壹、依據 國家發展委員會檔案管理局「文書流程管理作業規範」。

參、權責劃分 一、委員長（或其授權人員）職責： （一）審核展期超過或累計超過三十日以上案件、專案管制案件及特殊性案件。 （二）對超過處理時限三十日以上案件，責成有關單位或人員限期結案。 （三）提示文書流程改進方法。 （四）公文時效優劣獎懲案件及文書流程稽核成果獎懲案件之核定。 二、單位主管職責： （一）充分掌握單位成員公文承辦作業時效及查催資料，對權責內核准展期案件及已逾期 仍未辦理展期者，應即督促承辦人妥適處理；督促代理人確實於時限內辦妥應代辦 公文，以落實職務代理制度。 （二）對一般公文來文之處理速別不符公文性質者，得核准調整速別，或指定授權人員核 准調整之。 （三）對涉及二個以上單位的作業，宜與相關單位商訂原則後再行處理，避免因會稿而延 誤時效。 （四）配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議，共同檢討改進單位文書流程。 （五）各單位撰擬之文稿，應確實依分層負責明細表規定，由適當層級人員核（代）判， 以提升行政效率。 （六）對有關公文時效的優劣案件建議獎懲。 三、文書單位（秘書室文檔科）職責： （一）召集會商資訊單位、專責管制單位共同建置機關文書流程管理電腦化作業環境及推 動線上簽核作業，建立「以案管制」、「以文管制」作法及協助推動文書流程簡化 工作。 （二）檢查各單位公文登錄及管制情形，並提供各單位主管及專責管制單位稽催資料。 （三）管制掌握本會各單位每一文件的處理流程與使用時間。 （四）配合專責管制單位辦理調卷分析需要，提供必要的資料。 （五）訂定公文展期核准職責。 四、專責管制單位（綜合規劃處管考科）職責： （一）建立文書流程管理制度 1.依據本會特性，研訂文書流程管理原則、標準、方法及獎懲等相關規定。 2.訂定文書流程管理稽核計畫。 （二）文書流程管理作業 1.策劃推動文書流程管理科學化、自動化，協同文書單位建置本會文書流程管理及 線上簽核電腦化作業環境，協調解決文書流程管理共同性問題。 2.訂定專案管制案件及其他特殊性案件之申請、審核流程、處理期限及相關表格， 供稽催管制之用。 3.綜合統計分析管制成果並對內公布，另視需要提報會務會報及建議獎懲，或舉行 文書流程管理工作研討會議，與文書及業務等相關單位共同檢討改進。 4.對經委員長（或其授權人員）核准展期案件及超過處理時限三十日以上未結案件 應予個案（件）分析處理。 5.對超過二個月尚未辦結函復之監察案件，應調查原因，分析責任，簽報委員長核 處。 6.定期提送稽催報表，檢討稽催成果，提報委員長核閱。 7.依據文書流程管理稽核計畫，邀集相關單位組成小組，定期辦理公文檢核；依據 檢核結果，確實檢討改進，並辦理獎懲。 8.彙整每月公文時效統計資料，提會務會報報告並依限提送國家發展委員會檔案管 理局。 五、收發人員職責： （一）總收文人員及單位收發人員應依行政院訂定之「文書處理手冊」辦理收件作業，並 詳實登錄公文流程。 （二）單位收發人員對逾期案件未依規定辦理展期者或受會逾時者，應每週列印逾期案件 資料提供單位主管參處。 （三）配合專責管制單位辦理調卷分析需要，提供必要的資料。 （四）本會駐外人員應逐日接收本會海外電子公文。 六、承辦人職責： （一）經辦文件須依「文書處理手冊」規定辦理，並應依規定期限辦結；必須展期時，應 報請權責主管核准；累積展期超過三十日以上，除應報請核准外，並應會知專責管 制單位列入管制。 （二）基於自我主動管理原則，各層級人員均應積極掌握公文處理品質與時效；對所經辦 公文自簽辦之日起至發文、歸檔之日止，應注意處理流程各階段之查催。 （三）管制會稿、會辦時效，急要公文須會辦者應親會面洽，同一文件請三個以上單位會 核時，宜視案件性質複製同時送會；會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發 文程序辦理。 （四）請假或出差時，應確實覓妥職務代理人代為處理公文，以免積壓逾時。