本法第二條第二款所稱管理程序，指依文書處理或機關業務相關法令規定，完成核定、發文
或辦結之程序。
本法第二條第二款所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各
類紀錄資料及其附件，包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、
微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。

本法第七條第一款至第七款所定檔案管理作業事項用詞，定義如下：
一、點收：指檔案管理單位或人員將辦畢歸檔之案件，予以清點受領。
二、立案：指就檔案之性質及案情，歸入適當類目，並建立簡要案名。
三、編目：指就檔案之內容及形式特徵，依檔案編目規範著錄整理後，製成檔案目錄。
四、保管：指將檔案依序整理完竣，以原件裝訂或併採微縮、電子或其他方式儲存後，分置
  妥善存放。
五、檢調：指機關內或機關間因業務需要，提出檔案借調或調用申請，由檔案管理人員依權
  責長官之核定，檢取檔案提供參閱。
六、清理：指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案，
  分別辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處理。
七、安全維護：指為維護檔案安全及完整，避免檔案受損、變質、消滅、失竊、無法讀取及
  辨識內容等，而採行之防護及對已受損檔案進行之修護。

各機關設置檔案典藏場所及設備，應參照檔案中央主管機關訂定之檔案庫房設施基準等相關
規定辦理。
各機關管理維護檔案，應參照檔案中央主管機關訂定之檔案保存相關規定，防止蟲、鼠、水
、火、煙、光、熱、塵、污、黴、菌、盜及震等之損壞。

各機關依本法第八條規定編製之檔案目錄，應符合檔案中央主管機關訂定之檔案分類編案規
範及檔案編目規範，並每半年依下列規定，送交檔案中央主管機關備查：
一、中央一、二級機關，均由各該機關送交。
二、中央三級以下機關，均層報由上級中央二級機關彙整送交。
三、直轄市政府、直轄市議會、縣（市）政府及縣（市）議會，均由各該機關送交。
四、直轄市政府所屬各機關，均層報由直轄市政府彙整送交。
五、縣（市）政府所屬各機關及其他各地方機關，均層報由縣（市）政府彙整送交。
前項檔案目錄之送交，於機密檔案目錄，不適用之。
第一項第一款所定中央一級機關如下：
一、總統府。
二、行政院。
三、立法院。
四、司法院。
五、考試院。
六、監察院。
七、國家安全會議。
第一項檔案目錄之編製及送交，應以電子方式為之；其格式及實施期程，由檔案中央主管機
關定之。

各機關檔案有下列情形之一者，應辦理檔案保存價值鑑定；檔案中央主管機關因受贈、受託
保管或收購私人或團體所有珍貴文書認有必要者，亦同：
一、訂（修）定檔案保存年限區分表，認有必要。
二、辦理檔案移轉。
三、辦理檔案銷毀認有必要。
四、檔案因年代久遠而難以判定其保存年限。
五、檔案因保存技術變更而有重新檢討保存年限之必要。
六、其他經檔案中央主管機關認有必要。
檔案中央主管機關就管有之國家檔案，必要時得辦理保存價值鑑定。
檔案保存價值鑑定規範，由檔案中央主管機關定之。

申請閱覽、抄錄或複製檔案者，應載明下列事項：
一、申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或其他
  設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生
  年月日、電話、住（居）所。
二、有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係意定
  代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。
三、檔號、文（編）號、檔案名稱、內容要旨或其他可供查詢檔號之資訊。
四、申請項目。
五、申請目的。
六、有使用檔案原件之必要者，其事由。
七、申請日期。
前項申請，得以下列方式為之：
一、申請書簽章後，得親自持送、郵寄或傳真。
二、申請書經申請人以符合電子簽章法第十條規定之憑證簽署者，以電子文件向各機關指定
  之資訊系統為之。
三、於各機關網站或其他電子設備所建置之電子表單申請。

為推廣檔案應用服務，各機關除設置閱覽、抄錄及複製之處所外，並得視業務需要，辦理下
列事項：
一、諮詢服務。
二、展覽。
三、研究出版。
四、其他推廣事項。
各機關辦理前項應用服務，應注意維護公共利益及個人權益。

因應用檔案知悉之檔案內容，應依相關法規保護規定使用之。

各機關文書檔案管理資訊化作業，應依檔案中央主管機關及相關主管機關之規定辦理。

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