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機關檔案管理人員應如何辦理會計檔案點收、保管,其點收及檢調作業
發文機關:國家發展委員會檔案管理局
發文字號:國家發展委員會檔案管理局 100.07.14. 檔徵字第1000002712號函
發文日期:民國100年7月14日
主旨:關於 大部請釋依會計法第 109條規定,機關檔案管理人員應如何辦理會計檔案點收
、保管及檢調作業一案,復如說明,請 查照。說明:
一、復 大部部長辦公室 100年 5月31日國部文檔字第1000002991號函。
二、檔案法(以下簡稱本法)第 2條第 2款規定,檔案係指各機關依照管理程序,而歸檔
管理之文字或非文字資料及其附件;又會計法第109 條規定,各機關之會計憑證、會
計報告及記載完畢之會計簿籍等檔案,於總決算公布或令行日後,應由主辦會計人員
移交所在機關管理檔案人員保管之。準此,各機關會計檔案當屬本法規定之範疇,並
由檔案管理人員或單位依規定辦理檔案管理各事項;惟考量會計檔案形成過程及管理
運作需要有別於一般文書,其歸檔後檔案管理各項作業之執行細部做法,在符合本法
相關規定下,機關得於內部作業規範處理權責,俾利機關人員有所依循,合先敘明。
三、會計法第69至78條明定會計憑證及帳簿等整理順序、彙訂成冊及使用完畢之會計報告
、簿籍、機器處理會計資料之貯存體,均應分年編號收藏,是會計單位於歸檔前應先
完成是類資料之整理裝訂,至送檔案管理人員之歸檔點交方式得由點交雙方協調,以
確認歸檔檔案數量為原則,例如清點欲歸檔之會計憑證裝訂冊數是否無誤。歸檔後之
檔案整編,檔案管理人員就已成冊之會計憑證及報告等,依機關檔案分類及保存年限
區分表賦予分類號與保存年限,同一分類號下各案件按其性質、時間等,賦予案名及
編列案次號,並依案件或案卷之著錄來源依實編目建檔,至案件或案卷單元得衡酌會
計檔案編製頻率及數量而定。
四、會計檔案經整編後,應依機關檔案保管作業要點相關規定進行上架及其他各項入庫管
理工作,並可規劃於庫房設置專區或另地存放;至檔案檢調及應用應符合相關申請程
序下,提供檔案使用。
五、屆滿保存年限之會計憑證、報告、帳簿及重要備查簿等銷毀,應先依會計法第83條及
第84條規定,報經該管上級機關與審計機關同意後,併附檔案銷毀計畫、檔案銷毀目
錄及上開機關銷毀同意函影本,依本法施行細則第10條第 1項各款規定程序,函送本
局審核,其得以案卷做為目錄編製單元。
六、至檔案管理人員配置部分,依各機關本於權責,依據機關檔案管理單位及人員配置基
準,並參酌機關檔案管理作業手冊第 6章所列機關檔案管理人員員額配置計算方式,
妥予配置適足人力,以順遂推動各項檔案管理作業。
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