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壹、總則
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一、臺北市政府(以下簡稱本府)及所屬各機關、市立大專院校(以下簡
稱各機關)為健全檔案管理,促進檔案開放與運用,發揮檔案功能,
特訂定本要點。
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二、各機關檔案管理,除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定外,依
本要點規定辦理。
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三、各機關檔案管理,由機關自行統一規劃,除有特殊情形外,以集中管
理為原則。
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貳、點收
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四、各機關辦畢案件,承辦單位或文書單位應於五日內併同歸檔清單,送
檔案管理單位點收。
歸檔清單一式二份,得採書面或電子方式為之,於檔案管理單位簽收
後,各執一份備查。如採電子方式為之者,得免簽收。
歸檔清單保存年限為三年。
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五、辦畢案件送檔案管理人員點收前,承辦人員應依下列規定辦理:
(一)歸檔案件屬紙本型式者,應依下列方式將同一案件逐件逐頁編
碼:
1.按文件產生時間先後順序整理排序,晚者在上,早者在下。
2.頁碼編寫順序,先編本文,次編附件;本文屬簽稿併陳者,
以簽為上,稿為下編寫。
3.應以鉛筆於每頁編寫頁碼,並於首頁註明總頁數;文件以雙
面書寫或列印者,亦同。但空白頁面無相關內容者,無須編
寫頁碼。
4.附件已編有頁碼,或為書籍型式,或難以隨文裝訂者,免併
本文連續編寫頁碼。
5.不得使用回收紙列印文件歸檔。
(二)應依歸檔案件性質填註分類號及保存年限。
(三)歸檔案件如須併案者,應於公文檔案管理系統或於紙本公文首
頁上方適當處註記主併文(編)號。
(四)歸檔案件之附件,每一種以一份為限。
(五)現金、有價證券及其他貴重物品、司法訴訟有關物證、流質或
氣體、易燃品及管制物品或其他危及人身與公共安全、易變質
而不適長期保存等物品,應由承辦人員另行處理,不得歸檔。
(六)機密案件歸檔時,承辦人員應使用機密檔案歸檔專用封套裝封
,並依規定填寫封面各欄資料,於封口處加蓋職名章。
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六、歸檔案件如有下列情形之一者,檔案管理單位應退回承辦單位或文書
單位補正:
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存。
(二)案件污損、內容不清楚或無法讀取。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。
(四)案件未編文(編)號或文(編)號有誤。
(五)案件未填註保存年限或分類號。
(六)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
(七)案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」
字樣。
(九)案件與歸檔清單之登載不符。
(十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
(十一)特殊媒體型式之案件(如照片、地圖、工程圖、微縮、影音
、電子等),未依機關檔案點收作業要點規定載明相關事項
。
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七、紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者,如來文係屬機關
間行文且未涉及個人權益或信證稽憑等無重複歸檔之必要者,得不歸
檔,由各機關自訂管理規定妥善處理。
非屬前項得不歸檔之案件者,承辦人員辦理歸檔時應依下列規定辦理
:
(一)於紙本來文首頁右上方填註分類號及保存年限,於右下方標示
收文日期及文號,並依第五點第一款規定編寫頁碼。
(二)於公文檔案管理系統註記改採線上簽核之紙本來文(含附件)
併同歸檔總頁數,並將該紙本案件併同歸檔清單送交檔案管理
人員點收。
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八、檔案管理人員辦理公文線上簽核之電子檔案點收時,應確認蒐集內容
後,加附機關憑證製成之電子簽章。
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九、檔案管理單位應定期稽催已逾歸檔期限仍未歸檔之辦畢案件;如已逾
歸檔期限一個月以上者,機關權責長官應主動查明處理。
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十、檔案管理單位應統計製作每月歸檔案件數量統計表,於次月五日前陳
報機關權責長官核閱。
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參、立案編目
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十一、各機關編製檔案保存年限區分表,可就機關業務特性,採與檔案分
類表結合編製或個別編製方式為之,並依臺北市政府檔案分類及保
存年限區分表編製說明原則辦理。
各機關檔案保存年限區分表至少每十年應檢討一次;並得視業務調
整需要,隨時檢討修正之。
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十二、各機關檔案分類,依其職掌之業務性質分類、綱、目、節,再依案
件之內容編立案名及案次號。
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十三、立案立卷編目應依下列規定辦理:
(一)檔案應編訂檔號,賦予年度號、分類號、案次號、卷次號及
目次號。
(二)檔案經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容查檢,如有業
務性質相同、案情關聯之檔案,應併於同一案名處理,查無
前案可併者,應另立新案。
(三)檔案卷次號確立後,檔案管理人員應依文件產生日期之先後
賦予目次號。紙本型式之檔案並應將檔號編寫於案件第一頁
右上方適當空白處。
(四)檔案編目應以案件及案卷層級為單元,並分別依檔案著錄來
源逐項著錄。
(五)附件應以隨原文裝訂為原則,難以併同裝訂者,應於原文加
蓋「附件另存」戳記,並於附件袋(參考格式如附表)標記
