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承辦人員公文辦畢時,自行下載之附件應否隨文歸檔釋疑案
發文機關:國家發展委員會檔案管理局
發文字號:國家發展委員會檔案管理局 101.06.29. 檔徵字第1010002799號函
發文日期:民國101年6月29日
主旨:有關 貴轄莿桐鄉公所函詢承辦人員公文辦畢時,自行下載之附件應否隨文歸檔釋疑
案,復如說明,請 查照轉知。
說明:
一、復 貴府 101年 6月 6日府行檔字第1010075012號函。
二、依據檔案法(以下簡稱本法)第 2條第 2項規定,檔案係指各機關依照管理程序,歸
檔管理之文字或非文字資料及其附件;又,依機關檔案點收作業要點第 2點、第 5點
規定,各機關歸檔案件有附件者,每 1種以 1份為限,無論其取得方式,除屬不得歸
檔或得不歸檔性質者外,皆應於辦畢後 5日內送交檔案管理單位歸檔,合先敘明。
三、各機關對於來文之附件,係公布或刊載於網站者,是否下載列印併同來文簽辦,允由
機關本於業務權責衡酌處理;惟如已下載列印併同來文陳核且未於簽文敘明陳核後的
附件抽離不歸檔者,辦畢後,均應依本法相關規定辦理歸檔。 貴轄莿桐鄉公所所詢
收受他機關來文,其附件係請受文機關逕於來文機關網站下載,承辦人員如擷取相關
文件據以擬辦文書,且未簽准該附件抽離不歸檔者,則簽辦之相關文件,包含來文及
其附件應視為一案件,併同辦理歸檔交由檔案管理人員點收,以符文書及檔案管理作
業原則。
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