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公務員辦理公務之簽(或創簽)是否屬公文書及公文書應記載事項等相關
疑義
發文機關:行政院
發文字號:行政院 104.04.02. 院臺綜字第1040015900號
發文日期:民國104年4月2日
主旨:公務員辦理公務之簽(或創簽)是否屬公文書及公文書應記載事項
等相關疑義一案
說明:
一、簽為「公文程式條例」及「文書處理手冊」所稱之公文書,屬其他公
文。依「文書處理手冊」第15點(一)6(5)規定,簽為承辦人員就
職掌事項,或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、
建議時使用。所詢文書須記載事項,依「文書處理手冊」第20點(七
)、(八)規定,文書須記載年、月、日,配合流程管理,得註明時
間;文書處理過程中之有關人員,均應於文面適當位置蓋章或簽名,
並註明時間。第25點、第27點及第41點亦就收發文處理之編號、登錄
應注意事項訂有詳細規範。另依「檔案分類編案規範」第 2點(六)
及第11點規定,檔號係指由檔案年度號、分類號、案次號、卷次號及
目次號依序所組成之一組號碼;檔案立案時應編訂檔號。有關檔案歸
檔事宜,依手冊第44點規定,文書歸檔應依相關檔案法規辦理;「機
關檔案點收作業要點」就歸檔及得不歸檔案件類型等均有明文規定。
至人民如有申請應用檔案之需要,可依「檔案法」第17條規定,以書
面敘明理由向原收文機關申請閱覽、抄錄或複製。
二、基於政府資訊公開原則,文書處理手冊及相關函釋等資訊均登載於「
行政院全球資訊網」(資訊與服務項下之行政事務),供各界瀏覽。
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