法規資訊中央歷史法規

行政/僑務/教育文化
中華民國86年3月15日
中華民國101年8月29日僑務委員會僑秘研字第1010700304號函修正發布第三點及第四點附件,並自101年9月1日生效

修正內容

  • [修正]
  • 參、權責劃分 一、委員長(或其授權人員)職責: (一)審核展期超過或累計超過三十日以上案件、專案管制案件及特殊性案件。 (二)對超過處理時限三十日以上案件,責成有關單位或人員限期結案。 (三)提示文書流程改進方法。 (四)公文時效優劣獎懲案件及文書流程稽核成果獎懲案件之核定。 二、單位主管職責: (一)充分掌握單位成員公文承辦作業時效及查催資料,對權責內核准展期案件及已逾期 仍未辦理展期者,應即督促承辦人妥適處理;督促代理人確實於時限內辦妥應代辦 公文,以落實職務代理制度。 (二)對一般公文來文之處理速別不符公文性質者,得核准調整速別,或指定授權人員核 准調整之。 (三)對涉及二個以上單位的作業,宜與相關單位商訂原則後再行處理,避免因會稿而延 誤時效。 (四)配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議,共同檢討改進單位文書流程。 (五)各單位撰擬之文稿,應確實依分層負責明細表規定,由適當層級人員核(代)判, 以提升行政效率。 (六)對有關公文時效的優劣案件建議獎懲。 三、文書單位(秘書室文檔科)職責: (一)召集會商資訊單位、專責管制單位共同建置機關文書流程管理電腦化作業環境及推 動線上簽核作業,建立「以案管制」、「以文管制」作法及協助推動文書流程簡化 工作。 (二)檢查各單位公文登錄及管制情形,並提供各單位主管及專責管制單位稽催資料。 (三)管制掌握本會各單位每一文件的處理流程與使用時間。 (四)配合專責管制單位辦理調卷分析需要,提供必要的資料。 (五)訂定公文展期核准職責。 四、專責管制單位(綜合規劃處管考科)職責: (一)建立文書流程管理制度 1.依據本會特性,研訂文書流程管理原則、標準、方法及獎懲等相關規定。 2.訂定文書流程管理稽核計畫。 (二)文書流程管理作業 1.策劃推動文書流程管理科學化、自動化,協同文書單位建置本會文書流程管理及 線上簽核電腦化作業環境,協調解決文書流程管理共同性問題。 2.訂定專案管制案件及其他特殊性案件之申請、審核流程、處理期限及相關表格, 供稽催管制之用。 3.綜合統計分析管制成果並對內公布,另視需要提報會務會報及建議獎懲,或舉行 文書流程管理工作研討會議,與文書及業務等相關單位共同檢討改進。 4.對經委員長(或其授權人員)核准展期案件及超過處理時限三十日以上未結案件 應予個案(件)分析處理。 5.對超過二個月尚未辦結函復之監察案件,應調查原因,分析責任,簽報委員長核 處。 6.定期提送稽催報表,檢討稽催成果,提報委員長核閱。 7.依據文書流程管理稽核計畫,邀集相關單位組成小組,定期辦理公文檢核;依據 檢核結果,確實檢討改進,並辦理獎懲。 8.彙整每月公文時效統計資料,提會務會報報告並依限提送行政院研究發展考核委 員會。 五、收發人員職責: (一)總收文人員及單位收發人員應依行政院訂定之「文書處理手冊」辦理收件作業,並 詳實登錄公文流程。 (二)單位收發人員對逾期案件未依規定辦理展期者或受會逾時者,應每週列印逾期案件 資料提供單位主管參處。 (三)配合專責管制單位辦理調卷分析需要,提供必要的資料。 (四)本會駐外人員應逐日接收本會海外電子公文。 六、承辦人職責: (一)經辦文件須依「文書處理手冊」規定辦理,並應依規定期限辦結;必須展期時,應 報請權責主管核准;累積展期超過三十日以上,除應報請核准外,並應會知專責管 制單位列入管制。 (二)基於自我主動管理原則,各層級人員均應積極掌握公文處理品質與時效;對所經辦 公文自簽辦之日起至發文、歸檔之日止,應注意處理流程各階段之查催。 (三)管制會稿、會辦時效,急要公文須會辦者應親會面洽,同一文件請三個以上單位會 核時,宜視案件性質複製同時送會;會辦之文件,受會單位應視同速件,並依收發 文程序辦理。 (四)請假或出差時,應確實覓妥職務代理人代為處理公文,以免積壓逾時。