檔號、收發文號及流水號後,再依檔號或流水號順序存置;
另編目時應於相關欄位內註明媒體型式、數量及附件存放位
置。
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十四、檔案管理單位應統計製作每月檔案編目數量統計表,於次月五日前
陳報機關權責長官核閱。
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十五、各機關應於每年二月十五日及八月十五日前,於機關檔案管理資訊
網完成檔案目錄彙送作業;各一級機關應負責督導所屬機關確實辦
理。
彙送檔案目錄前,應依相關法令檢視目錄內容,確保資訊公布之妥
適性,避免因檔案目錄公布致生影響公共利益或侵害第三人正當權
益之情事。
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肆、電子儲存
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十六、各機關應依本府政策及業務需求,指派適當人力或委外辦理非機密
紙質類檔案電子儲存作業。
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十七、辦理紙質類檔案電子儲存時,應檢視並確定其內容與原始檔案完全
相同。
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十八、辦理紙質類檔案電子儲存作業,應以案件為單元,由上而下,逐頁
掃描儲存。
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伍、保管
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十九、同一案卷內之紙質類檔案,應按目次號大小,由小至大、由上而下
,依序排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。
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二十、整理紙質類檔案應注意下列事項:
(一)案卷厚度以三公分為原則。
(二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必要
者,得予保留。
(三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應交予專業人員進行
修護。
(四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公
文用紙,並經權責長官核可後併案裝訂。
(五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持
整齊;過寬過大者,得予裁切、折疊,但不得損及檔案之內
容;未達規定標準者,應以公文用紙襯貼。
(六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應
以公文用紙襯貼,不得脫離原件。
(七)與檔案內容無關之標示應予移除,如各類指示標籤(如便利
貼)或整理過程中之紀錄(如編目校核單)。
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二十一、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架:
(一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。
(二)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類
等不同媒體型式分區分類保管。
(三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上
至下排列。
(四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定
期查檢有無標示脫落或需更改等情事。
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二十二、檔案管理人員應每年進行檔案清查作業,並將清查結果陳報權責
長官核閱。
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二十三、各機關為保管檔案,應設置檔案庫房。
機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他具安全
防護功能箱櫃,裝置密鎖存放之,並指定專人負責管理。
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二十四、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員,未經機關
權責長官許可,不得擅自進入。
非檔案管理人員經許可進入庫房時,應由檔案管理人員陪同進入
,並記錄進出庫房之時間及辦理事項。
前項進出紀錄應由檔案管理人員定期陳送機關權責長官核閱,以
掌握人員進出管制情形。
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陸、檢調
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二十五、機關內借調檔案,以與承辦業務有關者為限,並應經單位主管核
准。借調非主管案件時,應先經本單位主管核准後,送會業務承
辦單位主管同意。
機關間借調檔案,應備函提出申請。接獲他機關來函借調檔案時
,應由業務承辦單位簽請機關權責長官核准後,向檔案管理單位
辦理調案,並負責逾期未歸還稽催作業。
檔案管理單位應對調出之紙質類檔案於適當空白處逐頁加蓋騎縫
章。如檔案已裝訂成卷且無法拆卷者,得免加蓋騎縫章。
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二十六、依法有權調閱檔案之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、
調用目的及調用期間,由業務承辦單位依來函簽辦,經本機關權
責長官核准後,向檔案管理單位辦理調案,並負責逾期未歸還稽
催作業。
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二十七、借調或調用機密檔案,應依機密檔案管理辦法第九條至第十五條
規定辦理。
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二十八、申請借調檔案時,應以案件或案卷為單元,並由調案人填具調案
單,以線上申請為原則。如申請借調線上簽核之電子檔案或電子
影像檔案,應以案件為單元,並採線上申請辦理。
本府秘書處得於公文檔案管理系統設定各使用人員查閱線上簽核
電子檔案或電子影像檔案之範圍,並由各機關依實際需求授權各
