解釋令函

有關貴府函詢檔案電子儲存及銷毀作業執行疑義一案發文機關：國家發展委員會檔案管理局
發文字號：國家發展委員會檔案管理局 104.06.08. 檔徵字第1040002090號
發文日期：民國104年6月8日一、復貴府 104年 5月15日府授秘文字第 10430085500號函。
二、有關檔案電子儲存部分：
（一）依機關檔案管理作業手冊（以下簡稱手冊）第11章「電子儲存」規定略以，紙質類
檔案數位化為電子影像檔案及其複製品者，應逐頁進行品管作業，並確認完成掃描
之頁數及內容與原始檔案相符，以確保電子影像檔案之品質；檢驗電子影像檔案時
，應與原始檔案進行比對，檢視其內容是否完全相同，如有發現缺失時，應於一定
期限內完成改善。經完成前述作業後，該電子影像檔案正版即經管理該檔案之機關
確認，視同原檔案；電子影像檔案副版則為經管理該檔案之機關確認，推定其為真
正。
（二）按文書及檔案管理電腦化作業規範之相關規定略以，完成數位化作業所產出之電子
影音檔，應於匯入系統時確認其完整性，並於附加機關憑證之電子簽章後，產生電
子檔案封裝檔，以確認其真實性。爰此，未附加機關憑證之電子影音檔，不宜視同
原檔案或推定為真正。
三、有關檔案經電子儲存後，其保存年限及銷毀作業部分：
（一）依機關檔案保存年限及銷毀辦法（以下簡稱銷毀辦法）第 7條規定，定期保存檔案
經微縮、電子或其他方式儲存者，得調整其檔案原件之保存年限，其調降年限之限
制及報送程序，現行法令尚無明文規定，惟機關應妥予審酌檔案之價值、內外在使
用需求，以及電子檔案長期保存風險等因素，審慎為之。另，依手冊16.4.1.9規定
，經上開方式複製儲存之紀錄，應至少保留至檔案原定之保存年限。
（二）有關檔案之銷毀，應依檔案法（以下簡稱本法）第12條第 1項、第 2項、銷毀辦法
、手冊第16章「銷毀」等規定，函送本局審核同意後銷毀。至依銷毀辦法第 7條，
經複製儲存而調降檔案保存年限之檔案原件，以及屆滿原定保存年限之電子檔案，
其銷毀程序與做法，本局將錄案納入本年度修正銷毀辦法，通盤考量之。四、有關
檔案檢調及應用部分：
（一）手冊16.4.1.8第 2目第 6點規定略以，業經本局核准銷毀之檔案，其目錄已彙送至
機關檔案目錄查詢網（以下簡稱NEAR網）者，應將完成註記之檔案電子目錄重新辦
理目錄彙送，故其目錄即於NEAR網刪除，民眾無法自NEAR網查得並提出申請。
（二）另，依本法第12條第 3項及銷毀辦法第11條規定，經本局核准銷毀之檔案，而機關
內部留存檔案複製品者，如有機關檢調或民眾應用之需求，機關得本於權責自行衡
酌是否提供，如提供時應併附相關說明。

研考類 text_rotate_vertical 另存PDF print 友善列印

研考類另存PDF 友善列印