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  • 函詢陳請人申請返還已歸檔之陳情書及附件原件辦理疑義案 發文機關:國家發展委員會檔案管理局
    發文字號:國家發展委員會檔案管理局 109.11.12. 檔徵字第1090006989號函
    發文日期:民國109年11月12日
    主旨:有關大院函詢陳請人申請返還已歸檔之陳情書及附件原件辦理疑義
       案,復如說明,請查照。
    說明:
    一、復大院本( 109)年10月22日院台業貳字第1090705116號函。
    二、查大院收受人民書狀及處理辦法第13條第 3項規定:「陳訴人所附證
      件如係原本而有發還必要時,予以影印附卷備查,原件檢還」;同條
      第4 項規定:「陳訴案件之附件資料,如有發還之必要時,予以檢還
      。經檢還後,如再行檢送到院,得經委員批辦後,逕行歸檔」。又,
      大院檔案管理要點第 8點規定略以,各承辦單位承辦文件及附件,一
      經歸檔,除依規定手續調閱外,一律不得再索回。
    三、另查本局訂定之機關檔案點收作業要點(下稱本要點)第 2點、第 9
      點第 2項第10款及機關檔案管理作業手冊 7.5.1.1規定略以,歸檔案
      件以原件為原則,有附件者,每一種以一份為限,未以原件歸檔時,
      應敘明具體事由簽奉權責長官核准後,併案辦理歸檔。
    四、有關大院函詢本局本年 6月 4日線上雙向溝通回覆(案件編號M10906
      ****1 )中,針對民眾要求返還經歸檔之陳情書及附件原件處理疑義
      ,經查該案回覆內容「簽奉權責長官核准後,得將歸檔原件發還陳情
      人,並以複製品替代原已歸檔之正本。另,該簽辦文件應與前案併案
      管理,以利後續查考」,考量本詢問案係以陳情人索回個人陳情原件
      ,為兼顧實務需求及尊重機關行政裁量,爰回復經核定後得以複製品
      替代,並應注意併案查考,尚符本局上開法令規定。此與大院收受人
      民書狀及處理辦法第13條第 3、 4項規定,如有發還原本必要得予檢
      還 之立法意旨相通。
    五、次依中央法規標準法第16條及檔案法第 1條第 2項規定,法規對其他
      法規所規定之同一事項而為特別之規定者,應優先適用之。故大院就
      人民陳情書狀另訂有辦法規範者,依特別法優於普通法原則,自優先
      適用大院相關法令。前揭民眾詢問因未提及個案情境,本局爰就陳情
      通案回復,如屬大院特定法令規範,自應由大院依權責處理。至大院
      檔案管理要點第 8點規定,一經歸檔一律不得再行索回一節,亦請大
      院依職權與實務運作需要予以衡酌。
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