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壹、總則
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一、臺北市政府(以下簡稱本府)及所屬各機關、學校(以下簡稱各機關)為執行檔案法及
其相關子法規定,健全檔案管理、促進檔案開放與運用,發揮檔案功能,特依據檔案法
施行細則第二十六條規定訂定本要點。 -
二、各機關檔案管理,除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外,依本要點之規定。 -
三、各機關檔案管理,由該機關自行統一規劃,除有特殊情形外,以集中管理為之。 -
四、檔案管理之電子化作業由本府秘書處另訂之。 -
貳、點收
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五、各機關辦畢案件,承辦單位或文書單位應於五日內歸檔,歸檔時併同存查或發文歸檔清
單,送檔案管理單位點收。歸檔清單一式二份,於檔案管理單位簽收後,各執一份備查
。
機密案件歸檔時,承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封,並依規定填寫相關資料,
封口加蓋印章或職名章。
歸檔清單保存年限為三年。
第一項之歸檔清單,其格式如附表一。 -
六、歸檔案件如有下列情形之一者,檔案管理單位應退回承辦單位或文書單位補正:
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存。
(二)案件污損或內容不清楚。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。
(四)案件未編列文號或文號有誤。
(五)案件未填註保存年限或分類號。
(六)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
(七)案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣。
(九)案件與歸檔清單之登載不符。
(十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
第一項之檔案案件退件單,其格式如附表二。相關SOP
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七、各機關辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者,機關權責長官應主動查明處理。 -
八、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量,並製作成歸檔案件數量統計表,於次
月五日前簽報權責長官核閱,作為日後檔案管理業務之參考。
第一項之歸檔案件數量統計表,其格式如附表三。 -
參、分類編案
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九、各機關編製檔案保存年限區分表,可就機關業務特性,採與檔案分類表合併編製或個別
編製,並應依臺北市政府檔案分類及保存年限區分表編製說明原則編製。 -
十、各機關檔案分類,依其職掌之業務性質分類、綱、目、節,再依案件之內容編立案名及
案次號。 -
十一、編立案卷應依下列規定辦理:
(一)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容查檢,如有業務性質相同
之檔案,應併於同一案名處理,查無前案可併者,應立新案,確立新案名。
(二)檔案卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期之先後賦予目次號,並編
寫於各案件第一頁適當空白處。
(三)附件應隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原文加蓋「附件另存」戳
記,並在附件袋(如附表四)標記檔號、收發文號及流水號後,再依流水號順
序存置;另編目時應在相關欄位內註明媒體型式、數量及附件存放位置。 -
十二、檔案管理單位應將檔案編目數量,按月作成統計表,陳報機關權責長官,作為績效評
鑑之參考。
第一項檔案編目數量統計表,其格式如附表五。 -
十三、各一級機關應於每年二月十五日及八月十五日前,於檔案管理局機關檔案管理資訊網
列印本機關暨所屬機關目錄彙送說明表,免備文逕送本府備查。 -
肆、整理
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十四、同一案卷內之案件,應按目次號大小,由小至大、由上而下,依序排列整齊入卷。案
卷卷首應放置目次表。 -
十五、整理檔案應注意下列事項:
(一)案卷厚度以三公分為原則。
(二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必要者,得予保留。
(三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
(四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙,並經權責
長官核可後併案裝訂。
(五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊;過寬過大者
,得予裁切折疊,但不得損及檔案之內容;未達規定標準者,應以公文用紙襯
貼。
(六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以公文用紙襯貼,
不得脫離原件。 -
伍、保管
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十六、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架:
(一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。
(二)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不同媒體型式分區
分類保管。
(三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至下直立排列。
(四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期查檢有無標示脫落
或需更改等情事。 -
十七、各機關為保管檔案,應設置檔案庫房。
機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他具安全防護功能箱櫃,裝置
密鎖存放之,並指定專人負責管理。 -
十八、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員,未經許可者,不得擅自進入。 -
陸、檢調
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十九、借調檔案以與承辦業務有關者為限,並經單位主管核准。
因業務需要,借調非主管案件時,先經本單位主管核章後,送會承辦業務主管同意,
或簽請本機關權責長官核准。
借調機密等級以下者,應經業務承辦單位主管核准;借調極機密以上等級者,應經機
關幕僚長以上核准。
檔案管理單位應對調出之檔案於適當空白處逐頁加蓋騎縫章。
機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本機關權責長官核准後辦理。 -
二十、依法有權調用檔案之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調用期間
,由業務承辦單位依來函簽辦,經本機關權責長官核准後,向檔案管理單位辦理調卷
,並負責稽催之責。 -
二十一、申請借調檔案時,應以案件或案卷為單元,並由調案人填具調案單。 -
二十二、借調檔案應於十五日內歸還。期滿仍有必要繼續使用者,應提出展期申請,每次展
期日數同借調期限。
展期次數超過三次,仍有必要使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依前項規定辦理
借調。
機關間借調檔案,展期應備函提出請求,由業務承辦單位依來函簽辦,經本機關權
責長官核准後辦理。
機密檔案之借調或展期應依第一項至三項規定程序辦理。但每次借調或展期期間最
長以七日為限。
如為案情特殊或業務需要,經專案簽請機關幕僚長以上核准借調期限者,其借調期
限不受前四項規定限制。 -
二十三、對於已逾歸還期限且未辦理展期者,檔案管理人員應定期製作逾期未歸還檔案稽催
單向調案人或所屬單位辦理催歸,並陳報權責長官。
第一項稽催單格式如附件六。 -
柒、應用
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二十四、申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之,各機關非有法律依據不得拒
絕。 -
二十五、各機關檔案應用,依本府及所屬各機關學校檔案開放應用要點辦理。 -
捌、清理(銷毀、移轉)
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二十六、各機關檔案管理單位每年應辦理檔案清理一次。 -
二十七、機密檔案未經解密,不得銷毀。 -
二十八、各機關對於已屆保存年限之檔案,應由檔案管理單位製作檔案銷毀目錄,送會相關
單位確認後,函送臺北市文獻委員會檢選。本府一級機關(不含區公所)應於本市
文獻委員會檢選完畢後,加送國史館再次檢選。
各機關依前項規定完成檢選程序後,應制定銷毀計畫連同原送文史機關檢選之銷毀
目錄,層送本府函轉檔案中央主管機關審核。 -
二十九、各機關永久保存之檔案,符合移轉條件者,應於期限屆滿之次年編印移轉檔案目錄
層送本府彙送檔案中央主管機關。
移轉檔案以每年辦理一次為原則。 -
玖、附則
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三十、各機關檔案管理人員,得隨時觀摩本府秘書處檔案管理作業,以溝通觀念與作法。 -
三十一、本府秘書處對於一級機關及區公所檔案管理情形,應定期辦理考評及獎懲。
本府一級機關對於所屬機關、學校檔案管理情形,應定期辦理考評及獎懲。 -
拾、罰則
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三十二、違反第七點、第十八點、第二十三點規定,無正當理由者,應送各機關考績委員會
議處。
臺北市法規條文 text_rotate_vertical 另存PDF print 友善列印
北市01-03-2005
臺北市政府檔案管理作業要點
非現行版本
中華民國97年4月23日臺北市政府(97)府授秘文字第09730325800號函修正發布第二點、第五點、第六點、第八點、第九點、第十一點至第十四點、第十八點、第十九點、第二十二點、第二十三點、第二十六點、第二十八點、第二十九點、第三十一點及修正附表一至附表三、附表五、附表六;並刪除附表七及附表八