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規範基礎

民政類 行政院 103.01.29. 院臺綜字第1030004864號
中央法規
  • 第一條(公文之定義)
    稱公文者,謂處理公務之文書;其程式,除法律別有規定外,依本條例之規定辦理。

  • 第二條(公文程式之種類)
    公文程式之類別如下: 一、令:公布法律、任免、獎懲官員,總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。 二、呈:對總統有所呈請或報告時用之。 三、咨:總統與立法院、監察院公文往復時用之。 四、函:各機關間公文往復,或人民與機關間之申請與答復時用之。 五、公告:各機關對公眾有所宣布時用之。 六、其他公文。 前項各款之公文,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。

  • 第三條(機關公文之蓋印或簽署)
    機關公文,視其性質,分別依照左列各款,蓋用印信或簽署: 一、蓋用機關印信,並由機關首長署名、蓋職章或蓋簽字章。 二、不蓋用機關印信,僅由機關首長署名,蓋職章或蓋簽字章。 三、僅蓋用機關印信。 機關公文依法應副署者,由副署人副署之。 機關內部單位處理公務,基於授權對外行文時,由該單位主管署名、蓋職章;其效力與蓋 用該機關印信之公文同。 機關公文蓋用印信或簽署及授權辦法,除總統府及五院自行訂定外,由各機關依其實際業 務自行擬訂,函請上級機關核定之。 機關公文以電報、電報交換、電傳文件或其他電子文件行之者,得不蓋用印信或簽署。


  • 十五、公文程式之類別說明如下: (一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種: 1.令:公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令 時使用。 2.呈:對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨:總統與立法院、監察院公文往復時使用。 4.函:各機關處理公務有下列情形之一時使用: (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4)民眾與機關間之申請或答復時。 5.公告:各機關就主管業務或依據法令規定,向公眾或特定之對象宣布周知時使 用。 6.其他公文:其他因辦理公務需要之文書,例如: (1)書函: 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便 函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄 送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性 質不如函之正式性。 (2)開會通知單:召集會議時使用(格式如附件 1)。 (3)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項 ,經通話後,發(受)話人如認有必要,可將通話紀錄作成2份,以1份送達 受(發)話人簽收,雙方附卷,以供查考(格式如附件2)。 (4)手令或手諭:機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 (5)簽:承辦人員就職掌事項,或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示 、請求、建議時使用。 (6)報告:公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等;或機關所屬人員就 個人事務有所陳請時使用。 (7)箋函或便箋:以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用(箋函作法舉例見 附錄6)。 (8)聘書:聘用人員時使用。 (9)證明書:對人、事、物之證明時使用。 (10)證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 (11)契約書:當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用。 (12)提案:對會議提出報告或討論事項時使用。 (13)紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使用。 (14)節略:對上級人員略述事情之大要,亦稱綱要。起首用「敬陳者」,末署「 職稱、姓名」。 (15)說帖:詳述機關掌理業務辦理情形,請相關機關或部門予以支持時使用。 (16)定型化表單。 (二)上述各類公文屬發文通報周知性質者,以登載機關電子公布欄為原則;另公務上 不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等,得以發送 電子郵遞方式處理。


  • 四十、蓋印及簽署應注意事項如下: (一)各機關任何文件,非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者,不得蓋 用印信。 (二)監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤,應即退送補判或更正後再蓋印。 (三)監印人員於待發文件檢點無誤後,依下列規定蓋用印信: 1.發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通知書、聘書、訴願決定書、授 權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他依法規定應 蓋用印信之文件,均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。 2.呈:用機關首長全銜、姓名,蓋職章。 3.函:上行文署機關首長職銜、姓名,蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下 行文蓋職銜簽字章。 4.書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文,蓋用機 關或承辦單位條戳。 5.機關內部單位主管依分層負責之授權,逕行處理事項,對外行文時,由單位主 管署名,蓋單位主管職章或蓋條戳。 6.機關首長出缺由代理人代理首長職務時,其機關公文應由首長署名者,由代理 人署名。機關首長因故不能視事,由代理人代行首長職務時,其機關公文,除 署首長姓名註明不能視事事由外,應由代行人附署職銜、姓名於後,並加註代 行二字。機關內部單位基於授權行文,得比照辦理。 7.會銜公文如係發布命令應蓋機關印信,其餘蓋機關首長職銜簽字章。 (四)一般公文蓋用機關印信之位置,以在首頁右側偏上方空白處用印為原則,簽署使 用之章戳位置則於全文最後。 (五)公文及原稿用紙在2頁以上者,其騎縫處均應蓋(印)騎縫章。 (六)附件以不蓋用印信為原則,但有規定須蓋用印信者,依其規定。 (七)副本之蓋印與正本同,抄本(件)及譯本不必蓋印,但應分別標示「抄本(件) 」或「譯本」。 (八)文件經蓋印後,由監印人員在原稿加蓋監印人員章,送由發文單位辦理發文手續 。 (九)不辦文稿之文件,如需蓋用印信時,應先由申請人填具「蓋用印信申請表」,其 格式由機關自訂,惟內容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、 用途、份數及蓋用日期等項目,陳奉核定後,始予蓋用印信。 (十)監印人員應備置印信蓋用登記表,對已核定需蓋印之文件,應予登錄並載明(發 )文字號,申請表應妥為保存,以備查考。登記表及蓋用印信申請表,於新舊任 交接時,應隨同印信專案移交。 (十一)監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿,應核對其清單無誤後 ,方得於非電子交換公文蓋印,並循發文程序作業。

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