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  • 國家發展委員會檔案管理局預決算書保存年限釋疑 發文機關:國家發展委員會檔案管理局
    發文字號:國家發展委員會檔案管理局 102.04.01. 檔徵字第1020001437號函
    發文日期:民國102年4月1日
    主旨:關於 貴局民國59至80會計年度會計檔案銷毀審核結果函請釋疑一案,復如說明,請
        查照。
    說明:
     一、復 貴局 102年 3月22日苗警秘字第1020013124號函。
     二、依檔案法(以下簡稱本法)第 2條第 2款規定,檔案係指各機關依照管理程序,而歸
       檔管理之文字或非文字資料及其附件;又依會計法第 109條規定,各機關之會計憑證
       、會計報告及記載完畢之會計簿籍等檔案,於總決算公布或令行日後,應由主辦會計
       人員移交所在機關管理檔案人員保管之。是各機關涉法定職能運作產生之各種會計紀
       錄或資料屬檔案管理範疇,且同時適用會計法及本法之規範,故其銷毀除依會計法規
       定外,亦應依本法規定經本局核准後,始得為之,合先敘明。
     三、另,查會計法第 9條係明文政府會計之組織,同法第84條係規範各種會計報告、帳簿
       及重要備查簿在總會計、單位會計及分會計等組織之最低保存年限;而本局本 (10
       2 )年 3月 6日審復意見所示,屬本機關年度預、決算書者應永久保存 1份,係配合
       各機關之施政計畫應永久保存,且考量各層級機關可從年度核定之預算及執行等文件
       ,窺知該機關本身歷年財政配置與運用狀況,並檢視各項重要專案計畫推動與經費支
       配之平衡性,具重要行政稽憑價值及資訊價值,依機關檔案保存年限及銷毀辦法第 3
       條第 5款及第12款規定,實有永久保存之必要,且相關規定業邀集機關研商並納入本
       年 3月27日頒修之主計類檔案保存年限基準表。是本案單位預、決算書核列為永久保
       存之處置,與會計法所定年限並無牴觸或違背之情事,仍請依本局前函核復意見辦理
       。
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