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規範基礎

民政類 行政院 103.03.05. 院臺綜字第1030022014號
中央法規
  • 第七條(檔案管理作業之事項)
    檔案管理作業,包括下列各款事項: 一、點收。 二、立案。 三、編目。 四、保管。 五、檢調。 六、清理。 七、安全維護。 八、其他檔案管理作業及相關設施事項。

  • 第七條
    各機關辦理本法第七條所定檔案點收、保管及檢調作業規範,由檔案中央主管機關定之。


  • 五、各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後, 併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。但下列物品,不得歸檔: (一)現金、有價證券及其他貴重物品。 (二)司法訴訟有關物證。 (三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之 物品。 (四)易變質而不適長期保存之物品。 機關間之紙本行文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢,其紙本如 無重複歸檔之必要者,得不歸檔。 以機關名義對內部單位行文,各受文單位辦畢後得不歸檔;機關內部 單位間行文,亦同。 第一項本文所稱辦畢案件,指依文書處理手冊或業務相關規定,完成 發文、存查或其他辦結程序之案件。


  • 六、歸檔清單得採書面或電子方式為之,並應記載下列事項: (一)文(編)號。 (二)主旨或事由。 (三)承辦單位及人員。 (四)媒體類型及數量。 (五)附件媒體類型及數量。 (六)附件抽存續辦者,其名稱及應辦畢日期。 歸檔案件有書籍型式之附件時,承辦人員應於附件適當位置載明文( 編)號。 第一項歸檔清單格式,由各機關自行訂定。


  • 八、各機關檔案管理單位辦理點收作業,應以案件為單位,詳細核對其內 容與數量,經確認無誤後,於歸檔清單上註記點收日期並簽章,或蓋 點收章備查。但歸檔清單以電子方式為之者,得免註記點收日期及簽 章。 歸檔案件有第四點情形者,必要時應請承辦人員確認其內容無誤後彌 封蓋章,始得點收。


  • 二十五、編號、登錄應注意事項如下: (一)來文完成分文手續後即在來文正面適當位置標示收文日期及編號,並將來文機 關、文號、附件及案由摘要登錄於總收文登記表,分送承辦單位;急要公文應 提前編號登錄分送。 (二)總收文登記表之格式,得視機關實際之需要自行製作。 (三)總收文號按年順序編號,年度中間如遇機關首長更動時,其編號仍應持續,不 另更換。 (四)每日下班 2小時前送達總收文人員之文件,應於當日編號登錄分送承辦單位。 (五)機密件應由機關首長指定之處理人員向總收文人員洽取總收文號填入該文件, 並在總收文登記表案由欄內註明密不錄由。 (六)承辦單位因故遺失業經收文編號之公文,經原發文機關補發後要求補辦收文手 續時,仍應沿用原收文日期及原收文號。 (七)電子交換收文人員於檢視來文無誤後,應收文登錄,並將相關電子檔與收文號 連結。


  • 四十四、歸檔應注意事項如下: (一)文書之歸檔,應依相關檔案法規辦理。 (二)收文經批存者,應區分永久保存或定期保存年限,由單位收發登錄後,得依各 機關公文處理程序辦理歸檔。 (三)發文後之原稿件,除承辦單位註明發後補判、發後補會者應退承辦單位自行辦 理後送檔案管理單位點收歸檔外,其餘稿件應隨同總發文登記表送檔案管理單 位簽收歸檔。 (四)簽稿應原件合併歸檔,若一簽多次辦稿,得影印附卷,並註明原簽所在文號。

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