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  • 公告「行政院衛生署檔案申請應用須知」 發文機關:行政院衛生署
    發文字號:行政院衛生署 93.11.10. 衛署秘字第0931501115號
    發文日期:民國93年11月10日
    主旨:公告「行政院衛生署檔案申請應用須知」,並自即日起施行。
    依據:檔案法第十七條、第十八條及行政程序法第四十六條。
       附件:行政院衛生署檔案申請應用須知總說明
       檔案是政府知識及人類文化紀錄的寶庫,不論從滿足民眾終身學習的資訊需求、提供
       政府機關業務稽憑,或是典章制度的研究與維護,檔案應用 (指閱覽、抄錄或複製
       之意) 服務都扮演非常重要的角色。因此檔案法第十七條即明文規定:一、申請閱
       覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之,各機關非有法律依據不得拒絕。」依
       上開規定,本署之檔案亦應開放各界及民眾申請應用。
       為期本署對於檔案應用作業之辦理程序有具體規範可資遵循,爰依據檔案法第十七條
       、第十八條及行政程序法第四十六條規定事項,參酌檔案管理局編定之檔案管理作業
       手冊,有關檔案應用部分之規範,訂定「行政院衛生署檔案申請應用須知」,作為本
       署檔案應用之準據。本須知共十一點,其重點如下:
     一、訂定本須知之法律條文依據 (第一點) 。
     二、申請應用本署檔案之方式 (第二點) 。
     三、收受檔案應用申請之內部審核作業流程、時間及補正期限 (第三點、第四點) 。
     四、檔案應用申請准駁之書面通知事項及約定應用時間 (第五點) 。
     五、申請人應用檔案時應出具之身分證明文件及有關證件 (第六點) 。
     六、申請人應用檔案之時間及還卷作業 (第七點) 。
     七、申請人在應用檔案場所內禁止之行為 (第八點) 。
     八、停止申請人應用檔案之事項及處置方式 (第九點) 。
     九、檔案應用之收費規定 (第十點) 。
     十、本署檔案應用開放服務之時間及聯絡方式 (第十一點) 。
       附件:行政院衛生署檔案申請應用須知
     一、行政院衛生署 (以下簡稱本署) 為辦理檔案法第十七條、第十八條及行政程序法
       第四十六條規定事項,爰訂定本須知。
     二、申請閱覽、抄錄或複製 (以下稱應用) 本署檔案,以案件或案卷為單位,應先填
       具申請書 (如附表一) ,向本署提出申請。申請書得以書面通訊方式為之。
     三、本署收受檔案應用申請後,應由文書單位登入總收文號,並分文檔案管理單位,檔案
       管理單位即就檔案內容得否提供應用,將該申請書影本併同審核表 (如附表二) 
       ,送交業務承辦單位審核。業務承辦單位應於十五日內,毀審查結果移送檔案管理單
       位,由其據以通知申請人。
     四、本署受理檔案應用之申請,應自受理申請書之日坫牽十日內,以書面通知申請人審核
       結果;申請書內容如需補正資料者,應通知申請人於七日內補正 (得以電話通知)
        ,並自申請人補正資料送達之日起算三十日內為准駁之決定。不能補正或逾期不補
       正者,得駁回申請。
     五、經核准應用檔案者,本署應於審核表中載明檔案應用對時間、地點及應注意事項,並
       發函檢送審核表通知申請人;如經審核駁回應用申請人,亦應函復申請人。申請人於
       接獲核准應用通知後,如無法依規定時間前來應用檔案時,應事先告知本署,並另行
       約定應用檔案之時間,否則應重新提出申請。
     六、申請人至本署應用檔案時,檔案室專責人員應收驗其核准通知書及身分證明文件或委
       任書,經確認無誤,完成登記後,申請人始得進入檔案應用處所,同時將檔案交付申
       請人,並請其於檔案應用簽收單 (如附表三) 上簽收;身分證明文件於檔案應用
       完畢還卷後交還申請人。七、申請人應用檔案應於當日本署所提供服務時間內歸還,
       如未能於當日應用完畢者,需先辦理還卷並與申請人另行約定日期,再行應用,同時
       於檔案應用簽收單上註記檔案應用情形。檔案歸還時,經本署檔案室專責人員點收無
       誤後,於檔案應用簽收單上註記還卷,並將一聯交付申請人收執。
     八、檔案室專責人員應協助或指導申請人應用檔案,如發現申請人於指定之檔案應用場所
       內有飲食、吸菸、嚼食檳榔、破壞環境整潔或妨害案寧等情事,應予制止,經勸告制
       止仍不聽從者,應中止其應用,並記錄之。
     九、申請人應用檔案如有下列情形之一者,檔案室專責人員應立即停止其應用,並記錄之
       。其涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。
      (一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案,或於檔案上黏添任何附加物品。
      (二)拆散已裝訂完成之檔案。
      (三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
     十、本署檔案應用所需費用,依檔案管理局所訂「檔案複製收費標準」之規定收取。凡經
       收費者,本署應填據收費明細表 (如附表四) 一式二聯,一聯由本署留存,另一
       聯由申請應用人收執。
     十一、本署檔案應用開放服務時間:星期一至星期五上午九時至十二時,下午一時三十分
        至五時三十分,例假日不開放。電話: (○二) 二三九六二九八一。傳真: 
        (○二) 二三九五二九○七。
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