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行政/僑務/教育文化
中華民國86年3月15日
中華民國105年5月16日僑務委員會僑綜管字第1050700504號函修正發布第一點、第三點,並自即日生效

修正內容

  • [修正]
  • 壹、依據 國家發展委員會檔案管理局「文書流程管理作業規範」。

  • [修正]
  • 參、權責劃分 一、委員長(或其授權人員)職責: (一)審核展期超過或累計超過三十日以上案件、專案管制案件及特殊性案件。 (二)對超過處理時限三十日以上案件,責成有關單位或人員限期結案。 (三)提示文書流程改進方法。 (四)公文時效優劣獎懲案件及文書流程稽核成果獎懲案件之核定。 二、單位主管職責: (一)充分掌握單位成員公文承辦作業時效及查催資料,對權責內核准展期案件及已逾期 仍未辦理展期者,應即督促承辦人妥適處理;督促代理人確實於時限內辦妥應代辦 公文,以落實職務代理制度。 (二)對一般公文來文之處理速別不符公文性質者,得核准調整速別,或指定授權人員核 准調整之。 (三)對涉及二個以上單位的作業,宜與相關單位商訂原則後再行處理,避免因會稿而延 誤時效。 (四)配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議,共同檢討改進單位文書流程。 (五)各單位撰擬之文稿,應確實依分層負責明細表規定,由適當層級人員核(代)判, 以提升行政效率。 (六)對有關公文時效的優劣案件建議獎懲。 三、文書單位(秘書室文檔科)職責: (一)召集會商資訊單位、專責管制單位共同建置機關文書流程管理電腦化作業環境及推 動線上簽核作業,建立「以案管制」、「以文管制」作法及協助推動文書流程簡化 工作。 (二)檢查各單位公文登錄及管制情形,並提供各單位主管及專責管制單位稽催資料。 (三)管制掌握本會各單位每一文件的處理流程與使用時間。 (四)配合專責管制單位辦理調卷分析需要,提供必要的資料。 (五)訂定公文展期核准職責。 四、專責管制單位(綜合規劃處管考科)職責: (一)建立文書流程管理制度 1.依據本會特性,研訂文書流程管理原則、標準、方法及獎懲等相關規定。 2.訂定文書流程管理稽核計畫。 (二)文書流程管理作業 1.策劃推動文書流程管理科學化、自動化,協同文書單位建置本會文書流程管理及 線上簽核電腦化作業環境,協調解決文書流程管理共同性問題。 2.訂定專案管制案件及其他特殊性案件之申請、審核流程、處理期限及相關表格, 供稽催管制之用。 3.綜合統計分析管制成果並對內公布,另視需要提報會務會報及建議獎懲,或舉行 文書流程管理工作研討會議,與文書及業務等相關單位共同檢討改進。 4.對經委員長(或其授權人員)核准展期案件及超過處理時限三十日以上未結案件 應予個案(件)分析處理。 5.對超過二個月尚未辦結函復之監察案件,應調查原因,分析責任,簽報委員長核 處。 6.定期提送稽催報表,檢討稽催成果,提報委員長核閱。 7.依據文書流程管理稽核計畫,邀集相關單位組成小組,定期辦理公文檢核;依據 檢核結果,確實檢討改進,並辦理獎懲。 8.彙整每月公文時效統計資料,提會務會報報告並依限提送國家發展委員會檔案管 理局。 五、收發人員職責: (一)總收文人員及單位收發人員應依行政院訂定之「文書處理手冊」辦理收件作業,並 詳實登錄公文流程。 (二)單位收發人員對逾期案件未依規定辦理展期者或受會逾時者,應每週列印逾期案件 資料提供單位主管參處。 (三)配合專責管制單位辦理調卷分析需要,提供必要的資料。 (四)本會駐外人員應逐日接收本會海外電子公文。 六、承辦人職責: (一)經辦文件須依「文書處理手冊」規定辦理,並應依規定期限辦結;必須展期時,應 報請權責主管核准;累積展期超過三十日以上,除應報請核准外,並應會知專責管 制單位列入管制。 (二)基於自我主動管理原則,各層級人員均應積極掌握公文處理品質與時效;對所經辦 公文自簽辦之日起至發文、歸檔之日止,應注意處理流程各階段之查催。 (三)管制會稿、會辦時效,急要公文須會辦者應親會面洽,同一文件請三個以上單位會 核時,宜視案件性質複製同時送會;會辦之文件,受會單位應視同速件,並依收發 文程序辦理。 (四)請假或出差時,應確實覓妥職務代理人代為處理公文,以免積壓逾時。

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