人核決無關，仍應以發文
當日首長在勤與否為依據。是以，機關公文發文當日如首長請假不在
勤，應依上開規定辦理。另依「公文程式條例」第 1條規定，公文謂
處理公務之文書，「文書處理手冊」第40點（三）規定之各類依法應
蓋用印信之文件（含是類公文以外文製發者）係屬公文書，是其對外
行文之簽署，如遇首長不在勤之情事，自應依「公文程式條例」第 4
條第2項規定辦理。惟為與國際接軌，依94年10月11日院臺秘字第094
0046527號本院秘書處函釋規定，證明書、執照等類公文以外文製發
，如雙方協（約）定其蓋用印信、章戳方式，自可依其方式辦理。
二、至有關「公文程式條例」第4條第2項規定時空背景久遠，建請考量存
在必要一節，按「公文程式條例」第 4條第1項及第2項係分別針對機
關首長出缺或因故不能視事等情，規範機關公文對外行文由代理人或
代行人簽署，以明權責。機關首長因故不能視事既屬實務上存在之情
事，為解決其對外行文簽署問題，當有明確規範之必要。
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