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再請釋「公文程式條例」第4條第2項公文署名疑義一案
發文機關:行政院
發文字號:行政院 105.04.11. 院臺綜字第1050011387號
發文日期:民國105年4月11日
主旨:再請釋「公文程式條例」第4條第2項公文署名疑義一案
說明:
一、按公文係以機關名義所為之公法上意思表示,其法律效果歸屬於機關
,而機關之代表人為即為機關首長。依「公文程式條例」第3條及第4
條規定,以機關名義行文,如有署名之需要,除機關首長出缺係由代
理首長職務者署名外,縱機關首長有不能視事事由,仍署首長姓名並
由代行人附署,以資辨明,亦即機關行文有署名需要,應由機關首長
或出缺時之代理人署名,為公文對外生效之形式要件,其與公文之核
決係依分層負責規定為之,尚屬有別。另所提實務上各機關授權分層
負責核決之公文,仍繼續依 96年10月5日停止適用之「行政機關分層
負責實施要項」規定,於公文上註明依分層規定授權(單位)主管決
行等字樣一節,上開字樣係機關公文於首長署名之外,另行加註相關
文字,以利判別該件係授權單位主管決行、以機關名義對外行文之公
文,並未變更上開機關公文應由機關首長署名之規定。
二、至所提在符合「公文程式條例」第4條第2項首長因故不能視事之情形
下,公文署名宜與公文核決人實質相符,以釐清行政責任一節,按機
關公文對外行文之簽署,與公文係由首長或代理人核決無關,仍應以
發文當日首長在勤與否為依據。惟為避免產生機關首長因故不能視事
期間公文實際核決人與公文署名不一致之情事,有關首長請假前已核
決之公文,以及代理人於首長請假期間代行核決之公文,均應依「文
書處理手冊」第38點(四)規定,於核決當日分配繕印竣事,以求周
延。此外,為利後續查考,有關首長因故不能視事期間之公文檔案,
各機關可依「檔案法」第 12條第2項規定,先行以電子方式儲存後再
予銷毀。
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