層級人員線上調閱權限。被授權者免依第二十五點第一項規定申
請借調,逕以該系統記錄調閱情形。
檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,借調時,非有必要,應避
免使用檔案原件。
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二十九、借調紙質類檔案應於十五日內歸還,期滿仍需繼續使用檔案者,
應提出展期申請,每次展期日數同借調期限。展期次數至多三次
,仍有使用檔案需求者,應先歸還檔案後,再辦理借調。
借調線上簽核電子檔案或電子影像檔案,應於核准日起十五日內
完成閱覽。
機關間借調檔案,展期應備函提出請求,由業務承辦單位依來函
簽辦,經本機關權責長官核准後辦理。惟屬依法調用者,則依來
函核准展延日期為限。
機密檔案之借調或展期應依第一項及第三項紙質類檔案規定程序
辦理。但每次借調或展期期間最長以七日為限。
如為案情特殊或業務需要,經專案簽請機關首長或其指定人員核
准借調期限者,其借調期限不受前四項規定限制。
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三十、對於已逾歸還期限且未辦理展期者,除得以公文檔案管理系統線上
自動稽催外,檔案管理人員應定期向調案人或所屬單位辦理催歸。
經洽催三次仍不歸還者,應簽請機關權責長官處理。
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三十一、調案人應妥善保管借調檔案,不得有遺失、轉借、轉抄,或有拆
散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或
變更檔案內容之情事。
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三十二、機關人員調(離)職時,人事單位應知會檔案管理人員,以確實
查檢其借調檔案情形;如有借調檔案,應全部歸還檔案管理單位
,不得轉借。
前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者,應
依相關規定列為職務移交事項。
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柒、應用
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三十三、各機關檔案應用,依臺北市政府及所屬各機關大專院校檔案開放
應用要點辦理。
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捌、銷毀
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三十四、各機關檔案管理單位每年應辦理檔案銷毀作業一次。
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三十五、機密檔案未經解密,不得銷毀。
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三十六、各機關檔案管理單位每年應就完成清查並屆滿保存年限之檔案,
編製檔案銷毀目錄,並依下列程序辦理:
(一)送會相關業務單位進行檔案存毀判定。
(二)經相關業務單位判定須銷毀之檔案銷毀目錄,函送臺北市
立文獻館檢選。本府各一級機關及區公所應再加送國史館
臺灣文獻館再次檢選。惟檔案銷毀目錄內容經臺北市立文
獻館及國史館臺灣文獻館確認,未具纂史修志稽憑價值者
,得免送之。
(三)檔案銷毀目錄內容涉及會計法第八十三條及第八十四條規
定者,應依會計法相關規定,函送上級機關與審計機關同
意。
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三十七、各機關完成前點規定之程序後,應制定檔案銷毀計畫,併同經臺
北市立文獻館及國史館臺灣文獻館檢選後之檔案銷毀目錄層報本
府函轉檔案中央主管機關審核。如有下列情形者,應併附相關文
件:
(一)經臺北市立文獻館及國史館臺灣文獻館檢選者,應併附臺
北市立文獻館及國史館臺灣文獻館檢選函。
(二)經辦理檔案保存價值鑑定者,應併附檔案鑑定報告。
(三)如有會計憑證、報告、帳簿及重要備查簿等,應併附上級
機關及審計機關銷毀同意函影本。
(四)定期保存檔案經微縮、電子或其他方式儲存而調整檔案原
件之保存年限者,應併附其複製儲存紀錄具存取有效性之
保存措施相關文件。
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三十八、檔案管理人員應於檔案銷毀後一個月內,完成檔案銷毀目錄及公
文檔案管理系統註記作業,並重新辦理彙送作業。
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玖、移交、移轉
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三十九、機關裁撤時,其永久保存之檔案應移轉檔案中央主管機關,定期
保存之檔案應移交上級主管機關或其指定之機關接管,或依規定
辦理銷毀。
機關改組時,其所有檔案應移交至業務承接機關。
機關部分業務移撥他機關時,其有關之檔案應併同移交予業務承
接機關。
檔案移交作業完成後,移交機關及接管機關應分別函報各該上級
機關備查。惟機關裁撤或全部業務併入另一機關者,由接管機關
函報其上級機關備查。
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四十、各機關屆滿移轉年限之檔案,應先辦理檔案保存價值鑑定,經鑑定
仍具永久保存價值者,應於期限屆滿之次年編製檔案移轉目錄,併
同鑑定報告,層送本府彙送檔案中央主管機關審核。
移轉檔案以每年辦理一次為原則。
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四十一、檔案移交或移轉後,應修正檔案目錄,重新辦理彙送作業。
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拾、附則
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四十二、各機關檔案管理人員,得隨時觀摩本府秘書處檔案管理作業,以
溝通觀念與作法。
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四十三、本府秘書處對於一級機關及區公所檔案管理情形,應定期辦理考
評及獎懲。本府一級機關對於所屬機關、學校檔案管理情形,應
定期辦理考評及獎懲。
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拾壹、罰則
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四十四、違反第九點、第二十四點、第三十點規定,無正當理由者,應送
各機關考績委員會議處。