  • [修正]
  • 肆、公文處理時限 一、一般公文(自收文之次日或交辦日起至發文日止,所需日數扣除假日): (一)最速件:一日(但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成)。 (二)速件:三日。 (三)普通件:六日。 (四)限期公文: 1.來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限(包含假日)辦理。 2.來文訂有期限者,如本會收文時已逾文中所訂期限,該文得以普通件處理時限辦 理。 3.變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。 二、專案管制案件: (一)涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方可辦結之複雜案件,得申 請為專案管制案件。 (二)每一專案管制案件依業務性質得有不同處理時限(包含假日),惟一次得申請處理 時限最長不得超過六個月,應於專案管制案件核准之處理時限內辦結。 (三)承辦人申請專案管制案件,應填具「專案公文列管申請單」(附件一)及「專案管 制案件申請作業流程」(附件二),並於每月一日前填具「專案管制案件執行情形 管制表」(附件三)至結案為止;專責管制單位應每月提報「專案管制案件執行情 形彙整表」(附件四)。 三、立法委員質詢案件: 分為施政質詢和專案質詢案件;施政質詢案件均為非代擬代判院稿案件,專案質詢案件 區分為代擬代判院稿案件及非代擬代判院稿案件。 (一)代擬代判院稿案件:本會應於文到起十日(扣除假日)內將院函稿及答復電子檔送 行政院用印後發文。 (二)非代擬代判院稿案件:本會應於文到起七日(扣除假日)內將擬答電子檔以電子交 換方式送行政院秘書室彙辦。 四、監察案件: 監察院之糾正案、調查意見函請改善案及委託調查案,為監察案件。 (一)監察院公文主旨或審查意見已敘明辦理期限者,依公文所訂期限辦理;未敘明辦理 期限者,以發文日起二個月(含假日)為期限。 (二)監察案件須依監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項規定,將辦理情形於監 察案件管理資訊系統登錄;案情複雜且一時無法辦結函復之監察案件,應於限辦期 限內將辦理情形及未能結案之原因先行回復監察院及登錄於監察案件管理資訊系統 ,並申請展期。 五、人民申請案件: 依各類案件公告之期限辦理,除應於當日辦出者外,一律自收件之次日起算,並包含假 日;但遇連續三日以上假日時得延長日數,於公告時附註明訂。 六、人民陳情案件: 應隨到隨辦,每案原則上不得超過二十日(以收文之次日起算,自首長室交下者,以交 辦次日起算,且均扣除假日)辦結。但行政院院長信箱及委員長民意信箱之案件應於六 日內辦結。 七、訴願案件: (一)本會受理之訴願案件應於收受訴願書之次日起三個月(包含假日)內辦結,必要時 得予延長,延長以一次為限,且不得逾二個月。 (二)訴願答辯案件應於收受訴願書後,立即移送並通報訴願管轄機關,並自收文之次日 起二十日(包含假日)內檢卷答辯。 八、創簽、創稿案件之處理時限: 以不超過十日(扣除假日)為原則。 九、會稿案件之處理時限: (一)最速件:隨到隨會,以不超過半日為原則。 (二)速件、普通件:以不超過一日(扣除假日)為原則。 十、公文處理分為「收分文」、「承辦」、「會(核)稿」、「層轉核判」、「繕發」及「 歸檔」等六個過程。收分文不得逾半日,會稿不得逾一日,層轉核判不得逾二日,繕發 文不得逾二日,每一過程之主辦人應掌握自己可使用之時間,並預算每一過程之作業時 間,以確實掌握時效及進度。 十一、文書處理過程中,有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名,並以阿拉伯數字註明日 期時分,以明責任。 十二、重大或具時效性且牽涉其他機關之案件,應簽請核定開會研商,避免行文徵詢意見公 文往返,延宕公文處理時效。

  • [附表]
  • 附件一-公文列管申請單

  • 附件二-管制案件申請作業流程

  • 附件三-管制案件執行情形管制表

  • 附件四-管制案件執行情形彙整表

快速回到頁首按鈕