第三條（機關公文之蓋印或簽署）
機關公文，視其性質，分別依照左列各款，蓋用印信或簽署： 一、蓋用機關印信，並由機關首長署名、蓋職章或蓋簽字章。 二、不蓋用機關印信，僅由機關首長署名，蓋職章或蓋簽字章。 三、僅蓋用機關印信。 機關公文依法應副署者，由副署人副署之。 機關內部單位處理公務，基於授權對外行文時，由該單位主管署名、蓋職章；其效力與蓋 用該機關印信之公文同。 機關公文蓋用印信或簽署及授權辦法，除總統府及五院自行訂定外，由各機關依其實際業 務自行擬訂，函請上級機關核定之。 機關公文以電報、電報交換、電傳文件或其他電子文件行之者，得不蓋用印信或簽署。

第四條（代理人之署名）
機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理人署名。 機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能 視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。 機關內部單位基於授權行文，得比照前二項之規定辦理。

第十二條（檔案之銷毀）
定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。 各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。 經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。 機關檔案保存年限及銷毀辦法，由檔案中央主管機關擬訂，報請行政院核定

三十八、繕印應注意事項如下： （一）各機關文書單位之分繕人員收到判行待發之文稿，應注意稿件之緩急並詳閱文 稿上之批註後登錄交繕。 （二）分繕人員收到待發之文稿如認為所註明發出之期限急迫，預計無法依限辦妥者 ，應向承辦單位洽商改訂，並在稿面註明，以明責任。 （三）凡機密性及重要性之文稿，應指定專人負責繕印。 （四）分配繕印之文件，應以當日繕印竣事為原則。 （五）繕印人員對交繕之文稿，如認其不合程式或發現原稿有錯誤或可疑之處時，應 先請示主管或向承辦人員查詢洽請改正後再行繕印。 （六）各機關對外行文，應一律使用統一規格之公文紙（格式如附件 7），其版面包 括字型、字體大小及行距等，得參考「政府文書格式參考規範」辦理。 （七）繕印人員對文件內之金額、數字、人名、地名、日期或較重要之辭句不得因繕 打錯誤而任意添註、塗改及挖補。 （八）繕印文件宜力求避免獨字成行，獨行成頁。遇有畸零字數或單行時，宜儘可能 緊湊。 （九）繕印公文遇有未編訂發文字號之文稿，儘量先提取發文字號。 （十）繕印人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，均應送請校對。